Jetzt Pflicht: Praxischefs müssen Kinderzahl der Mitarbeiter digital melden
Judith MeisterDie Höhe der Beiträge zur Pflegeversicherung richtet sich nach der Kinderzahl eines Arbeitnehmers. Ein neues Verfahren gewährt Arbeitgebern besseren Zugriff auf diese Infos, bringt aber auch neue Pflichten.
Seit 2023 zahlen Arbeitnehmer mit und ohne Kinder unterschiedliche Beitragssätze zur Pflegeversicherung. Beschäftigte ohne Nachwuchs entrichten einen Aufpreis von 0,25 Prozentpunkten. Vom zweiten bis zum fünften Sprössling gibt es einen Abschlag von 0,25 Prozentpunkten pro Kind – und zwar bis zu dessen 25. Geburtstag.
Dieses Verfahren spart nicht nur Kosten für die betroffenen Arbeitnehmer. Wegen der paritätischen Finanzierung der Sozialversicherungsbeiträge profitieren auch Arbeitgeber vom Kinderreichtum ihrer Belegschaft.
Automatischer Abgleich durch digitales Nachweisverfahren
Um den korrekten Beitrag ermitteln und abführen zu können, ist es daher unerlässlich, den jeweils aktuellen Familienstand der eigenen Beschäftigten zu kennen. Um Arbeitgebern diese Informationen zukommen zu lassen, gibt es seit dem 1. Juli 2025 das sogenannte digitale Nachweisverfahren. Praxischefs beschert es einerseits Erleichterungen, andererseits ist die Neuerung auch mit zusätzlichen Pflichten verbunden.
Vorteilhaft ist zunächst, dass die automatisierte Datenübermittlung manuelle Nachweise in der Regel entbehrlich macht und Arbeitgeber Änderungen bei der Kinderzahl ihrer Arbeitnehmer automatisch erhalten. Das allerdings klappt nur, wenn in den Praxen die erforderlichen technischen Voraussetzungen geschaffen sind und Praxisinhaber und -inhaberinnen ihre Meldepflichten innerhalb der (recht knappen) Fristen erfüllen.
Grundsätzlich gilt: Wann immer Praxisinhaber einen neuen, pflegeversicherungspflichtigen Arbeitnehmer einstellen oder entlassen, müssen sie eine elektronische Meldung über das Entgeltabrechnungssystem oder das SV-Meldeportal an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) übermitteln. Diese Meldung löst eine Rückmeldung des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) aus, das die relevanten Daten zur Elterneigenschaft und Kinderanzahl bereitstellt.
Sonderfall für Stammbelegschaft: Initialabruf bis 31.12.2025 durchführen
Etwas anders ist das Verfahren bei Beschäftigten, die bereits vor dem 1. Juli 2025 zum Praxisteam gehörten. Hier müssen Praxischefs – spätestens bis zum 31. Dezember 2025 – einen sogenannten Initialabruf durchführen. Dadurch schließen sie quasi ein Abo für alle künftigen Informationen über den Elternstatus ihrer Stammbelegschaft ab.