Praxistipps für MFA: Leistungen geschickter abrechnen
Bianka EdlerBei den Abrechnungen nach EBM und GOÄ steckt der Teufel oft im Detail und birgt für MFA, die sich um die Abrechnung der Praxis kümmern, einige Fallen. Praxisexpertin Bianka Edler gibt Tipps, wie man die entsprechenden Prozesse optimieren und sein Wissen erweitern kann.
Entbudgetierung bedeutet nicht, dass Dokumentation weniger streng oder wichtig geworden ist – im Gegenteil. Wenn mehr Leistungen ohne Budgetbegrenzung vergütet werden, steigt die Relevanz einer prüfsicheren, plausiblen und vollständigen Dokumentation.
Grundsätze, die Sie im Blick behalten sollten:
Plausibilität im Verlauf: Aus Karteikarte/Verlauf muss erkennbar sein, was gemacht wurde, wann und warum.
Diagnosebezug: Diagnosen müssen zum Leistungsbild passen und aktuell geführt sein, sonst wird es bei Pauschalen und Verlaufslogik schnell angreifbar.
Delegationsklarheit: Wenn Sie als MFA Leistungen durchführen (z. B. EKG, Blutabnahmen, Verbände), hilft eine klare Dokumentationslogik (z. B. Kürzel, ärztliche Anordnung/Standardprozess).
Praxisbeispiel (Hausbesuch/Heim): „Heimbesuch, Zimmer 12 und 13, Patientin X – Dekompensation Herzinsuffizienz; Patient Y – Wundkontrolle Unterschenkel.“ Diese kurze, sachliche Dokumentation macht später nachvollziehbar, warum mehrere Patienten im gleichen Setting versorgt wurden und stützt die Abrechnung.
Quartalsabrechnung – die häufigsten Fehlerquellen
Auch bei der Quartalsabrechnung in 2026 (und besonders vor Abgabe) wiederholen sich erfahrungsgemäß bestimmte Muster. Die meisten Probleme entstehen nicht durch „falsches Abrechnen“, sondern durch unvollständige Erfassung, formale Schein-/Stammdatenfehler oder nicht beachtete Abrechnungsbedingungen.
„Unsichtbare“ Honorarverluste durch fehlende Leistungen
Typisch sind:
Hausbesuche, die nicht erfasst wurden (spontan, „nur kurz“, nach Feierabend).
Chroniker-/Zusatzlogiken, die im Alltag nicht konsequent geprüft werden.
TI-/ePA-Leistungen, die durchgeführt, aber nicht als abrechnungsrelevanter Vorgang dokumentiert wurden.
Praktischer Tipp: Führen Sie vor Quartalsabgabe einen kurzen Abgleich durch: Hausbesuchs-Liste, Chroniker-Liste, ePA-Vorgänge (sofern im System auswertbar) gegen die Abrechnungsliste. Die 15 Minuten lohnen sich oft mehrfach.
Formale Fehler: Scheinanlage und Versichertendaten
Auch in diesem Jahr bleiben formale Themen ein Klassiker: nicht korrekt angelegte Scheine, unklare Versicherungszuordnung, fehlerhafte Datenübernahmen. Diese Themen erzeugen Rückfragen und binden Zeit, obwohl sie vermeidbar sind.
Eine kurze interne Checkliste zum Quartalsstart hilft:
Versicherungsstatus prüfen
Kassenwechsel erfassen
Sonderfälle (z. B. Selektivverträge/Programme) sauber hinterlegen
Begrenzungen und Plausibilitäten: Warnhinweise ernst nehmen
Entbudgetierung ändert nichts daran, dass einzelne GOP weiterhin an Bedingungen geknüpft sind. Wenn die Praxissoftware Plausibilitätswarnungen ausgibt, sollten diese nicht routinemäßig weggeklickt werden. Gerade im entbudgetierten Umfeld ist eine saubere Plausibilität ein Schlüssel, um Rückfragen zu vermeiden.
Sorgfältiger Rechnungsversand, Rückfragen richtig parieren
In vielen Praxen haben sich MFA oder Praxisberater als letzte Kontrollinstanz vor dem Rechnungsversand etabliert. Diese Rolle gewinnt weiter an Bedeutung. Eine strukturierte Vorprüfung hilft Ihnen, typische Fehler frühzeitig zu erkennen. Dazu gehört die Kontrolle, ob alle erbrachten Leistungen erfasst sind – auch kleinere Ziffern wie GOÄ 1, 2, 5, 7 oder 8. Ebenso wichtig ist der Blick auf die Kombination der Ziffern: Passen die Leistungen zueinander oder liegt ein Verstoß gegen Ausschlüsse vor?
Bei Steigerungen sollten Sie prüfen, ob für jede Position oberhalb des Schwellenwerts eine individuelle, nachvollziehbare Begründung vorliegt – ohne leere Floskeln. Und zur Sicherung der Dokumentationsqualität sollten Sie darauf achten, dass Arztvermerke vollständig sind und relevante Angaben zu Zeitaufwand, Besonderheiten oder Komplexität enthalten. Kurze interne Standards haben sich hier bewährt, etwa die klare Regel: „Ohne Begründungsstichwort kein Faktor über 2,3.“ Solche Vereinbarungen schaffen Sicherheit für alle Beteiligten.
Kommunikation mit Patient:innen und PKV
MFA sind häufig die ersten Ansprechpartner:innen bei Rückfragen zu Rechnungen. Eine strukturierte Dokumentation versetzt Sie in die Lage, ruhig und sachlich zu erklären, warum eine Leistung gesteigert oder analog abgerechnet wurde. Das stärkt das Vertrauen der Patient:innen und entlastet den Arzt/die Ärztin. Ergänzend kann die Nutzung von PKV-Prüftools oder internen Checkmechanismen sinnvoll sein, um Rechnungen vor dem Versand nochmals zu überprüfen – insbesondere bei höherem Rechnungsvolumen oder neuen Leistungsangeboten.
Best Practices aus dem Praxisalltag
Ein Standard-Check-up mit aufwendiger Beratung zeigt, wie wichtig das Zusammenspiel ist: Wird das Gespräch inhaltlich und zeitlich dokumentiert, lassen sich Beratung, Untersuchung und gegebenenfalls eine Steigerung sauber begründen. Bei aufwendigen Wundversorgungen mit mehreren Terminen zahlt sich konsequentes Erfassen aller Einzelschritte aus. So werden weder Leistungen vergessen noch unzulässige Doppelansätze gesetzt. Neue Leistungen, etwa moderne Verfahren ohne eigene GOÄ-Ziffer, erfordern besondere Sorgfalt: Wenn Sie die medizinische Beschreibung und die gewählte Vergleichsziffer nachvollziehbar vorbereiten, kann die PKV die Analogbewertung deutlich leichter prüfen.
Fazit: Abrechnungsgüte ist kein Zufallsprodukt, sondern das Ergebnis klarer Strukturen und guter Teamarbeit. Sie als MFA haben dabei einen zentralen Hebel in der Hand: durch saubere Dokumentation, strukturierte Vorprüfung, klare Begründungstexte und einheitliche interne Standards. In einem Umfeld mit steigenden PKV-Prüfungen und wachsendem Kostendruck sichern diese Maßnahmen nicht nur die Qualität der Privatabrechnung, sondern auch die Wirtschaftlichkeit der Praxis.
Konkrete Sofortmaßnahmen
Diese drei Dinge können Sie sofort umsetzen:
Mini-Teambriefing (15 Minuten) zur Entbudgetierung und Hausbesuchslogik: Wer erfasst was? Wann wird dokumentiert? Wo werden Leistungen „vergessen“?
Spickzettel für typische Fälle: Akutpatienten, Chroniker, Heimbewohner, ePA-Vorgänge - jeweils mit den internen Dokumentationsmustern (nicht als Ersatz für Regeln, sondern als Alltagshilfe).
Quartalsend-Check als Routine: Drei Listen ziehen (Besuche, Chroniker, ePA-Vorgänge/sonstige Sonderleistungen) und mit der Abrechnung abgleichen.
GOÄ-Faktorsteigerung strategisch nutzen
Im Praxisalltag stellt die GOÄ-Faktorsteigerung ein zentrales Instrument dar, um den tatsächlichen Aufwand medizinischer Leistungen angemessen abzubilden. Während der Schwellenwert ( z.B. bei ärztlichen Leistungen 2,3-fach) eine „durchschnittliche“ Leistung widerspiegelt, zeigt die Realität in vielen Praxen ein deutlich differenzierteres Bild. Genau hier setzt die Möglichkeit der Faktorsteigerung an: Sie erlaubt es, individuelle Besonderheiten der Behandlung sachgerecht und wirtschaftlich abzubilden.
Aus unserer Erfahrung in der Praxisberatung wird dieses Potenzial jedoch häufig nicht ausgeschöpft, entweder aus Unsicherheit oder aus Sorge vor Rückfragen. Dabei ist die GOÄ hier eindeutig: Eine Überschreitung des Schwellenwertes ist zulässig, wenn die Leistung überdurchschnittlich schwierig, zeitaufwendig oder durch besondere Umstände geprägt ist. Entscheidend ist eine nachvollziehbare und präzise Begründung.
Typische Anlässe für eine Faktorsteigerung sind vor allem:
Ein erhöhter Zeitaufwand, bspw. bei komplexen Beratungsgesprächen, multimorbiden Patient:innen oder ausführlicher Aufklärung
Eine erhöhte Schwierigkeit der Leistung, etwa bei unklaren Krankheitsbildern, erschwerter Diagnostik oder komplexen therapeutischen Entscheidungen
Sprachliche Barrieren oder eingeschränkte Compliance
Besondere Umstände bei der Durchführung, etwa eine unruhige Untersuchungssituation, eingeschränkte Mobilität der Patient:innen oder organisatorisch aufwendige Abläufe gehören auch dazu.
Wichtig: Die Begründung muss individuell, konkret und patientenbezogen formuliert sein. Zusätze wie „erhöhter Aufwand“ sind nicht ausreichend. Stattdessen empfehlen wir differenzierte Angaben wie „deutlich erhöhter Zeitaufwand aufgrund komplexer Multimorbidität“ oder „erschwerte Durchführung der Untersuchung bei eingeschränkter Mobilität des Patienten“. Ebenfalls wichtig: die Faktorsteigerung nicht als Ausnahme oder „Trick“ verstehen, sondern als legitimer Bestandteil einer korrekten GOÄ-Abrechnung.
Wer strukturiert vorgeht, das Team einbindet und klare Begründungsstandards definiert, kann die Abrechnung nicht nur rechtssicher, sondern auch wirtschaftlich deutlich verbessern. Stellt Sie sich im Team die Frage: Nutzen Sie die GOÄ-Faktorsteigerung bereits strategisch genug?