Intelligente Dokumentverwaltung hilft Praxiskosten sparen

Ob Gesundheitszentrum, Praxis oder Altenheim: Die meisten im Verwaltungs-Alltag verwendeten Dokumente sind inzwischen digitalisiert. Abrechnungen und Berichte, die Ärzte oder medizinische Fachangestellte vor ein paar Jahren noch ausdrucken und per Post versenden mussten, gehen heute oft als PDF an Krankenkassen oder Patienten. Doch auch digitale Akten brauchen Ordnung. Denn einen überholten Bericht, ein veraltetes Formular oder eine unvollständige Abrechnung zu verwenden, kann teuer werden. Das gilt ganz besonders auch in Zusammenhang mit der Telematikinfrastruktur, die auch in diesem Bereich neue Herausforderungen für die Arztpraxen bringen wird.

„Struktur schafft spezielle Software für Dokumentenlenkung“ sagt Johannes Woithon. Der Gründer der Berliner Software-Firma orgavision berät seit mehr als 25 Jahren vorwiegend sozialwirtschaftliche Unternehmen und ist Mitglied im Bundesverband Deutscher Unternehmensberater. „Ein modernes Dokumenten-Management-System stellt sicher, dass immer nur eine Version eines Dokuments vorliegt“, erklärt der Experte. Statt -zig gespeicherter Versionen gibt es lediglich eine Datei. An dieser hängt eine Historie, die zeigt, wer was wann geändert hat und welche Vorgänger es gibt. So sehen Nutzer auf einen Blick, wie sich etwa die Posten bei einer Abrechnung im Laufe der Zeit geändert haben.

Personalakte für Mitarbeiter

Ebenso elegant ist die persönliche Personalakte. Mitarbeiter können einen Online-Zugang zu ihrer Akte erhalten. Dort finden sie fein säuberlich alle Zertifikate und Urkunden, die sie etwa durch Absolvieren von Pflichtweiterbildungen erhalten haben. Auch den aktuellen Impfstand kann er oder sie jederzeit nachlesen: „Nicht unwichtig für Menschen, die im Gesundheitswesen arbeiten und etlichen Infektions- und Gefahrenquellen ausgesetzt sind“, so Woithons Hinweis.

Medizinprodukte im Schnell-Check

EKG, Defibrillator, Blutdruckmanschette, Trage oder Transportstuhl – in Praxen oder Versorgungseinrichtungen sind viele Medizinprodukte im Einsatz. Industrienormen wie die DIN ISO 9001:2015 oder das Bundesministerium für Justiz und Verbraucherschutz fordern, dass diese Geräte spätestens alle zwei Jahre überprüft werden. In einem DMS können Ambulanzen oder Altenheime alle Medizinproduktebücher, die aktuellsten Prüfprotokolle sowie die kommenden Prüftermine digital hinterlegen. „Steht ein Audit an, finden die QM-Beauftragten über die Suchfunktion alle Dokumente – auf dem neusten Stand und mit Seriennummern hinterlegt“, erklärt orgavision-Gründer Woithon einen großen Vorteil der Software. Statt langem Fahnden nach entsprechenden Formularen und Blättern, reicht die Eingabe einer Seriennummer, um etwa die zur Trage oder zum EKG gehörenden Dokumente zu sehen. Praktisch ist in diesem Zusammenhang die automatische Termin-Erinnerungsfunktion. So wird kein Termin mehr verpasst.

Schlanke Administration

Der Einsatz eines DMS spart Zeit, Ressourcen und damit auch Kosten. Praxen können ihre komplette Kommunikation mit Patienten und Krankenkassen über das Online-System abwickeln. Außerdem fördert die Software die Qualitätssicherung. Wird beispielsweise eine neue Arbeitsanweisung erstellt, erhalten alle betreffenden Kollegen einen Link zum Dokument und bestätigen mit einem Klick, dass sie es gelesen und damit zur Kenntnis genommen haben. „Dadurch sind Unternehmen der Gesundheitsbranche in der Lage, flexibel und in Echtzeit auf Veränderungen des Marktes und neue medizinische Anforderungen zu reagieren“, sagt Woithon.

Fehler- und Beschwerdemanagement

Auch ein aktives Fehler- und Beschwerdemanagement ist möglich. So können etwa Mitarbeiter anonym – nach Datenschutzrichtlinien – Fehler melden, die ihnen aufgefallen sind. Etwa wenn ein Notfall-Patient zu lange warten musste. Nach Prüfung, beispielsweise durch den zuständigen QM-Beauftragten, führt das gegebenenfalls zu Nachschulungen oder löst eine Prozesskette aus. Mit dem Ziel, den Fehler abzustellen. Das gleiche Prinzip gibt es auch für Patienten, die etwa eine medizinische Versorgung reklamieren. Beide Kommunikationswege bilden DMS, wie etwa die Software von orgavision, ab. Wenn ein Arbeitsprozess daraufhin geändert wird, zeigt eine Dokumentenhistorie den Verlauf.

Fazit: Moderne Software erleichtert den Praxisalltag

Intelligentes Werkzeug zum Verbessern der Arbeitseffizienz ist vorhanden und für Praxen, Ambulanzen oder medizinische Versorgungszentren eine echte Arbeitserleichterung. Lesbar auf Tablets und Smartphones ist Software wie orgavision auch für Menschen zugänglich, die mobil im Gesundheitswesen arbeiten.