Gehaltsabrechnung: Buchhaltung hat zu viel bezahlt, was nun?

Fehler bei der Gehaltsabrechnung können passieren. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern ohne es zu wollen zu viel Gehalt gezahlt haben, egal aus welchen Gründen, gibt es im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, um es zurückzubekommen.

Erstens der Arbeitsvertrag:

Idealerweise steht bereits im Arbeitsvertrag, dass Arbeitnehmer zu viel erhaltenes Gehalt ohne Rücksicht auf eine noch vorhandene Bereicherung zurückzahlen müssen. In diesem Fall ist Streit über die Erstattung so gut wie ausgeschlossen. Allerdings kann der Arbeitnehmer mit Schadensersatzansprüchen aufrechnen, wenn er auf die Richtigkeit der fehlerhaften Gehaltsberechnung vertraut und Ausgaben getätigt hat, die er bei Kenntnis der falschen Auszahlung unterlassen hätte.

Zweitens das Gesetz:

Ohne eine vertragliche Regelung ergibt sich ein Rückzahlungsanspruch aus dem Gesetz, und zwar aus § 812 BGB. Danach müssen Arbeitnehmer, die ohne Rechtsgrund Geld von ihrem Chef erhalten, dem Arbeitgeber diesen Überschuss erstatten. Allerdings gilt auch hier die alte Regel: Einem Nackten kann man nicht in die Tasche greifen. Und das bedeutet: Kann der Arbeitnehmer beweisen, dass das zu viel gezahlte Geld weg ist und dass er die Ausgaben nicht getätigt hätte, wenn er von der Überzahlung gewusst hätte, gilt er im juristischen Sinne als „entreichert“ – der Chef hat Pech gehabt. Typisches Beispiel für einen solchen Fall ist der Wochenendtrip mit Hotelübernachtung, den sich der Arbeitnehmer ohne die Überzahlung nicht gegönnt hätte.

Kleine Summen sind meist verloren

Bei geringfügigen Überzahlungen in unteren/mittleren Einkommensgruppen gehen die Gerichte meist davon aus, dass die Mitarbeiter das zu viel erhaltene Geld für den Lebensunterhalt ausgegeben haben und folglich entreichert sind. Immerhin: Wer die Überzahlung erkannt hat, kann sich nicht auf Entreicherung berufen.

Tipp: Unabhängig von der Rechtslage ist ärztlichen Arbeitgebern zumindest bei kleineren Beträgen zu empfehlen, keine Rückforderungsansprüche geltend zu machen, da hierüber oft Streit entsteht und das Arbeitsverhältnis dann belastet ist. Besser ist es, den betreffenden Arbeitnehmer auf die Überzahlung hinzuweisen und als Zeichen des guten Willens auf eine Rückforderung zu verzichten. Will der Arzt das Geld zurück, muss er beachten, dass im Arbeitsvertrag vereinbarte Ausschlussfristen Rückzahlungsansprüche erfassen. Er muss seine Forderung also zeitnah geltend machen.