Schluss mit der Aufschieberitis in der Arztpraxis: Die besten Tipps für MFA
Rubina OrdemannEigentlich müsste man dringend die Quartalsabrechnung machen und einen Patienten zurückrufen. Doch dann ist plötzliche etwas Unwichtiges wichtiger: die Kaffeemaschine zu putzen oder den Papierkorb zu leeren etwa. Was steckt hinter diesem Verschieben unliebsamer Aufgaben auf später? Und wie schafft man es endlich, die Aufgaben nach Priorität zu erledigen?
Wenn man etwas nicht machen möchte, ist man versucht, alles andere vorzuschieben – bis es nicht mehr geht. Nicht am Ball bleiben zu können, wirkt zunächst wie eine menschliche Schwäche. Doch „Prokrastination“ – wie man das extreme Aufschieben in die Zukunft nennt – ist echter Sand im Getriebe und wird deshalb heute sogar als „Arbeitsstörung“ bezeichnet. Gründe sind selten Faulheit oder mangelnde Disziplin. Vielmehr handelt es sich um eine emotionale Reaktion auf Aufgaben, die uns im ersten Moment überwältigen, langweilen oder unter Druck setzen. Besonders wenn man viele Aufgaben erledigen muss, ist die Versuchung groß, die „unangenehmen Brocken“ ans Ende des Tages oder gar auf den nächsten Tag zu schieben. Bis dahin läuft die unerledigte Aufgabe als unsichtbares Gewicht in unserem Hinterkopf mit. Auch der Stress steigt und man hat nichts gewonnen.
Emotionale Lähmung verhindert zeitnahes Abarbeiten
Um zu verstehen, warum wir manchmal wie gelähmt vor einer Aufgabe sitzen, hilft ein Blick in unseren Kopf. Hier findet ein ständiger Kampf zwischen dem limbischen System und dem präfrontalen Kortex statt. Das limbische System ist einer der ältesten Teile unseres Gehirns. Es ist für unsere Emotionen und den Überlebensinstinkt zuständig und sucht immer nach dem schnellsten Weg zu Freude und Belohnung. Der präfrontale Kortex hingegen ist der „logische Chef“. Er plant, setzt Ziele und versteht, dass die Abrechnung heute gemacht werden muss, damit es morgen keinen Ärger gibt.
Wenn eine Aufgabe jedoch Angst auslöst – etwa weil sie kompliziert ist oder wir Angst vor Fehlern haben –, übernimmt das limbische System das Steuer. Es will uns vor unangenehmen Gefühlen schützen und schlägt stattdessen eine Tätigkeit vor, die sofortige Befriedigung verschafft. Das kann das private Handy sein, das man schnell mal checkt oder eine einfache Arbeit in der Praxis. In diesem Moment gewinnt das „Jetzt-Ich“ über das „Zukunfts-Ich“.
Psychologische Soforthilfe
Visualisierung: Stellen Sie sich nicht den mühsamen Weg vor, sondern das erleichternde Gefühl, wenn die Aufgabe erledigt ist. Wie stolz werden Sie beim Feierabend-Kaffee sein?
Selbstmitgefühl: Verzeihen Sie sich das Aufschieben von gestern. Wer sich selbst vergibt, startet motivierter in den neuen Tag.
Die 5-Minuten-Zusage: Sag Sie sich „Ich mache das für fixe 5 Minuten. Wenn ich dann aufhören will, mache ich das.“ Meistens bleiben Sie danach ganz von allein dran.
Perfektionistisch oder entscheidungsmüde?
Manchmal steckt aber auch Perfektionismus dahinter, zum Beispiel der Anspruch, das Qualitätsmanagement oder die Dienstplanung absolut fehlerfrei und in einem Rutsch zu erledigen. Da dieser Wusnch fast unmöglich zu erfüllen ist, schiebt das Unterbewusstsein den Starttermin immer weiter nach hinten. Man nennt das auch das „Alles-oder-nichts-Prinzip“: Man wartet auf den perfekten Moment, in dem man endlich Ruhe hat und sich „bereit“ fühlt. Doch in einer gut besuchten Arztpraxis kommt dieser Moment selten.
Ein weiterer Grund kann eine Entscheidungsmüdigkeit sein. Man trifft den ganzen Tag Hunderte von kleinen Entscheidungen. Am Nachmittag ist dann der mentale Akku oft so leer, dass die Entscheidung, wie man eine komplexe Aufgabe angeht, schlichtweg zu viel ist. Das Aufschieben ist dann eine Form der mentalen Kapitulation.
Wenn man das erkennt, sollte man sich mit Mitgefühl begegnen, statt sich selbst dafür zu verurteilen. Diese positive Selbstzuwendung ist psychologisch gesehen der stärkste Motor, um wieder in die Gänge zu kommen. Wer sich für das Aufschieben selbst beschimpft, erzeugt neuen negativen Stress, der wiederum zu noch mehr Prokrastination führt.
Strategien für einen klaren Fokus
Beginnen: Um diesen Kreislauf zu durchbrechen, hilft die Erkenntnis, dass der Anfang oft die höchste Hürde darstellt. Denn wenn die ersten fünf Minuten einer Aufgabe bewältigt sind, sinkt der mentale Widerstand drastisch.
Häppchen: Das Gehirn merkt: „Hey, das ist ja gar nicht so schlimm wie befürchtet!“ In der Arztpraxis kann man sich das zunutze machen, indem man komplexe Projekte in winzige Teilschritte zerlegt. Statt sich vorzunehmen, die gesamte Quartalsabrechnung vorzubereiten, startet man lediglich damit, die ersten fünf Akten auf den Tisch zu legen. Das Gehirn akzeptiert diese kleine Hürde viel leichter, und schon ist man mitten im Arbeitsfluss.
Klarheit: Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Gestaltung des Arbeitsplatzes. Ein aufgeräumter Schreibtisch reduziert die visuellen Reize, die zum Abschweifen einladen könnten. Wenn man sich auf eine wichtige Aufgabe konzentrieren möchte, sollte man sein Team aktiv darüber, informieren dass man für die nächsten 25 Minuten nur in dringenden Notfällen unterbrochen werden möchte. Klare Kommunikation ist hier ein effektives Schutzschild.
Pomodoro-Technik: Taktgeber für mehr Leichtigkeit
Eine besonders effektive Methode, um den Fokus zu halten und gleichzeitig die Energie über den Tag zu verteilen, ist die Pomodoro-Technik. Sie eignet sich hervorragend für administrative Aufgaben im Backoffice. Das Prinzip ist simpel: Man arbeitet für exakt 25 Minuten hochkonzentriert an einer einzigen Aufgabe und gönnt sich danach eine kurze Pause von fünf Minuten.
Dieser feste Zeitrahmen nimmt der Aufgabe den Schrecken der Endlosigkeit. Und nach weniger als einer halben Stunde wartet eine Belohnung in Form einer Pause. Das beruhigt das limbische System, da das Ende der „Anstrengung“ absehbar ist.
Nach vier dieser Zyklen folgt eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Diese Struktur hilft nicht nur dabei dranzubleiben, sondern schützt auch vor mentaler Erschöpfung. In den kurzen Pausen sollte man bewusst aufstehen, sich dehnen oder kurz das Fenster öffnen, um frischen Sauerstoff zu tanken. So startet man mit neuer Kraft in das nächste Zeitfenster.
Hallo, neue Leichtigkeit!
Wer beginnt, seine Aufgaben aktiv und strukturiert anzugehen, wird schnell merken, wie das Stresslevel sinkt. Man gewinnt die Kontrolle über seinen Arbeitstag zurück und geht mit dem guten Gefühl nach Hause, die wichtigen Dinge wirklich erledigt zu haben. Das wirkt sich nicht nur positiv auf das eigene Wohlbefinden aus, sondern entlastet auch die Kolleg:innen und die gesamte Praxisorganisation. Mit dem richtigen Zeitmanagement und „Werkzeug“ verlieren selbst die unliebsamsten Aufgaben ihren Schrecken. Schließlich hat man alle Fäden selbst in der Hand!
Gehen im eigenen Tempo
Natürlich gibt es keine alleinige Lösung für alle Menschen. Auch ist es schwer, alte Gewohnheiten abzulegen. Doch jeder Schritt, den man heute tut, um Aufgaben aktiv anzugehen, ist ein Sieg über diese alten Gewohnheiten. Je öfter man siegt, desto leichter fallen die Aufgaben künftig. Dabei darf und sollte jeder sein eigenes Tempo gehen. Wichtig ist, dass man Kompetenz und die Energie mitbringt, den Praxisalltag so zu gestalten, dass er einen erfüllt und nicht erschöpft.
Zum Abschluss noch ein Zitat von Mark Twain, das den Kern der Sache wunderbar trifft:
Das Geheimnis des Vorwärtskommens besteht darin, den ersten Schritt zu tun. Das Geheimnis des ersten Schrittes besteht darin, deine komplexen, überwältigenden Aufgaben in kleine, handliche Aufgaben zu zerlegen und dann mit der ersten zu beginnen.
Rubina Ordemann
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