Wie eine Assistenz des Praxisinhabers Ihnen mehr Zeit verschafft
Wolfgang ApelWünschen Sie sich mehr Zeit für sich und Ihre Familie? Im stressigen Alltag ist das für viele Praxisinhaber komplizierter, als es eigentlich sein sollte. Bürokratie, Personalsuche und Teamführung fressen einen ja förmlich auf! Wie Sie Stress im Praxisalltag reduzieren und mehr Zeit für sich gewinnen, verrät Ihnen Praxisberater Wolfgang Apel* in diesem Fachbeitrag.
Die Stunden sind jeden Tag begrenzt. Woher sollen Sie als beschäftigter Praxisinhaber da noch die Zeit für Familie, Freunde und Hobbys nehmen? Die Lösung ist ganz einfach: Stellen Sie sich einen Praxismanager/eine Praxismanagerin, oder genauer gesagt eine „Assistenz des Praxisinhabers“, als qualifizierte und vertrauensvolle Kraft an Ihre Seite.
Was genau ist eine Assistenz des Praxisinhabers?
Eine Assistenz des Praxisinhabers ist nicht mit einer klassischen Erstkraft oder einer langjährigen MFA zu verwechseln. Sie stellt stattdessen eine Vertrauensperson für Sie dar und nimmt Ihnen Aufgaben ab, für die Ihre MFAs oder andere Mitarbeiter nicht infrage kommen. Dabei sollte eine Assistenz des Praxisinhabers neben einer medizinischen Ausbildung auch ein Studium, vorzugsweise Gesundheitsmanagement, Gesundheitsökonomie oder Medial Process Management, vorweisen. Wichtig ist, dass der Studiengang sowohl den Bereich Medizin als auch Betriebswirtschaft abdeckt.
6 Aufgaben einer Assistenz des Praxisinhabers
Es gibt zahlreiche Einsatzmöglichkeiten für Ihre Assistenz. Sechs potenzielle Bereiche möchte ich Ihnen im Folgenden vorstellen:
1. Wirtschaftliche Führung
Übernimmt eine Assistenz des Praxisinhabers die wirtschaftliche Führung Ihrer Praxis, hat sie alle relevanten Kennzahlen im Blick. Hierzu gehören beispielsweise die Entwicklung der Neu-Patienten, Selbstzahlerleistungen und Umsätze der Praxis. Sie optimiert Abläufe und achtet darauf, dass Ihre Praxis so effizient wie möglich läuft.
2. Verwaltungsaufgaben
Eine Assistenz des Praxisinhabers ist eine Vertrauensperson und kann auch mit Aufgaben betraut werden, die Sie an andere Mitarbeiter nicht abgeben wollen. Hierzu gehört es beispielsweise, die Unterlagen für die Steuer vorzubereiten oder anderen (vertraulichen) Papierkram zu erledigen, der sonst auf Ihrem Schreibtisch landen würde.
3. Mitarbeitergewinnung
Wie viel Zeit verbringen Sie mit der Suche nach neuen Mitarbeitern? Und wie angenehm wäre es, diesen Prozess an Ihre Assistenz abzugeben? Eine kompetente Assistenz des Praxisinhabers übernimmt die gesamte Bewerberakquise. Die Entscheidung für oder gegen einen Bewerber treffen natürlich weiterhin Sie.
4. Mitarbeiterführung
Als Bindeglied zwischen Ihnen und Ihrem Team sorgt Ihre Assistenz dafür, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren und Ihre Mitarbeiter sich in Ihrer Praxis wohlfühlen. Sie organisiert die Team-Meetings, führt (nach Wunsch mit Ihnen zusammen) Mitarbeitergespräche und verantwortet die Mitarbeiterplanung. Als Feel-Good-Managerin ist sie nicht nur die ideale Ansprechperson im Alltag, sondern plant auch regelmäßige Team-Events.
5. Mitarbeiterbefähigung
Weiterhin sorgt eine Assistenz des Praxisinhabers dafür, dass alle Mitarbeiter ihren Job einwandfrei ausführen können. Beispielsweise achtet sie darauf, dass alle mit den technischen Anwendungen in der Praxis umgehen können und regelmäßig an Schulungen und Weiterbildungen teilnehmen.
6. Außenkommunikation und Außendarstellung
Zuletzt trägt eine Assistenz des Praxisinhabers die Verantwortung für die Inhalte Ihrer Website und kümmert sich um die Social-Media-Kanäle. Dazu gehört es beispielsweise, über Urlaube und geänderte Öffnungszeiten zu informieren, regelmäßige Updates zu teilen und die Teamseite aktuell zu halten.
Kosten für eine Assistenz des Praxisinhabers
Vielleicht fragen Sie sich bereits: Was kostet so eine Assistenz, die mir all diese Aufgaben abnehmen kann? Das ist ehrlich gesagt nicht günstig. Im Detail kommt es auf Ihre Praxisgröße und die Region an, doch circa 60.000 Euro sollten Sie in jedem Fall einplanen.
Mein Rat: Bieten Sie ein leistungsbasiertes Gehalt bestehend aus fixen und variablen Bausteinen und knüpfen Sie die Boni an Bedingungen, die zum wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Praxis beitragen. So finanziert eine gute Assistenz des Praxisinhabers sich von selbst: Sie schenkt Ihnen nicht nur endlich wieder mehr Zeit für sich, sondern steigert auch kontinuierlich den Umsatz und Gewinn Ihrer Praxis.
*Über den Autor: Wolfgang Apel ist Betriebswirt und seit 17 Jahren als Praxisberater tätig. Er veröffentlicht regelmäßig den Podcast „Unternehmen Arztpraxis“. Gemeinsam mit dem Team der MediKom Consulting GmbH unterstützt er Arztpraxen aller Fachrichtungen.