Bewerbungen in der Arztpraxis: Unterlagen aufheben oder entsorgen?

Die neue MFA ist längst eingearbeitet, da stolpern Ärztinnen und Ärzte wieder über den Stapel Bewerbungsunterlagen oder den Ordner „Bewerbungen“ in ihrem E-Mail-Postfach. Hätte das nicht schon längst entsorgt werden müssen? Eine zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung ist nicht zulässig. Denn nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, sobald sie den Zweck ihrer Speicherung erfüllt haben. Hat der Wunschkandidat den Arbeitsvertrag unterschrieben oder findet sich kein geeigneter Bewerber, dann fällt der Zweck „Stellenbesetzung“ weg, womit auch die Daten zu löschen sind. Sofort?

Nicht unbedingt. Denn der Arbeitgeber kann ein berechtigtes Interesse daran haben, die Unterlagen noch eine Zeit lang aufzubewahren. So gibt es immer wieder Bewerber, die Arbeitgeber wegen Verstoßes gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verklagen. Hat der Praxischef nach einer Absage alle Unterlagen des Bewerbers vernichtet, könnte er sich in einem möglichen Prozess nicht mehr verteidigen.

Auf die Fristen achten

Ein abgelehnter Bewerber muss aber eine Diskriminierung im Bewerbungsverfahren innerhalb von zwei Monaten nach der Ablehnung schriftlich geltend machen. Eine daran anschließende Klage muss innerhalb von drei Monaten, nachdem der Anspruch schriftlich geltend gemacht worden ist, erhoben werden. Berücksichtigt man noch eventuelle Verzögerungen, ist eine Aufbewahrungsfrist von längstens sechs Monaten angebracht. Möchte ein Arzt personenbezogene Daten länger speichern, um eine tolle Kandidatin später noch einmal kontaktieren zu können, muss er sich deren Einwilligung geben lassen. Dies sollte aus Nachweisgründen immer schriftlich erfolgen. Gibt es allerdings keinen Grund, die Unterlagen länger aufzuheben, müssen Ärzte die Zeugnisse, das Anschreiben und den Lebenslauf aus dem E-Mail-Postfach löschen oder die Papierunterlagen datenschutzkonform im Aktenvernichter entsorgen.

Mit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben sich die Anforderungen noch verschärft. Bewerber sollten grundsätzlich die Möglichkeit erhalten, ihre per E-Mail eingereichten Bewerbungsunterlagen verschlüsselt zu versenden. Bewerber müssen zudem bei Eingang der Unterlagen über die Art der Datenerhebung informiert werden. Das beinhaltet unter anderem Angaben zum Verarbeitungszweck sowie zur Dauer der Aufbewahrung. Das kann mit Hilfe einer Eingangsbestätigung geschehen. Art. 13 DSGVO listet die Informationen auf, die darin enthalten sein müssen.