Checkliste: Controlling & Kennzahlen in der Hausarztpraxis
Marzena SickingGerade in Zeiten steigender Kosten, wachsender Dokumentationspflichten und zunehmender Belastung durch Bürokratie benötigen Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber klare Übersichten, belastbare Kennzahlen und ein professionelles Monitoring. Diese Checkliste zum Thema Controlling bietet eine umfassende und praxisnahe Orientierung, um Finanzen, Abläufe und strategische Entscheidungen effizient zu steuern.
Budgetierung und Kostenplanung
Jahresbudget für alle relevanten Kostenbereiche festlegen (z. B. Personal, Miete, IT, Verbrauchsmaterial, Geräte, Versicherungen)
Laufende Überprüfung der Budgeteinhaltung, inklusive Plan‑Ist‑Vergleiche
Reserven für unvorhergesehene Ausgaben einplanen (z. B. Geräteausfall, Honorarrückgänge, Personalengpässe)
Liquiditätsmanagement
Monatliche Überwachung aller Ein- und Ausgänge zur Vermeidung von Engpässen
Liquiditätsplan erstellen, der saisonale Schwankungen berücksichtigt (z. B. Ferienzeiten, Abwesenheiten, Abrechnungszyklen)
Kurzfristige Finanzierungslösungen prüfen, falls Liquiditätsengpässe auftreten können
Praxiskennzahlen und Erfolgscontrolling
Grundkennzahlen regelmäßig erheben: Fallzahlen, Patientenkontakte, Personalkostenanteil, Materialkostenquote
Entwicklung der Leistungserbringung analysieren (z. B. Diagnostik, Vorsorgeleistungen, Chronikerbetreuung)
Praxisinterne Ziele definieren: Verbesserung von Abläufen, Terminmanagement, Auslastung, Patientenzufriedenheit
Kostenmanagement und Effizienzsteigerung
Hauptkostenstellen identifizieren und regelmäßig überprüfen
Einkauf und Verbrauchsmaterialien strukturiert verwalten, um Überbestände und Engpässe zu vermeiden
Digitale Tools nutzen, um wiederkehrende administrative Aufgaben zu automatisieren und das Team zu entlasten
Einnahmenmanagement und Abrechnungscontrolling
Abrechnungsdaten regelmäßig prüfen: Vollständigkeit, Plausibilität, Fristen
Fehlerquellen identifizieren und Abläufe optimieren (z. B. Dokumentationsprozesse)
Privat- und IGeL-Leistungen transparent strukturieren und korrekt kalkulieren
Steuerliche Planung und Beratung
Regelmäßige Abstimmung mit einer steuerlichen Beratung über Optimierungsmöglichkeiten
Rücklagen für Steuerzahlungen bilden
Investitionen steuerlich planen (z. B. Abschreibungen, digitale Infrastruktur, Praxisgeräte)
Investitionsplanung und Zukunftssicherheit
Mittelfristigen Investitionsplan erstellen, z. B. für Medizintechnik, Digitalisierung, Praxisumbau
Wirtschaftlichkeit jeder Investition prüfen: Nutzen, Betriebskosten, Auslastung
Ersatzzyklen von Geräten dokumentieren, um ungeplante Ausfälle zu vermeiden
Dokumentation und Berichtswesen
Regelmäßige Controlling-Berichte erstellen, um Einblick in Kosten, Erlöse und Trends zu erhalten
Maßnahmen und Entscheidungen dokumentieren, um zukünftige Anpassungen nachvollziehbar zu machen
Quartalsweise interne „Controlling-Meetings“ durchführen, bei denen zentrale Erkenntnisse und Maßnahmen besprochen werden
Risikomanagement
Mögliche Risiken identifizieren: Personalengpässe, Technikdefekte, Honorarrückgänge, Ausfälle der Praxissoftware
Notfallstrategien festlegen (z. B. Ersatzgeräte, Vertretungsregelungen, Daten-Backups)
Versicherungsschutz regelmäßig prüfen und aktualisieren
Personal- und Gehaltscontrolling
Personalkostenquote im Blick behalten und wirtschaftlich steuern
Gehaltsentwicklungen und Leistungsmodelle strukturiert gestalten
Bedarf an Personalressourcen regelmäßig prüfen (Patientenzahlen, Aufgabenverteilung, Qualifikationsbedarf)
Individuelle Situation prüfen lassen
Diese Checkliste bietet eine allgemeine Orientierung für Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber zum Thema Controlling. Sie ersetzt keine betriebswirtschaftliche oder steuerliche Beratung. Für individuelle Entscheidungen sollten rechtliche und steuerliche Rahmenbedingungen geprüft werden.