Die Kunst, als Praxischef im richtigen Moment „Nein“ zu sagen
Ina ReinschNein sagen zu können, gehört zu den erforderlichen Kompetenzen von Führungskräften. Dennoch fällt es Praxisinhaberinnen und -inhabern gegenüber den Anliegen ihres Teams mitunter schwer. Worin die Gründe liegen, warum ein vorschnelles Ja mehr schadet als nutzt und wie Sie es schaffen, besser Nein zu sagen.
Niedergelassene Ärztinnen und Ärzte haben einen dienenden Beruf. Sie betreuen ihre Patienten oft mit Hingabe, erledigen Patiententelefonate noch spätabends oder lesen sich am Wochenende in neue Anforderungen an die IT ein. Sie betreiben ihre Profession mit einem hohen persönlichen Engagement. Auch früher im Krankenhaus war das so: Die Hierarchien waren ausgeprägt, dem Chef hat man eher nicht widersprochen, Extraschichten hat man ohne Murren übernommen, schließlich wollte man vorankommen.
Diese erlernten Verhaltensweisen fallen vielen Ärztinnen und Ärztin als Praxisinhaber nun auf die Füße. Denn wer immer nur ackert und Ja sagt, geht über seine eigenen Grenzen und lässt keine klaren Linien erkennen. Als Führungskraft in der eigenen Praxis sind andere Verhaltensweisen gefragt. Nein zu sagen gehört dazu – zum Urlaubsantrag einer Mitarbeiterin, der in eine personelle Engpass-Situation fällt, ebenso wie zu organisatorischen Veränderungen in der Praxis, die nicht gut sind. Doch ein Nein fällt vielen Chefinnen und Chefs schwer. Dabei ist ein klares Nein für das Team oft besser als ein Ja, von dem man nicht überzeugt ist. Führen heißt auch, Nein sagen zu können.
Warum fällt uns das Neinsagen so schwer?
Menschen möchten von anderen gemocht werden – auch Chefs bilden da keine Ausnahme. Die unterschwellige Angst vor Ablehnung ist einer der Gründe, warum sich viele mit dem Neinsagen grundsätzlich schwertun. Bei Ärztinnen und Ärzten kommen erlernte Verhaltensweisen hinzu. Die Hierarchien in der Ausbildung waren ausgeprägt, Neinsagen nicht vorgesehen. Wer sich geweigert hat, eckte an und kam im System nicht voran.
Hinzu kommt, dass Ärztinnen und Ärzte seit ihrem Studium gelernt haben, ein unglaublich großes Arbeitspensum zu bewältigen. Wie viel sie leisten, fällt ihnen oft gar nicht mehr auf. Auch der eigene Anspruch spielt eine Rolle: Wer noch fünf Zusatzaufgaben wuppt, fühlt sich zunächst toll und leistungsfähig und hat das Gefühl, alles im Griff zu haben – bis es oft nicht mehr geht. Auch die Rolle als Chef oder Chefin spielt mit hinein: Für das Team und die Anliegen jedes Einzelnen da zu sein, die Praxis zusammenzuhalten und für eine gute Arbeitsatmosphäre zu sorgen, haben sich viele Praxisinhaber auf die Fahne geschrieben.
Was sind die Konsequenzen eines vorschnellen Ja?
Sich die Hintergründe des Nicht-Neinsagen-Könnens bewusst zu machen, ist wichtig. Denn diese Denkmuster sind gefährlich. Wer als Chef oder Chefin nicht Nein sagen kann, lädt sich und dem Team immer mehr auf und gefährdet letztlich die Leistungsfähigkeit und den Erfolg des Teams:
Zu häufiges Jasagen kann in die Überforderung und Überlastung führen.
Die Qualität der Arbeit leidet.
Es fehlt an Klarheit und Führungsstruktur.
Das eigene Standing als Führungskraft leidet.
Warum ist das Neinsagen für Praxischefs so wichtig?
Wer als Chef auch Nein sagen kann, führt. Er zeigt, dass er Prioritäten setzen kann, das Große und Ganze im Blick behält und zum Wohl der ganzen Praxis auch scheinbar unangenehme Entscheidungen treffen kann. Ein klares Nein an der richtigen Stelle schützt vor Überlastung – der eigenen und des Teams. Es zeigt zudem, dass ein Nein akzeptiert wird – auch Mitarbeitende trauen sich dann, Nein zu sagen, etwa zu unsinnigen Patientenanliegen.
Ein gut begründetes Nein gegenüber Mitarbeitenden stellt ein Zeichen von Wertschätzung dar. Können Praxisinhaber auch noch erklären, warum sie Nein sagen, zeigt das, dass sie die Fragestellung durchdacht haben und die Folgen abschätzen können. Ein Nein bedeutet zugleich ein Ja zu den wirklich wichtigen Aufgaben in der Praxis. Übrigens: Ein Nein zu alten Denk- und Verhaltensweisen kann auch ein Ja zu Veränderungen und neuen Wegen bedeuten.
Wie sage ich am besten Nein?
Bevor Praxisinhaber zu Anliegen aus dem Team Nein sagen, sollten sie genau hinhören und nachfragen. Was sind die Hintergründe der Frage? Was soll erreicht werden? Wie soll es umgesetzt werden? Welche Folgen hat es für den Mitarbeitenden, das Team, die Praxisorganisation, die Patienten? Nur wer alles verstanden hat, kann alle Aspekte in seine Entscheidung einbeziehen und ein durchdachtes und begründetes Nein aussprechen.
Wem ein Nein schwerfällt, der kann zunächst um Bedenkzeit bitten
Wer sich mit dem Neinsagen generell schwertut, kann das Anliegen zunächst mitnehmen und die Rückmeldung geben, dass er die Sache überdenken und später eine Entscheidung treffen wird. Das verschafft Zeit zum Überlegen. Wichtig ist, nicht vorschnell Ja zu sagen, nur um die Sache vom Tisch zu haben oder um einem Konflikt aus dem Weg zu gehen.
Ein Nein, etwa zu einem Anliegen einer MFA, sollte immer wertschätzend ausgesprochen und begründet werden. Wer sachlich argumentiert, schafft es, dass die andere Seite das Nein akzeptieren kann und im besten Fall sogar Verständnis für die Entscheidung hat. Ein Nein sollte deshalb niemals rigoros ausgesprochen werden.
In die Begründung der Entscheidung können folgende Aspekte mit einfließen:
Welche dringlicheren Aufgaben würden bei einem Ja vernachlässigt werden?
Wie würde sich ein Ja auswirken? Würde es Zusatzbelastungen für das Team oder den Arzt selbst bedeuten?
Die Begründung sollte ehrlich und sachorientiert sein. Ausreden oder Scheinargumente werden oft durchschaut und kommen schlechter an als eine klare, ehrliche Begründung. Vielleicht gibt es nach einem Nein zur ursprünglichen Frage aber auch Alternativen, die sich anbieten und schließlich zu einer Lösung führen, mit der auch der Fragesteller gut umgehen kann. Ausufernde Entschuldigungen nach einem Nein sind übrigens meist kontraproduktiv. Wer sich mit großen Worten für seine Entscheidung entschuldigt, signalisiert, dass er sich schuldig fühlt. Dazu besteht meist kein Anlass.
So sagen Sie kompetent Nein
Nein sagen ist eine Schlüsselkompetenz. Mit diesen fünf Schritten schaffen Sie es, ein Nein auszusprechen.
Fragen Sie konkret nach, worum es bei einer Bitte oder einem Anliegen aus dem Praxisteam geht, wen es betrifft und was es für Auswirkungen hätte. Erst wenn Sie alle Aspekte kennen, können Sie eine Entscheidung treffen.
Sie müssen nicht sofort antworten. Sagen Sie vor allem nicht vorschnell Ja. Wenn Sie noch unsicher sind, nehmen Sie die Frage mit und geben die Rückmeldung, dass Sie später Bescheid geben.
Sprechen Sie ein Nein wertschätzend aus.
Begründen Sie Ihr Nein sachlich, indem Sie die Folgen aufzeigen. Bringen Sie keine Scheinargumente an.
Entschuldigen Sie sich als Chef nicht ausufernd für Ihr Nein.