Plötzlich Praxiskonto leer? Wenn die Transparenz über die Praxisfinanzen fehlt
André BernertWenn Praxisberater André Bernert um Hilfe gebeten wird, dann steht oftmals das Thema fehlende Liquidität auf der Agenda – und das trotz einer guten Praxisauslastung. Wie das Problem entsteht und wie Sie es lösen können, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Ihnen fehlt Transparenz in Ihren Praxisfinanzen? Die schnelle und einfache Antwort könnte sein: Fragen Sie doch Ihren Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin. Leider bringt das aber häufig nicht viel, weil das Steuerbüro genauso wenig Transparenz hat wie Sie, bzw. die Transparenz allein durch die Kontostände gegeben ist. Und dann wird als Reaktion Geld zwischen den Konten hin- und her überwiesen, bis es wieder passt. Das ist nicht als Kritik gemeint, aber oftmals schlichtweg die Wahrheit.
Wie man für mehr Transparenz bei den Praxisfinanzen sorgt
Aber woran liegt das? Das Steuerbüro kann nur mit den Informationen arbeiten, die es von Ihnen erhält. Das bedeutet, dass es auf Daten angewiesen ist und dann die Kontobewegungen auswertet. Das ist meistens aber nur ein „Rückblick“. Um die Liquidität der Praxis sicher im Griff zu haben, braucht es aber mehr als „Controlling by Konto“. Nämlich Controlling aus PVS (Praxisverwaltungssoftware), KV-Honorardaten und Kontoständen.
Diese drei Datenquellen zusammengebracht, lassen sich so einrichten, dass die nötige Transparenz rechtzeitig gegeben ist, um zu reagieren und ruhiger zu schlafen. Damit sie beispielsweise von Forderungen des Finanzamts nicht überrascht werden, da das nötige Geld bereits auf dem Steuerrücklagenkonto liegt. Erst wenige Praxen haben das nachhaltig gelöst. Die Rede ist von einer geregelten monatlichen Buchführung und ebenso einem echten Praxiscontrolling.
Digitale/Papierlose Buchhaltung ist schneller und sicherer
Mittlerweile ist eine papierlose Buchhaltung meines Erachtens Pflicht. Da diese Zeit in der Praxis spart und schnellere Transparenz ermöglicht. Wie das funktioniert? Jeder Beleg wird unmittelbar, nachdem er im gewohnten Praxisablauf geprüft wurde, sofort an das Steuerbüro gescannt und als bearbeitet gestempelt. Das führt dazu, dass die Buchführung nahezu immer aktuell ist. Kanzleien senden einmal pro Monat die Daten als sogenannte Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA). Häufiger ist es nicht erforderlich, seltener, aber auch nicht ratsam.
Ich empfehle Ihnen, eine monatliche Buchhaltung inkl. einer aussagekräftigen BWA, damit Sie Transparenz und Sicherheit über Ihre Finanzen haben. Wenn Sie die Belege regelmäßig senden, aber trotzdem keine Auswertung erhalten, dann fordern Sie diese explizit bei Ihrem Steuerbüro ein. Der Aufwand ist gering, der Nutzen für Sie aber enorm. – Welche Vorteile die monatliche BWA für Ihre Liquidität hat, lesen Sie im fünften Teil der Serie „Praxisfinanzen“.
PS: Bleiben Sie patientenorientiert und lassen Sie sich dabei helfen, wo Ihre Praxis es braucht (Ihre Patienten tun das ja auch).