Digitale Formulare für Arztpraxen
Die Kommunikation zwischen Arztpraxen und Patient:innen wird zunehmend digital. Im Jahr 2025 kommunizieren bereits 52 Prozent der befragten Praxen außerhalb der Praxis komplett oder mehrheitlich digital mit ihren Patient:innen. Trotz der zunehmenden Digitalisierung sind viele Abläufe im Praxisalltag noch nicht vollständig miteinander verknüpft.
Das zeigt sich beispielsweise bei der Patientenaufnahme: Anamnesebögen werden zwar häufig bereits digital ausgefüllt, die darin enthaltenen Informationen müssen jedoch teilweise weiterhin manuell geprüft und in das Praxisverwaltungssystem übertragen werden. Dadurch entstehen zusätzliche Arbeitsschritte, die Zeit kosten und den Praxisalltag unnötig erschweren.
Genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen einem digitalen Dokument und einem wirklich digitalen Prozess. Denn Digitalisierung bedeutet nicht nur, ein Papierformular als PDF bereitzustellen. Entscheidend ist, Informationen von Beginn an strukturiert zu erfassen und anschließend möglichst ohne zusätzliche manuelle Schritte weiterzuverarbeiten. Gerade hier können digitale Formulare zu einem wichtigen Bestandteil einer Software für Patientenkommunikation werden.
Digitale Formulare sind mehr als ein PDF
Digitale Formulare erleichtern nicht nur die Erfassung von Patientendaten, sondern können bereits vor dem eigentlichen Praxisbesuch für Entlastung sorgen. Patient:innen haben die Möglichkeit, Anamnesebögen, Einwilligungen oder andere wichtige Unterlagen bequem von zu Hause aus auszufüllen. Dabei können Pflichtfelder und Plausibilitätsprüfungen helfen, fehlende oder fehlerhafte Angaben frühzeitig zu erkennen. Gerade für Arztpraxen ist dieser Unterschied wichtig. Denn der größte Nutzen entsteht nicht dadurch, dass Papier wegfällt, sondern dadurch, dass Informationen bereits vor dem Termin so vorliegen, dass sie anschließend ohne unnötige Zwischenschritte genutzt werden können. Zudem können Rückfragen durch vollständige Angaben minimiert werden, wodurch Arztpraxen wertvolle Zeit im Praxisalltag sparen.
Digitalisierung von Prozessen bedeutet also mehr als die bloße Übertragung einer analogen Form in eine digitale. Es bedeutet vor allem, Prozesse einfacher und automatisierter zu gestalten, um tatsächliche Entlastung zu schaffen.
Was digitale Formulare im Praxisalltag verbessern können
Digitale Formulare können vor allem dort entlasten, wo Informationen immer wieder nach demselben Muster abgefragt werden. Beispielsweise bei der Anamnese, der Neupatientenaufnahme oder vor bestimmten Untersuchungen. Patient:innen können die Angaben bereits vor dem Termin ausfüllen, sodass die Praxis die Informationen früher und in strukturierter Form erhält.
Ein Vorteil gegenüber Papier ist, dass unleserliche Handschrift entfällt und Eingaben direkt digital vorliegen. In einer Fallstudie wurde ein bisher papierbasierter Formularprozess digital umgesetzt und direkt in das KIS -System des Klinikums integriert. Ziel war es, die größten Entlastungspotenziale für medizinische Mitarbeitende durch die digitalen Fomulare zu identifizieren. Die Ergebnisse zeigten, dass der größte Nutzen vor allem bei der Speicherung, Weiterverarbeitung und beim Wegfall manueller Vor- und Nachbereitung liegt.
Genau an diesem Punkt setzen die digitalen Formulare von DocMedico an. Patient:innen können Angaben bereits vor dem Termin digital ausfüllen. Die Informationen werden strukturiert erfasst und können anschließend in bestehende Praxisprozesse beziehungsweise angebundene Systeme übernommen werden.
Digitale Formulare als Teil der Patientenkommunikation
Digitale Formulare sollten nicht als isolierte Einzellösung betrachtet werden, sondern als integraler Bestandteil einer ganzheitlichen digitalen Patientenkommunikation. Ziel sollte sein, dass Patient:innen ihre Informationen kompakt an die Praxis übermitteln können. Prozesse sollten aus diesem Grund nicht einzeln digitalisiert werden, sondern ineinandergreifen. Für eine Kommunikationssoftware für Praxen bedeutet das, dass Formulare, Nachrichten und weitere Kontaktwege möglichst in einem gemeinsamen Prozess zusammenspielen sollten.
DocMedico verfolgt dabei einen plattformübergreifenden Ansatz. Digitale Formulare werden mit weiteren Funktionen der digitalen Patientenkommunikation, wie Online-Rezeption oder KI-Telefonassistenten kombiniert, sodass Anfragen, Formulare und Dokumente in einem gemeinsamen Backend zusammenlaufen.
Fazit: Digitale Formulare schaffen mehr als nur weniger Papier
Digitale Formulare können den Praxisalltag spürbar erleichtern, indem sie die Erfassung und Verarbeitung von Patienteninformationen vereinfachen. Patient:innen profitieren davon, wichtige Unterlagen bereits vor dem Termin bequem ausfüllen zu können, während Praxisteams Zeit sparen und den Praxisbesuch besser vorbereiten können. Ihr volles Potenzial entfalten digitale Formulare jedoch erst, wenn sie in bestehende Praxisabläufe integriert und mit weiteren Lösungen der digitalen Patientenkommunikation verknüpft werden. So entstehen durchgängige digitale Prozesse, die sowohl Mitarbeitende als auch Patient:innen nachhaltig entlasten. Lösungen wie DocMedico setzen genau hier an und können dadurch zu einer konkreten Lösung für strukturierte Patientenkommunikation in Arztpraxen werden.
Quellen:- DocMedico. (2026). Von Digitale Formulare: https://www.docmedico.de/produkte/digitale-formulare abgerufen
- KBV. (2026). PraxisBarometer Digitalisierung. Von Bundesweite Befragung gestartet: https://www.kbv.de/infothek/zahlen-und-fakten/studien-und-berichte/praxisbarometer-digitalisierung abgerufen
- KBV. (kein Datum). Fragen und Antworten zur elektronischen Patientenakte. Von 2026: https://www.kbv.de/praxis/digitalisierung/anwendungen/elektronische-patientenakte/faq-epa abgerufen
- Mergel, I. (2019). Digitale Transformation als Reformvorhaben der deutschen öffentlichen Verwaltung. Zeitschrift für Public Policy, Recht und Management, S. 162-171.
- Wimmer, R. (2018). Digitales Papier: Wie können die Vorteile von Papier und . Blick in die Wissenschaft, S. 22-25.