Mit freundlicher Unterstützung von GOÄ-Direkt
Privatrechnungen einfacher, sicherer und schneller versenden
Viele Privatpraxen verlieren bei der Rechnungsstellung unnötig Zeit: Rechnungen werden gedruckt, kuvertiert, frankiert und erreichen den Patienten oft erst Tage später. Das verursacht Aufwand, Kosten und verzögert den Zahlungseingang.
Der Versand per PDF-Anhang wirkt zunächst einfacher, ist bei ärztlichen Privatrechnungen aber problematisch. Denn diese enthalten sensible personenbezogene Daten wie Patientendaten, GOÄ-Ziffern und Diagnosen.
Die eigentliche Frage ist daher nicht nur „Brief oder E-Mail?“, sondern: Wie lässt sich der Rechnungsversand schneller, mit weniger manuellem Aufwand und datenschutzgerecht umsetzen?
Der klassische Briefversand kostet mehr als nur Porto
In vielen Praxen ist der Versand eingespielt: drucken, kuvertieren, frankieren, ablegen, nachhalten. Das funktioniert, bleibt aber ein manueller Routineprozess. Neben Porto fallen Papier, Kuverts, Druck, Toner, Wartung, Arbeitszeit und Nachbearbeitung an.
Schon bei angenommenen Vollkosten von 2 Euro pro versendeter Rechnung entstehen bei 200 Privatrechnungen im Monat rund 4.800 Euro pro Jahr.
Gerade bei regelmäßigem Privatanteil ist das auch eine Liquiditätsfrage: Je früher die Rechnung beim Patienten ist, desto früher kann sie bezahlt werden.
Warum der PDF-Anhang keine saubere Dauerlösung ist
Viele Praxen versenden Rechnungen als PDF per E-Mail. Das spart Porto und ist schnell. Bei Privatrechnungen ist dieser Weg jedoch datenschutzrechtlich problematisch.
Ein offener PDF-Anhang läuft über fremde Mailserver, landet dauerhaft im Postfach des Empfängers und kann synchronisiert oder auf mehreren Geräten gespeichert werden. Das Problem ist daher nicht die E-Mail als Benachrichtigung, sondern die Rechnung im Anhang.
Mit GOÄ-Direkt erhält der Patient eine Benachrichtigung per E-Mail, aber keine Rechnung als PDF-Anhang. Die Rechnung bleibt in einem geschützten Portal. Der Zugriff erfolgt über einen persönlichen Link und wird zusätzlich per SMS-Code bestätigt. Erst danach kann die Rechnung im Browser angezeigt oder heruntergeladen werden. So werden sensible Rechnungsdaten nicht offen per E-Mail verschickt, während die Zustellung trotzdem deutlich schneller erfolgen kann als per Post.
GOÄ-Direkt endet nicht beim Versand. Die meisten Praxen prüfen offene Rechnungen manuell zwischen Konto und Rechnungsliste. GOÄ-Direkt kann Zahlungseingänge automatisch erkennen und den passenden Rechnungen zuordnen. So sieht die Praxis schneller, was bezahlt wurde und wo noch Handlungsbedarf besteht. Offene Rechnungen können anschließend strukturiert weiterverfolgt und bei Bedarf in Mahnprozesse überführt werden.
Digital, wenn möglich. Per Brief, wenn nötig.
Nicht jede Privatrechnung kann digital zugestellt werden: Manche Patienten bevorzugen Papier, bei anderen fehlt eine E-Mail-Adresse oder die Einwilligung zur digitalen Zustellung.
GOÄ-Direkt ist deshalb keine reine E-Mail-Lösung. Die Praxis kann Rechnungen digital über das geschützte Portal zustellen oder den postalischen Versand direkt über GOÄ-Direkt auslösen, ohne selbst zu drucken, zu kuvertieren oder zu frankieren.
Planbare Kosten statt prozentualer Gebühren
GOÄ-Direkt kostet 99 Euro netto pro Monat. Es fallen keine prozentualen Gebühren auf das Honorarvolumen an. Der postalische Versand wird nur bei Nutzung zusätzlich berechnet: mit ca. 1 Euro netto pro Brief. Dadurch bleibt der Kostenblock planbar, besonders für Praxen, die viele Privatrechnungen schreiben.
Der Unterschied im Überblick
Die folgende Übersicht zeigt, wo sich manueller Briefversand, PDF per E-Mail und GOÄ-Direkt im Praxisalltag unterscheiden.
Kostenloses Erstgespräch vereinbaren
Sie möchten prüfen, ob GOÄ-Direkt zu den Abläufen Ihrer Praxis passt? In einem kostenlosen Erstgespräch zeigen wir Ihnen, wie der digitale und postalische Rechnungsversand mit GOÄ-Direkt funktioniert, inklusive Zahlungsabgleich und Mahnwesen.
Dabei besprechen wir auch, wie sich GOÄ-Direkt in Ihre bestehende Praxissoftware einfügt und welcher Ablauf für Ihre Praxis sinnvoll ist.
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