Fristgerecht entsorgen

Aufbewahrungsfristen: Wann dürfen Patientenunterlagen in den Schredder?

Arztpraxen sollten einmal im Jahr ihre Archive prüfen und aussortieren. Die Entsorgung ist nicht nur entlastend, sie muss zeitnah nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen erfolgen – und selbstverständlich auch datenschutzkonform.

Für Arztpraxen gelten genau wie für andere Unternehmen bestimmte Aufbewahrungspflichten für ihre Unterlagen. Allerdings geht es hierbei nicht nur um die steuerlich relevanten Betriebsunterlagen (Näheres zu diesen Aufbewahrungspflichten finden Sie in diesem Artikel), sondern auch um Patientendaten.

Aufbewahrungspflicht für Patientenunterlagen

Die Aufbewahrungspflicht für Patientenunterlagen läuft in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung ab. So steht es in der Musterberufsordnung (MBO) und im Bundesmantelvertrag-Ärzte (BMV-Ä). Doch was wäre eine Regel im Gesundheitssystem ohne eine Vielzahl von Besonderheiten? Bei Röntgenbehandlungen oder bei der Anwendung von Blutprodukten gelten beispielsweise längere Aufbewahrungsfristen. Doch auch bei Erkrankungen, die sich über Jahrzehnte erstrecken können, ist eine längere Aufbewahrung im Patienteninteresse gerechtfertigt.

Absicherung bei Verfahren

Im Zuge der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt zugleich aber auch der Grundsatz der Datenminimierung. Demnach sind personenbezogene Daten zu löschen, sofern die Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist. Regelmäßig ist dies nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Fall. Anders bei Komplikationen und anhängigen Widerspruchs- und Klageverfahren: Hier bewahren Sie die Unterlagen bis zum Abschluss des Verfahrens auf. Insbesondere zur Absicherung bei zivilrechtlichen Prozessen sollten beweisrelevante Unterlagen bis zu 30 Jahre lang aufbewahrt werden, denn erst dann tritt die absolute Verjährung ein. Zwar kann der Patient nur drei Jahre lang Ansprüche gegenüber seinem Arzt geltend machen. Dies gilt jedoch ab dem Moment, in dem er von den begründenden Umständen Kenntnis erlangt. Nach § 630h Abs. 3 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) wird vermutet, dass der Arzt eine Maßnahme nicht getroffen hat, wenn diese in der Patientenakte nicht aufgezeichnet oder die Patientenakte entgegen § 630f Abs. 3 BGB nicht aufbewahrt worden ist.

Praxisaufgabe oder -übergabe

Wird eine Praxis aufgegeben, so muss der Arzt oder die Ärztin die Unterlagen dennoch weiter aufbewahren oder in gehörige Obhut geben. Dort müssen die Unterlagen unter Verschluss gehalten werden. Zur Übergabe an einen Praxisnachfolger ist das schriftliche Einverständnis der Patienten erforderlich, auch wenn die Patientenakte elektronisch geführt wird. Verstirbt ein Arzt oder eine Ärztin, so sind die Erben verpflichtet, die Unterlagen aufzubewahren. Einzelheiten sind mit der Ärztekammer abzustimmen.

Endgültige Löschung

Unterlagen sind dann datenschutzgerecht entsorgt, wenn sie nicht mehr lesbar sind und ihre Wiederherstellung nur unter großem Aufwand möglich wäre. Oft übersehen werden Notizzettel, Terminkalender oder fehlerhafte Kopien mit Patientendaten. All dies darf nicht ungeschreddert im Altpapier landen.

Achten Sie bei einem eigenen Schredder unbedingt auf die nötige Sicherheitsstufe! Digitale Daten sind unumkehrbar zu löschen. Um sicherzugehen, dass dabei auch versteckte Dateien vernichtet werden, kann ein professioneller Dienstleister empfehlenswert sein.

Checkliste Aufbewahrungsfristen für Unterlagen

Diese unterschiedlichen Fristen müssen Sie beachten:

  • 1 Jahr: AU-Bescheinigungen, Überweisungsscheine, Ersatzverfahren, Abrechnungsscheine
  • 5 Jahre: Jugendgesundheitsuntersuchung (Berichtsvordrucke,Dokumentation)
  • 10 Jahre: Arztbriefe, Verordnungen, Patientenakte, Untersuchungs- und Laborbefunde, Röntgen-/Strahlendiagnostik
  • 30 Jahre: Aufzeichnungen zur Röntgen-/Strahlenbehandlung

Autorin: Deborah Weinbuch

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