Weihnachtsfeier in der Arztpraxis: Was Praxisinhaber rechtlich beachten müssen
Judith Meister und Marzena SickingVon Unfallversicherung bis Steuerrecht: Wer sein Praxisteam zur Weihnachtsfeier einlädt, muss einiges beachten. Wir beantworten die wichtigsten Fragen zu Teilnahme, Kosten, Haftung und Fotos.
Für die einen ist sie der Höhepunkt des Jahres, für die anderen eher ein Pflichttermin: An betrieblichen Weihnachtsfeiern scheiden sich die Geister. Viele Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber möchten ihrem Team mit einem gemeinsamen Essen oder einer anderen Veranstaltung für den Einsatz im vergangenen Jahr danken. Dabei sollten sie nicht nur die unterschiedlichen Vorlieben der Beschäftigten berücksichtigen. Auch arbeits-, unfallversicherungs- und steuerrechtliche Vorgaben spielen eine Rolle. Die wichtigsten Fragen und Antworten im Überblick.
Wer darf an der Weihnachtsfeier teilnehmen, wer muss?
Gerade in größeren Praxen oder MVZ, in denen sich vielleicht nicht alle Kollegen bestens verstehen, kann eine Weihnachtsfeier schnell zum Politikum werden. Arbeitgeber dürfen Beschäftigte grundsätzlich nicht zur Teilnahme an einer Weihnachtsfeier zwingen. Das gilt sowohl für Feiern außerhalb als auch für Feiern innerhalb der Arbeitszeit. Findet die Veranstaltung während der regulären Arbeitszeit statt, müssen Beschäftigte allerdings grundsätzlich entweder arbeiten oder an der Feier teilnehmen. Ist ein regulärer Arbeitsablauf wegen der Veranstaltung nicht möglich, dürfen sie nicht ohne Zustimmung der Praxisleitung nach Hause gehen.
Wer muss zur betrieblichen Weihnachtsfeier eingeladen werden?
Die Einladung sollte grundsätzlich allen Beschäftigten des Betriebs oder des betreffenden Betriebsteils offenstehen. Eine willkürliche Ausgrenzung einzelner Teammitglieder kann arbeitsrechtlich und für das Betriebsklima problematisch sein. Feiern für bestimmte Organisationseinheiten oder Beschäftigtengruppen können im Einzelfall möglich sein. Für den Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung gelten jedoch besondere Voraussetzungen: Die Veranstaltung muss dem jeweiligen Betrieb oder Betriebsteil offenstehen und offiziell vom Arbeitgeber organisiert oder gebilligt sein.
Sind Arbeitnehmer während der Feier gesetzlich unfallversichert?
Ob gesetzlicher Unfallversicherungsschutz besteht, hängt von mehreren Voraussetzungen ab. Die Feier muss vom Arbeitgeber organisiert oder offiziell gebilligt worden sein. Außerdem muss sie grundsätzlich allen Beschäftigten des Betriebs oder Betriebsteils offenstehen, dem Gemeinschaftszweck dienen und von der Unternehmensleitung oder einer beauftragten Führungskraft begleitet werden. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, besteht Versicherungsschutz während des offiziellen Teils der Veranstaltung sowie auf dem direkten Hin- und Rückweg.
Nicht versichert sind in der Regel private Umwege oder Unterbrechungen. Wer beispielsweise vor der Feier noch Geschenke einkauft oder einen privaten Termin wahrnimmt, kann den Schutz für diesen Abschnitt des Weges verlieren. Maßgeblich ist, ob der direkte Weg zur oder von der Feier wesentlich unterbrochen oder aus privaten Gründen verändert wurde.
Der Versicherungsschutz endet grundsätzlich, wenn die betriebliche Gemeinschaftsveranstaltung beendet ist. Er kann außerdem entfallen, wenn Beschäftigte anschließend privat weiterfeiern oder den Heimweg aus privaten Gründen wesentlich verändern. Maßgeblich ist nicht allein die Uhrzeit des offiziellen Endes, sondern auch, ob die betriebliche Veranstaltung tatsächlich noch fortbesteht und sich noch eine Mehrzahl der Teilnehmenden dort aufhält.
Organisiert das Team die Feier allein und ohne Wissen oder Billigung des Arbeitgebers, fehlt in der Regel der erforderliche betriebliche Zusammenhang. Dann besteht grundsätzlich kein Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Entscheidend ist, ob der Arbeitgeber die Veranstaltung organisiert, offiziell gebilligt oder als betriebliche Gemeinschaftsveranstaltung anerkannt hat.
Der Versicherungsschutz kann außerdem entfallen, wenn der Unfall hauptsächlich auf Alkoholkonsum zurückzuführen ist. Ob das der Fall ist, muss jeweils anhand der konkreten Umstände geprüft werden. Davon getrennt ist die Frage, ob das Verhalten arbeitsrechtliche Konsequenzen hat. Eine Abmahnung oder Kündigung kommt nicht automatisch, sondern nur bei einem entsprechend schweren Fehlverhalten und nach Prüfung des Einzelfalls in Betracht.
Was ist mit Blick auf die Kosten der Weihnachtsfeier zu beachten?
Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer und Veranstaltung. Der Betrag umfasst die auf die Beschäftigten entfallenden Gesamtkosten der Feier. Wird der Freibetrag überschritten, ist grundsätzlich nur der übersteigende Betrag als geldwerter Vorteil steuer- und gegebenenfalls sozialversicherungspflichtig.
Nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG bleibt der geldwerte Vorteil aus einer Betriebsveranstaltung bis zu einem Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer steuerfrei. Übersteigt der auf einen Arbeitnehmer entfallende Vorteil diesen Betrag, ist grundsätzlich nur der übersteigende Anteil steuerpflichtiger Arbeitslohn.
In die Gesamtkosten können unter anderem Ausgaben für Essen, Getränke, Musik, Unterhaltung, Raummiete, Fahrtkosten und Übernachtungen einfließen. Auch Kosten für mitgebrachte Begleitpersonen können zu berücksichtigen sein. Für eine Begleitperson gibt es jedoch keinen zusätzlichen 110-Euro-Freibetrag.
Der Freibetrag kann für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr genutzt werden – beispielsweise für ein Sommerfest und eine Weihnachtsfeier. Für eine dritte Veranstaltung steht der Freibetrag nicht zur Verfügung. Der geldwerte Vorteil aus dieser Veranstaltung ist dann grundsätzlich nach den allgemeinen Regeln zu versteuern. Werden die 110 Euro überschritten, kann der Arbeitgeber die steuerpflichtigen geldwerten Vorteile aus Anlass der Betriebsveranstaltung grundsätzlich mit 25 Prozent pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Dadurch bleibt die zusätzliche Steuerbelastung für die Beschäftigten aus. Die Pauschalbesteuerung kann außerdem sozialversicherungsrechtliche Vorteile haben, sollte aber mit der Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung abgestimmt werden. Praxisinhaber sollten die Veranstaltung, den Teilnehmerkreis und die auf die einzelnen Beschäftigten entfallenden Kosten nachvollziehbar dokumentieren.
Können Arbeitnehmer abgemahnt oder gekündigt werden, wenn sie sich auf der Weihnachtsfeier danebenbenehmen?
Je nachdem, wie schwer ein solches Fehlverhalten wiegt, ist das durchaus möglich. Grobe Beleidigungen können auch auf einer Weihnachtsfeier arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. In einem vom LAG Hamm entschiedenen Fall hielt das Gericht eine außerordentliche Kündigung wegen massiver Beleidigungen des Arbeitgebers für möglich (LAG Hamm, Urteil vom 30.06.2004, Az. 18 Sa 836/04). Ob eine Abmahnung oder Kündigung wirksam ist, hängt jedoch stets von den Umständen des Einzelfalls ab. Auch eine körperliche Auseinandersetzung auf der Weihnachtsfeier kann eine Abmahnung oder Kündigung rechtfertigen. Maßgeblich sind unter anderem die Schwere des Vorfalls, die Beteiligung der jeweiligen Person und die Umstände des Einzelfalls.
Wie sollten Arbeitgeber reagieren, wenn ein Mitarbeiter am Tag nach der Feier krank ist?
Eine Feier am Freitag kann organisatorisch sinnvoll sein, ändert aber nichts an den arbeitsrechtlichen Grundsätzen für eine Erkrankung am Folgetag. Erkrankt ein Beschäftigter am Tag nach der Weihnachtsfeier, gelten die allgemeinen Regeln zur Arbeitsunfähigkeit. Grundsätzlich besteht Anspruch auf Entgeltfortzahlung, wenn die Arbeitsunfähigkeit nicht selbst verschuldet wurde. Ob ein Kater oder eine alkoholbedingte Erkrankung als selbstverschuldet gilt, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab und darf nicht pauschal unterstellt werden. Praxisinhaber sollten die Arbeitsunfähigkeit nach den üblichen Regeln behandeln und bei Zweifeln arbeitsrechtlichen oder lohnsteuerlichen Rat einholen.
Braucht es eine Social-Media-Strategie für die Weihnachtsfeier?
Auch bei einer kleinen Weihnachtsfeier sollte die Praxis vorher klären, ob fotografiert und ob Bilder anschließend veröffentlicht werden dürfen. Werden Beschäftigte auf Fotos oder Videos erkennbar dargestellt, sollten diese Aufnahmen grundsätzlich nicht ohne vorherige Einwilligung veröffentlicht werden. Das gilt insbesondere für Einzel- und Gruppenaufnahmen, die anschließend auf der Praxis-Website oder in sozialen Netzwerken erscheinen sollen. Für bestimmte Situationen sieht das Kunsturhebergesetz Ausnahmen vor. Im Zweifel sollten Praxisinhaber jedoch eine ausdrückliche und möglichst dokumentierte Einwilligung einholen.
Es ist daher ratsam, das Thema vor der Feier anzusprechen und klare Regeln zu formulieren: Darf während der Feier fotografiert werden? Welche Bilder dürfen in privaten Accounts erscheinen? Wer darf Fotos im Namen der Praxis veröffentlichen? Für Aufnahmen zur Veröffentlichung auf der Praxis-Website oder in den sozialen Netzwerken sollte eine dokumentierte Einwilligung eingeholt werden.
Bitte beachten Sie: Der Beitrag dient nur der allgemeinen Information zum Thema und kann eine individuelle Beratung beim Steuerberater nicht ersetzen.