Zeitmanagement – effiziente Struktur schafft Zeit für Patienten

Ein gut eingespieltes Arzt-MFA-Team ist ein wichtiger Grundstein für den Praxiserfolg. Die besten Methoden sind maßgeschneidert, um die Weichen für entspanntes, konzentriertes und produktives Arbeiten zu stellen.

Zeit ist eine nichterneuerbare Ressource, erkannte der Physiker Albert-László Barabási: „Wenn wir Zeit mit Respekt behandeln wollen, müssen wir Prioritäten setzen.“ Im Zeitmanagement sind Prioritäten der Dreh- und Angelpunkt. Prioritäten helfen, effektiv und effizient zu arbeiten. Effektiv bedeutet, auf klar definierte Ziele zu fokussieren. Effizient bedeutet, unsere Anstrengungen in einer Art und Weise zu koordinieren, dass möglichst wenig Verschwendung entsteht.

Das Wort Zeitmanagement mag zunächst stressig klingen, als müsse immer noch mehr in den Tag gequetscht werden. Doch das Gegenteil ist der Fall. Es hilft, entspannt mehr zu erreichen; vor allem bessere Ergebnisse bei dem zu erreichen, was wirklich zählt: bei der Versorgung der Patienten und Patientinnen. „Entweder du gestaltest den Tag oder der Tag gestaltet dich“, sagte der Motivationstrainer Jim Rohn. Darum geht es beim Zeitmanagement: um Selbstbefähigung und um die Herrschaft über das eigene Leben.

Zuerst grundlegende Fragen klären

Prioritäten können sich im Laufe der Zeit ändern. Deshalb macht es Sinn, sie immer mal wieder unter die Lupe zu nehmen. Das Leitmotiv ergibt sich aus zwei wesentlichen Fragen: Wer will ich sein? Wer will ich für meine Patienten sein? Aus der Beantwortung dieser Fragen ergeben sich bestimmte Ziele und Werte. Diese können Sie aufschreiben und nach Rangfolge ordnen. So dienen sie als Navigationssystem für lang- und kurzfristige Entscheidungen.

SWOT lohnt sich immer wieder

Mit einer tiefergehenden Analyse der Stärken und Schwächen der eigenen Praxis wird im nächsten Schritt Handlungsbedarf identifiziert. Die sogenannte SWOT-Matrix mit vier Bewertungskomponenten hilft, im Laufe der Jahre auf Kurs zu bleiben beziehungsweise notwendige Korrekturen vorzunehmen. SWOT steht für „strengths and weaknesses“ sowie „opportunities and threats“. Innerbetriebliche Stärken und Schwächen werden äußeren Chancen und Risiken gegenübergestellt. Als inneren Kernfaktor skizziert Dr. Manuel Anhold in seiner Arbeit „Stärken-Schwächen-Profil für eine Arztpraxis“ beispielsweise die Qualität des Arztes oder der Ärztin. Hinzu kommen Faktoren wie die Kompetenz des Personals, das Erscheinungsbild der Praxis, die gelebte Atmosphäre und die Stabilität des Teams. Auch die Finanzen, Standort und Räumlichkeiten, die technische Ausstattung, die regionale Bekanntheit, der gute Ruf und das Praxis-Marketing spielen eine Rolle.

Die SWOT-Analyse eignet sich für strategische Entscheidungen und Kurskorrekturen. Grafik: Silvia – stock.adobe.com

Schwächen können ein begrenztes kollegiales Netzwerk sein, eine abgewetzte Einrichtung, ein barscher Ton im Umgang mit den Patienten und Patientinnen oder fehlende digitale Services wie etwa die Terminerinnerung per E-Mail oder SMS.

Als Chancen einer Arztpraxis listet der Schweizer Blog mpa-community.ch unter anderem „Kommunikations-Chancen nutzen (z. B. Diplome in Praxis aufhängen), zeitgemäße Auftritte in Webseite und Social Media“, das Netzwerken und die Schaffung eines guten Arbeitsklimas. Gefahren werden hier unter anderem in veralteter oder fehlender Technologie, hoher Fluktuation der Mitarbeitenden und in einer unklaren Zukunftsausrichtung gesehen.

Während Sie auflisten, was auf Ihre Praxis zutrifft, können Sie hinter jedem Punkt Schulnoten verteilen und so die Dringlichkeit des Handlungsbedarfs einstufen. Es folgen praktische Fragen: Wie kann den Schwachstellen begegnet werden? Welche Chancen wollen Sie nutzen? Eine Analyse macht Sinn, wenn darauf Taten folgen.

Ein High-Performance-Team bilden

Aus der SWOT-Analyse ergeben sich somit Pläne für Projekte. Damit diese auch umgesetzt werden, braucht es klare Ziele und Vorgaben für alle Beteiligten. Das liefern SMARTe Projekte. Ihre Ziele sind spezifisch, messbar, akzeptiert, realisierbar und terminiert. Wie wichtig der letzte Punkt ist, verdeutlicht ein Beispiel aus dem Privatleben: Es nützt wenig, sich „irgendwann“ ein Ferienhaus am Mittelmeer zu wünschen. Damit sich der Wunsch materialisiert, sollten wir festlegen, wann wir das Häuschen wollen: In einem, in drei oder in 20 Jahren? Der gesetzte Zeitrahmen sollte natürlich realistisch sein.

Zur Umsetzung größerer Projekte brauchen Sie in aller Regel Ihr Team. Damit die nötige Motivation aufgebracht wird, sollte der Nutzen des Projekts allen Beteiligten klar sein. Nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor (Frank 2010). Einfacher ist es, ein Projekt nach dem anderen anzugehen, da sonst die Gefahr groß ist, sich in Aufgaben zu verzetteln.

Als Führungsperson sind Sie gestaltend tätig. Sie stellen Ihre Expertise und halten die Fäden in der Hand. Nun gilt es festzustellen, welche Aufgaben delegiert werden können. Dabei hilft die Eisenhower-Matrix, gewissermaßen ein Triage-Instrument. Diese Matrix hilft, bei der Flut von Aufgaben das Wichtige nicht aus dem Blick zu verlieren. Die vier Felder der Eisenhower-Matrix sind schnell gezeichnet. Oben auf der Querleiste unterteilen Sie nach dringend und nicht dringend. Die senkrechte Leiste wird nach wichtig und weniger wichtig unterteilt. Nun werden anstehende Aufgaben entsprechend einsortiert. Erfordert beispielsweise ein wichtiges Patientenproblem sofortiges Handeln, ist dies selbstverständlich eine Aufgabe der höchsten Priorität (Prio A). Die Wahl eines Telemedizinanbieters ist so wichtig, dass Sie sich selbst darum kümmern möchten. Da es aber nicht dringend ist, bekommt diese Aufgabe die Prio B zugewiesen. Dringende, nicht so wichtige Aufgaben delegieren Sie an kompetente Mitarbeitende. Was weder dringend noch wichtig ist, wird gestrichen.

Gelungenes Delegieren

Es hat sich bewährt, möglichst immer wieder die gleiche Aufgabe an die gleiche Person zu delegieren, unter Berücksichtigung, dass diese Person für den Fall der Fälle eine kompetente Vertretung braucht. Um wirklich entlastet zu werden, geben Sie möglichst komplette Aufgaben ab statt nur Teilbereiche. Beim erstmaligen Delegieren macht es Sinn, sich Zeit zu nehmen und alles ganz genau zu erklären. So sparen Sie sich später ständige Rückfragen zu Kleinigkeiten. Vergewissern Sie sich, ob die Aufgabe richtig verstanden wurde und die Person der Aufgabe gewachsen ist. Um den Job richtig auszuführen, muss die Person freilich auch über die notwendigen Entscheidungsbefugnisse und Ressourcen verfügen, wie etwa ein bestimmtes Budget oder technische Hilfsmittel. Klären Sie all dies gleich zu Beginn, damit Ihre Mitarbeitende später nicht im Dunkeln tappt. Bleiben Sie miteinander in Kontakt, tauschen Sie sich immer mal wieder aus und geben Sie dieser Person die Gelegenheit, in ihre Aufgabe hineinzuwachsen. Lassen Sie sie auch die real benötigte Zeit messen, um gegebenenfalls Korrekturen und Anpassungen in Ihrer Planung vorzunehmen.

Prokrastination überwinden

Ein gut eingespieltes Arzt-MFA-Team ist ein Grundstein für eine erfolgreiche und effiziente Praxis. Freuen Sie sich gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden über besonders gute, effiziente Leistungen. Neigen einige im Team zur Prokrastination, so ist Intervention nötig. Denn Aufgaben zu verschleppen bedeutet, dass sich diese am Ende zu einem riesengroßen Berg türmen. Dann ist es wie mit übergroßen Schuldenbergen: Abtragen lassen sie sich kaum noch, höchstens noch irgendwie beherrschen. Eine solche Situation schlägt allen aufs Gemüt. Falls einzelne Mitarbeitende zum Aufschieben neigen, könnten Ängste und innere Hemmnisse wie ein niedriges Selbstbewusstsein dahinterstecken. Stellen Sie im Team klar, dass es keine dummen Fragen gibt – und dass diese bitte so lange gestellt werden, bis wirklich alle Unklarheiten beseitigt sind. Sich selbst mit den eigenen Ängsten zu konfrontieren, ist dann aber auch eine Frage der Gewohnheit – mit der Zeit wird es immer leichter.

Struktur schafft Freiräume

Erstellen Sie zudem eine Zeitverbrauchsanalyse. Welchen Anteil haben beispielsweise Lieferanten, Postboten, Laborservice und Pharmareferenten? Wie können Sie diese begrenzen? Nutzen Sie die kreativen Ressourcen Ihres Teams, um Lösungen zu finden. Auch die Patientenorientierung kann Zeit sparen, etwa indem kurze Wege für ältere, geh- und sehbehinderte Menschen geplant werden. Nicht zuletzt helfen standardisierte Abläufe, die auch durchgesetzt werden. Denn sie reduzieren die Fehlerquote. Fehler kosten Zeit.

Lassen Sie Mitarbeitende auch immer ein Kürzel hinter erledigte Aufgaben machen, sei es auf der Checkliste oder im Praxisverwaltungssystem nach einem Patientenanruf. So können Sie sie bei Schwierigkeiten direkt ansprechen.

Tatsächlich ist es so: Disziplin schafft Freiräume – für entspanntes Arbeiten, Kreativität und Innovation. Wie Sie dies im Alltag am besten nutzen, wird Thema des zweiten Teils dieser Fortbildung.

Wie Sie Zeitfresser eindämmen

Den ganzen Tag rotiert, doch nichts geschafft? Damit Ihnen die Zeit nicht durch die Finger rinnt, können Sie kleine und große Ansätze kombinieren, damit Reibung minimieren und den Erfolg in den Mittelpunkt stellen.

Der Schlüssel zu Resilienz ist ein effektives Zeitmanagement. Zeitmanagement hilft, auch in herausfordernden Phasen die Oberhand zu bewahren. Im ersten Teil dieser Fortbildung ging es darum, die Rahmenbedingungen für ein effektives und effizientes Arbeiten zu schaffen. Im Folgenden steht der Alltag im Fokus. Auch hier kommt es wesentlich auf die Führung an: auf die Führung des Teams – und seiner selbst. Schließlich laufen bei der Führungsperson alle Fäden zusammen. Die Kunst, sich dabei nicht zu verzetteln, leben Sie dem Team vor. Dazu gibt es kleine und große Ansätze. Sie alle zielen darauf ab, Zeit zu schützen. Denn Zeitmangel ist ein Stressor, der Kräfte zehrt.

Gelungene Kommunikation

Damit Sie optimal für Ihre Patientinnen und Patienten da sein können, schützen Sie Ihre Zeit vor allem, was unnötig ist. Das fängt bei kleinen Dingen an, beispielsweise bei der Leserlichkeit des Schriftbilds. Unter Zeitdruck mag es verführerisch sein, Notizen immer mehr zu einer Art Geheimstenografie verkommen zu lassen. Aber Hand aufs Herz: Nach einigen Wochen oder Monaten kann es selbst für die niederschreibende Person schwierig sein, das Geschriebene noch zu entziffern. Rückfragen sind vorprogrammiert: von Mitarbeitenden, von Apotheken, von Patientinnen und Patienten. Sauber zu schreiben darf im ganzen Team eine geschätzte Angewohnheit sein, denn es beugt Missverständnissen vor. Und das Risiko eines solchen Missverständnisses könnte sich als enormer Zeitfresser entpuppen.

Eine gelungene Kommunikation spart immer Zeit – und reicht weit über den verbalen Austausch hinaus. So kann auch ein intelligentes, nachvollziehbares Ablagesystem als wertvoller Teil der praxisinternen Kommunikation angesehen werden.

Wegweiser durch Ablage und IT

Allen Beteiligten sollte klar sein, wo relevante Informationen abgelegt werden. Ansonsten ist es wahrscheinlich, dass einige Aufgaben doppelt erledigt werden – was für eine Ressourcenverschwendung! Eine Ablagestruktur sollte sinnvoll sein und sich idealerweise physisch und elektronisch spiegeln. Physische Dokumente sollten zudem – wie Arbeitsmaterialien – an dem Ort aufbewahrt werden, wo sie gebraucht werden. Schaffen Sie kurze Wege und einen leichten Zugang. Ein zusätzliches Regal ist besser, als Akten in zweiter Reihe aufzustellen, sodass immer erst etwas beiseite geräumt werden muss.
Um zusätzlich Platz zu schaffen, sollten Ablagen, Schränke und Schubladen regelmäßig entrümpelt werden. Vielleicht möchten Sie eine solche Aufräumaktion als einen festen Monats- oder Quartalstermin einplanen? Auf diese Weise trennen Sie sich von überflüssigem Ballast, dessen Durchwühlen nur jedes Mal aufhält.

Auch die Festplatten und Desktops der Computer sollten aufgeräumt sein. Liegt wirklich alles in den richtigen Ordnern? Kennt jeder im Team die Namen der Unterordner und auf welchen Pfaden sie erreichbar sind? Gegebenenfalls macht es Sinn, von einer Mitarbeitenden kleine Wegweiser-Anleitungen anlegen zu lassen, damit sich jedes Teammitglied auch in den Tiefen der IT zurechtfindet. Ebenfalls hilfreich ist das Aufhängen einer Schnellanweisung neben elektronische Geräten, um das Vorgehen bei typischen Problemen vorzugeben. Vom Reboot bis zum Druckerstau: Mithilfe dieser Anleitung kann jedes Teammitglied selbst aktiv werden und braucht andere nicht zu involvieren.

Tagesplanung nach Leistungskurve

Ermutigen Sie Ihr Team dazu, für die eigene Zeiteinteilung einfache Tools zu benutzen wie die ALPEN-Methode: Aufgaben zusammenstellen, Länge der Tätigkeit schätzen, Pufferzeit für Unvorhergesehenes reservieren, Entscheidungen über Prioritäten treffen, Nachkontrolle und Überprüfung, ob die Ziele tatsächlich erreicht werden konnten. Noch einfacher ist eine Liste der MIT des Tages. MIT steht für „most important task“. Was soll heute auf jeden Fall erreicht werden? Dieses Tool können auch Chefs und Chefinnen beim morgendlichen Kaffee anwenden. Beachten Sie dabei Ihre persönliche Leistungskurve und legen Sie anspruchsvolle Aufgaben in die leistungsstarken Phasen Ihres Tages. Schöpfen Sie Ihre Leistungsfähigkeit maximal aus, indem Sie zu diesen Zeiten keine Telefonanrufe durchstellen lassen und das Mailprogramm ausschalten. Sensibilisieren Sie Ihr Personal für diese „stille Stunde“ des Tages, in der Sie nicht gestört werden dürfen.

Eigenverantwortung fördern

Gehen Sie achtsam mit sich um. Wer erschöpft ist, macht tendenziell mehr Fehler und neigt zu Vergesslichkeit – das kostet wiederum unnötig Zeit. Regenerieren ist mehr als ausreichend zu schlafen. Ärztinnen und Ärzte sind häufig einer Vielzahl belastender Situationen ausgesetzt. Daher muss es Zeitfenster geben für eine Balance, für das Coping und die Emotionsbewältigung (s. Hollmann, Geissler 2013). Können Sie solche Zeitfenster als festen Termin im Wochenalltag einplanen? Pausen können auch der Beziehungspflege dienen, ein Aspekt, der nicht unter die Räder geraten darf. Denn gute Beziehungen erhöhen insgesamt die Produktivität.

Konflikte hingegen belasten und lenken ab. Falls Konflikte im Team auftauchen, sollten diese sogleich angegangen werden, dem langfristigen Frieden zuliebe. Laden Sie Ihre Mitarbeitenden ein, das eigene Verhalten immer wieder selbst zu reflektieren, sich der eigenen Stärken und Schwächen bewusst zu werden und eigene Strategien zur Verbesserung zu erarbeiten. Haben alle dieselbe Wahrnehmung, was wichtig und was dringend ist? Können Kommunikationsstile aneinander angepasst werden? Nicht zuletzt ist auch das Ressourcenmanagement für Mitarbeitende eine Führungsaufgabe. Darauf zu achten, dass sie sich nicht völlig verausgaben, zahlt sich auf lange Sicht aus.

Um den täglichen Wahnsinn etwas einzugrenzen, ist es wirklich sinnvoll, standardmäßig Pufferzeiten zu planen. Zehn unverplante Minuten pro Stunde schaffen Raum, in dem beispielsweise Störungen der IT beseitigt werden können, ohne dass gleich das Gefühl einer existentiellen Bedrohung hochkocht. Fordern Sie andererseits aber auch absolute Verlässlichkeit und Pünktlichkeit ein. Lassen Sie Zuspätkommer wissen, dass kleine Verzögerungen andere massiv aufhalten. Selbst wenn es sich nur um wenige Minuten handelt, kann das Team kaum wirklich produktiv werden, während es wartet.

Die Kräfte bündeln

Belasten Fehler durch Teammitglieder häufig den Praxisalltag? Eine Herangehensweise kann sein, die Schwere des jeweiligen Fehlers mit einem Score zu erfassen (auf einer Skala von 1 bis 10, wie gut wurde das Ziel erreicht?). Aus mehreren Scores kann sowohl ein Team-Index als auch ein individueller Mitarbeiter-Index erstellt werden. In eine Teambesprechung oder ein Mitarbeitergespräch gehen Sie so mit gut unterfütterten Argumenten hinein. Im Gespräch können Sie an die höheren Werte und Ziele des gemeinsamen Arbeitens erinnern. Fördern Sie das Verantwortungsgefühl Ihrer Mitarbeitenden.

Wenn Teammitglieder langsamer arbeiten, als sie eigentlich könnten, sind sie möglicherweise abgelenkt. Vielleicht fällt es ihnen schwer, Hintergrundgeräusche auszublenden. Können sie irgendwie abgeschirmt werden? Ein anderer nicht zu unterschätzender Konzentrationsfresser ist Hunger. Schulen Sie gegebenenfalls Ihre Teammitglieder in einer blutzuckerstabilisierenden Ernährung. Freilich lässt auch übermäßiger Stress den Blutzucker Achterbahn fahren. Ein ruhiges, stetiges und verlässliches Arbeiten wirkt dem entgegen. Konzentriert arbeiten fällt zudem leichter, wenn das private Smartphone außer Reich- und Sichtweite liegt. Dies sollte eine grundlegende gute Gewohnheit während der Arbeitszeiten sein.

Das Zeit-Budget sinnvoll nutzen

Mit Tools wie der SWOT-Analyse und der Eisenhower-Matrix haben Sie Ihr inneres Navigationssystem geschärft (siehe Teil 1 dieser Fortbildung). Auf diese Weise wirken Sie kopfloser Hektik entgegen, die nur zu Zeitnot, nicht jedoch zu Erfolg und Erfüllung führt. Zeitnot ist tückisch. Sie kann dazu führen, dass man sich aufreibt, während große Gelegenheiten unbeachtet vorbeiziehen. Damit das nicht passiert, gibt es das Pareto-Prinzip. Es besagt, dass mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes 80 Prozent des Ergebnisses erzielt werden können. Entdeckt wurde es vom italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto. Es geht darum, die richtige Stelle zu identifizieren, an der Sie ansetzen wollen. Die Entscheidung, mit wie viel Energie und zu welchem Perfektionsgrad eine Aufgabe erfüllt wird, sollte sich am Ergebnisertrag orientieren. Ist der Ertrag hoch, wird diese Aufgabe mit besonderer Hingabe erfüllt. Rationalisieren Sie dagegen Tätigkeiten, die auch einfacher und standardisiert erfüllt werden können.

Grafik: hvostik16 – stock.adobe.com

Qualität in den Mittelpunkt stellen

Auch Elon Musk, Mitgründer des Bezahldienstes PayPal, des Elektroautoherstellers Tesla und des Raumfahrtunternehmens SpaceX, wendet das Pareto-Prinzip an. Er bringt es so auf den Punkt: „Verschwenden Sie keine Zeit mit Sachen, die die Dinge nicht wirklich besser machen.“ Nehmen Sie sich hingegen Zeit für Sachen, die die Dinge besser machen. Dazu gehört, Fachliteratur zu lesen und sich kollegial auszutauschen. Viele kleine Ansätze akkumulieren zu einem großen Effekt. Die Energie im Team steigt, der Blick fürs Wesentliche wird geschärft. Sie nutzen Ihre Ressourcen effektiv, für das Wohl Ihrer Patienten.

Deborah Weinbuch

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Die Fortbildung „Zeitmanagement – effiziente Struktur schafft Zeit für Patienten“ ist mit zwei CME-Punkten zertifiziert. Um die CME Punkte zu erhalten, müssen Sie noch den entsprechenden Wissenstest auf der Online-Fortbildungsplattform MedLearning absolvieren. https://cme.medlearning.de/aw/zeitmanagement/index.htm