Bei fehlender eGK: neue Alternative zu manuellem Ersatzverfahren
Deborah WeinbuchVergessen Patienten ihre eGK oder ist diese defekt, müssen Praxen die Versichertendaten manuell erheben. Ab jetzt kann stattdessen auch das elektronische Ersatzverfahren genutzt werden - so funktioniert‘s.
Arztpraxen können ab sofort auf eine neue digitale Lösung für den Versicherungsnachweis ihrer Patienten zurückgreifen: die elektronische Ersatzbescheinigung. Sie kommt zum Einsatz, wenn die elektronische Gesundheitskarte (eGK) eines Patienten nicht eingelesen werden kann – etwa weil sie vergessen wurde oder defekt ist. Das teilt die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) mit.
Automatisierte Übermittlung der Versichertendaten direkt ins PVS
Das zunächst freiwillige Verfahren wird ab Juli 2025 für Arztpraxen und Krankenkassen verpflichtend. Die elektronische Ersatzbescheinigung soll den Aufwand minimieren und das bisherige Ersatzverfahren auf Papier weitgehend ablösen. Dies geschieht durch eine automatisierte Übermittlung der Versichertendaten über den Kommunikationsdienst KIM direkt an die Arztpraxis. Die Daten können ohne manuelle Eingabe direkt in das Praxisverwaltungssystem (PVS) übernommen werden.
Grundlage für die elektronische Ersatzbescheinigung ist das 2024 in Kraft getretene Digital-Gesetz. Zum 1. Oktober wurde die Anwendung in den Bundesmantelvertrag aufgenommen. Damit Arztpraxen die elektronische Ersatzbescheinigung nutzen können, müssen ihr Praxisverwaltungssystem und die Krankenkassen-App des Patienten oder der Patientin diese Funktion unterstützen.
Patienten können elektronische Ersatzbescheinigung über ihre Krankenkassen-App anfordern
Wenn die Voraussetzungen stimmen, ist das Verfahren recht einfach: Der Patient oder die Patientin kann über die App der Krankenkasse auf dem Smartphone die elektronische Ersatzbescheinigung anfordern und die KIM-Adresse der Praxis angeben, an die die Bescheinigung geschickt werden soll. Um diesen Prozess zu erleichtern, können Praxen ihre KIM-Adresse auch als QR-Code zur Verfügung stellen. Innerhalb weniger Minuten erhält die Praxis die automatisch generierte Ersatzbescheinigung auf elektronischem Weg. Alternativ können Arztpraxen die Ersatzbescheinigung im Namen des Patienten anfordern. Dieser Service ist freiwillig und wird es auch nach Juli 2025 bleiben.
Praxen können elektronische Ersatzbescheinigung über Kommunikationsdienst KIM anfordern
In den Fällen, in denen die Arztpraxis die Ersatzbescheinigung im Auftrag des Patienten anfordert, empfiehlt die KBV, die schriftliche Einwilligung des Patienten im PVS zu dokumentieren. Dies dient der rechtlichen Absicherung bei Rückfragen zur Datenverarbeitung. Diese Einwilligung sollte nach vorheriger Aufklärung des Patienten oder der Patientin über den Vorgang der Datenübermittlung freiwillig erfolgen.
Praxen müssen Patienten weiterhin auch das Papierverfahren ermöglichen
Die Versorgung des Patienten darf allerdings nicht vom elektronischen Weg und dem Besitz eines digitalen Endgerätes abhängig gemacht werden. Alternativ muss es möglich sein, die eGK nachzureichen oder das herkömmliche papiergebundene Ersatzverfahren zu nutzen.
Patientenpflichten bei der elektronischen Gesundheitskarte
Grundsätzlich sind Versicherte dazu verpflichtet, ihre eGK vor Behandlungsbeginn vorzulegen. Fehlt sie oder ist sie ungültig, haben sie zehn Tage Zeit, den Versicherungsnachweis nachzureichen. Wird die Karte nicht rechtzeitig vorgelegt, kann die Behandlung privat abgerechnet werden. Wird der Nachweis bis zum Quartalsende erbracht, erfolgt eine Rückerstattung. Das elektronische Ersatzverfahren wird hier den Verwaltungsaufwand voraussichtlich reduzieren.
Die elektronische Ersatzbescheinigung stellt einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung des Gesundheitswesens dar. Sie soll, so zumindest vorerst die Theorie, den Praxisalltag erleichtern. Ob jedoch künftig einzelne Versicherte aus Bequemlichkeit einfach generell ihre eGK zu Hause lassen und sich auf das Ersatzverfahren verlassen, bleibt abzuwarten.