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Checklisten
Darauf sollten Sie achten

Checkliste: Einstellung einer Medizinischen Fachangestellten (MFA)

Marzena Sicking

In hausärztlichen Praxen sind Medizinische Fachangestellte das zentrale Bindeglied zwischen Ärztinnen/Ärzten und Patientinnen/Patienten. Neben organisatorischen und administrativen Tätigkeiten übernehmen MFAs wichtige Aufgaben in Diagnostik, Versorgung chronisch Kranker, Notfallmanagement und Praxisorganisation. Diese Checkliste unterstützt Sie dabei, den gesamten Einstellungsprozess – von der Bedarfsanalyse bis zur strukturierten Einarbeitung – systematisch und sicher zu gestalten.

Inhaltsverzeichnis

Bedarfsanalyse und Anforderungsprofil MFA

  • Klären, welchen Bedarf die neue MFA abdecken soll (Empfang, Telefonmanagement, Diagnostik, Labor, DMP/HzV, Abrechnung, Impfmanagement).

  • Festlegen der erforderlichen Qualifikationen (z. B. Strukturierte Versorgung/VERAH/NäPA, Kenntnisse in EBM-Abrechnung, Labororganisation).

  • Prüfen, ob Zusatzkompetenzen notwendig sind (z. B. Impf- und Reisemedizin, Wundmanagement, EKG, Langzeit-RR).

  • Festlegen, ob die Stelle Vollzeit, Teilzeit oder eine flexible Lösung abdecken soll.

Stellenanzeige erstellen und veröffentlichen

  • Eine präzise, ansprechende Stellenanzeige formulieren (Aufgaben, Anforderungen, Teamkultur, Vorteile der Praxis).

  • Veröffentlichung auf relevanten Plattformen wie KV-Börsen, MFAspezifischen Jobportalen, der Praxiswebsite und sozialen Medien.

  • Nutzung lokaler Netzwerke (Arztpraxen-Verbund, Weiterbildungsstandorte, Personalpools).

  • Klare Darstellung der Benefits: strukturierte Fortbildung, moderne Arbeitsumgebung, geregelte Arbeitszeiten.

Bewerbungseingang und Vorauswahl

  • Sichtung aller Bewerbungen und Vergleich mit dem Anforderungsprofil.

  • Systematische Bewertung der Unterlagen (Ausbildung, Zusatzqualifikationen, Praxissoftwarekenntnisse wie Medistar, Albis, Turbomed etc.).

  • Vorabklärung von Lücken im Lebenslauf oder Unklarheiten.

  • Erstellung eines Bewertungsbogens, um Kandidatinnen objektiv vergleichen zu können.

Einladung zum Vorstellungsgespräch

  • Einladung geeigneter Bewerberinnen zum persönlichen Gespräch oder Video-Call.

  • Prüfung der wichtigsten Unterlagen: Ausbildungsnachweise, Zertifikate, Impfnachweise, ggf. Referenzen.

  • Erstellung eines strukturierten Fragenkatalogs: fachlich, kommunikativ, organisatorisch.

Durchführung des Vorstellungsgesprächs

  • Kurze Vorstellung der Praxis, des Teams und der Versorgungsschwerpunkte (Hausarztzentrierte Versorgung, geriatrische Patienten, Chronikerprogramme).

  • Konkrete Darstellung der Aufgaben und Arbeitsbereiche der MFA.

  • Abfrage fachlicher Kenntnisse: EKG, LZ-RR, Blutabnahme, Impfmanagement, DMP-Dokumentation, Notfallmanagement, Praxissoftware.

  • Erfragen soft skills: Kommunikationsfähigkeit, Umgang mit Stress, Teamverhalten, Organisationstalent.

  • Besprechung der Rahmenbedingungen: Arbeitszeiten, Vergütung, Bereitschaft zu Fortbildungen, Dienstplangestaltung.

Probearbeiten oder Praxistest

  • Vereinbarung eines Probearbeitstages, um die praktische Eignung und Teaminteraktion einschätzen zu können.

  • Übliche Aufgaben zur Einschätzung: Patientenannahme, Telefonkontakt, Blutabnahme, EKG, Dokumentation, Labororganisation.

  • Einholen des Feedbacks der Mitarbeitenden, die am Probearbeiten beteiligt waren.

Arbeitsvertrag und rechtliche Rahmenbedingungen

  • Erstellung eines rechtskonformen Arbeitsvertrags inkl. Aufgaben, Arbeitszeitmodell, Probezeit, Vergütung, Fortbildungsregelungen.

  • Prüfung relevanter arbeitsrechtlicher Vorgaben (Mindestlohn, Überstundenregelung, Tarifbezug – sofern angewendet).

  • Klärung der erforderlichen Impfungen und Nachweise (z. B. Hepatitis B).

  • Vereinbarung zur Nutzung von Praxissoftware, TI-Komponenten und Datenschutzpflichten.

Einarbeitung und Start in der Praxis

  • Erstellung eines strukturierten Einarbeitungsplans (Empfang, Diagnostik, Labor, Impfmanagement, Praxissoftware, DMP/HzV).

  • Benennung einer Mentorin oder eines Paten aus dem Team.

  • Durchführung einer Einführung: Team, Abläufe, Hygieneplan, Notfallplan, Datenschutz, Arbeits- und Gesundheitsschutz.

  • Sicherstellen, dass die MFA alle Geräte, Systeme und Routineprozesse erklärt bekommt.

Fortbildung und Weiterentwicklung

  • Planung notwendiger Schulungen (Hygieneschulung, Notfallmanagement, EBM-Update, DMP-Training, TI-Schulungen).

  • Unterstützung bei Zusatzqualifikationen wie VERAH, NäPA, Wundmanagement.

  • Bereitstellung von Zeit und Ressourcen für kontinuierliche Weiterbildung, um den Praxisstandard langfristig zu sichern.

Feedback und Orientierungsgespräche

  • Regelmäßige Feedbackgespräche in den ersten Wochen zur Klärung von Fragen, Herausforderungen und Entwicklungspotenzial.

  • Zielvereinbarungen für Verantwortungsbereiche (z. B. Impfplan, Qualitätsmanagement, Chronikerprogramme).

  • Abschlussgespräch nach der Probezeit: Klärung der langfristigen Aufgaben, Entwicklungsmöglichkeiten und beidseitige Zufriedenheit.

Hinweis

Diese Checkliste bietet eine praxisorientierte Übersicht für den Einstellungsprozess einer Medizinischen Fachangestellten. Sie ersetzt keine individuelle arbeitsrechtliche Beratung. Praxisinhaber sollten aktuelle gesetzliche Vorgaben und tarifliche Rahmenbedingungen prüfen und einhalten.

 

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