Die BWA: Buchführungsdaten der Praxis nutzen und auswerten
Elter ConstanzeAuch Ärzte sollten sich regelmäßig mit ihren finanziellen Kennzahlen befassen. Ausgangspunkt einer solchen Analyse ist die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Für viele Mediziner ist die BWA ein Buch mit sieben Siegeln. Mit ein paar Kniffen lassen sich die Buchführungszahlen jedoch zum Sprechen bringen.
Die Praxis ist voll, die Kapazitäten sind ausgelastet. Am Jahresende folgt dann die böse Überraschung: Das Ergebnis liegt weit unter den Erwartungen, die Personalkosten sind immens gestiegen, Kredite, die im Laufe des Jahres für Investitionen aufgenommen wurden, müssen bedient werden. Was also tun, um frühzeitig auf ungewünschte Entwicklungen reagieren zu können? Die Antworten sind recht leicht zu finden – wenn man weiß, wo man suchen muss. Ein detaillierter Blick in die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) kann hier sehr hilfreich sein.
BWA: Basis für Praxis-Controlling
Die BWA beruht auf den Zahlen der Buchhaltung und gibt dem Arzt während des laufenden Jahres aus verschiedenen Blickwickeln Auskunft über seine wirtschaftlichen Verhältnisse. Wird die Buchhaltung ordnungsgemäß geführt, ergibt sich automatisch eine aussagekräftige BWA. Diese ist ein wertvoller Steinbruch für das Praxis-Controlling. Voraussetzung ist allerdings, dass die Daten zeitnah gebucht werden. Ein Beispiel: Wenn Sie Ihre Buchführung quartalsweise erledigen und im Juni über mögliche Anschaffungen nachdenken, sind die aktuellsten Zahlen per 31. März verfügbar. Steigen Sie auf monatliche Buchführung um, hätten Sie hierfür frischere Zahlen per 31. Mai. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass auch Buchungen, die normalerweise erst zum Jahresende eingestellt werden, bereits in der BWA enthalten sind: Werden monatliche Abschreibungen von der Buchhaltung nicht gebucht oder Bestände nicht ermittelt und erfasst, verringert sich der Aussagewert.
Standard-BWA: Die kurzfristige Erfolgsrechnung
Es gibt verschiedene Standards für den Aufbau einer BWA. Diese beinhalten zum einen Vorschläge für verschiedene Branchen und zum anderen Darstellungsweisen, die unterschiedliche Leserzielgruppen berücksichtigen. Die Grundauswertung ist die Standard-BWA. Sie ist eine kurzfristige Erfolgsrechnung, welche die vorhandenen Daten nach rein betriebswirtschaftlichen Aspekten analysiert. Diese BWA eignet sich für jedes Unternehmen, unabhängig von der Branchenzugehörigkeit und der Betriebsgröße.
Die kurzfristige Erfolgsrechnung zeigt zwei Ergebnisse: zum einen das Betriebsergebnis und zum anderen das Vorläufige Ergebnis. Mit Blick auf die eigentliche Geschäftstätigkeit ist das Betriebsergebnis aussagekräftig. Denn es stellt Umsatz auf der einen sowie fixe und variable Kosten auf der anderen Seite in einen Zusammenhang. Besondere einmalige Vorkommnisse – zum Beispiel der Verkauf von Anlagevermögen – bleiben hier unberücksichtigt. Das vorläufige Ergebnis hingegen spiegelt den Verdienst des Unternehmens wider.
Sonstige Kosten: Kostentreiber erkennen
Tipp: Oft lohnt ein detaillierter Blick in die Sonstigen Kosten. Hier verstecken sich zahlreiche Ausgaben, die das Buchhaltungsprogramm keiner anderen Kostenart zurechnen kann. Vor allem kleinere Praxen sollten sich diese Position genau anschauen, wenn es etwa darum geht, Kostentreiber zu erkennen. Für Ärzte gibt es außerdem eine spezielle BWA: Die Arzt-BWA dient als erweiterte kurzfristige Erfolgsrechnung und ist auf die Informationsbedürfnisse von Ärzten zugeschnitten.
Mit einer BWA können Ärzte die einzelnen Tätigkeitsgebiete der Praxis besser beurteilen – und Rückschlüsse auf die verschiedenen Praxisumsätze (aufgeteilt nach Kasse- und Privatpraxis, Igelleistungen und Gutachten) sowie auf Kosten und Investitionsbedarf ziehen. Mit einem Vorjahresvergleich kann die wirtschaftliche Entwicklung der Praxis beurteilt werden: Woher kommt das Geld? Wie haben sich Kassenumsätze und Patienteneinnahmen verändert?
Die Kür ist der „Soll-Ist-Vergleich“: Für zentrale Kennziffern der BWA können Sie Werte vorgeben – sowohl für bestimmte Kostenarten als auch für Umsätze oder Privatentnahmen. Anhaltspunkte für Planzahlen können die Werte der vorangegangenen Jahre liefern: Häufig gibt es hier immer wieder ähnliche Knackpunkte, etwa bei den Kosten für Personal und Dienstleister, die es zu beobachten gilt. Aber auch in anderen Kostenarten können sich erhebliche Abweichungen ergeben, denen Ärzte auf den Grund gehen sollten. Im Praxisalltag können Sie dann mithilfe der BWA im „Soll-Ist-Vergleich“ überprüfen, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben.