Aufbewahrungsfristen

Wassereinbruch: Was tun mit beschädigten Patientenakten?

Das Hochwasser in Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Bayern hat gezeigt, wie schnell es gehen kann, dass alles vernichtet ist. Betroffen sind nicht nur Privathaushalte, sondern auch Arztpraxen, die ihre Patientenakten eigentlich zehn Jahre aufbewahren müssten. Was  Ärzte rechtlich beachten müssen, wenn die Dokumentation in ihrer Praxis stark beschädigt ist.

In Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Bayern hat das Hochwasser zahlreiche Orte überflutet und Infrastrukturen zerstört. Betroffen sind nicht nur Privathaushalte, sondern auch Arztpraxen. Vernichtet wurden dabei zahlreiche Patientenunterlagen, die nass oder verschlammt sind. Doch auch ein Wasserschaden in der Praxis kann die Patientendokumentation unbrauchbar machen.

Die Pflicht zur Aufbewahrung von Patientenakten beträgt zehn Jahre nach Ende der Behandlung (§ 630 f Abs. 3 des Bürgerlichen Gesetzbuchs). Bei der Verwendung von Blutprodukten oder für Röntgenaufnahmen beträgt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht sogar 30 Jahre. Wer diese Daten nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechend aufbewahrt, macht sich wegen eines Verstoßes gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schuldig und kann mit einem Bußgeld belegt werden.

Aufbewahrung für möglichen Arzthaftungsprozess wichtig

Neben diesen gesetzlichen Pflichten kann aber auch ein berechtigtes Interesse des Arztes an einer längeren Aufbewahrung als der gesetzlich vorgesehenen bestehen (Art. 6 Absatz 1f) DSGVO). So muss sich ein Arzt in einem möglichen Arzthaftungsprozess wirksam verteidigen können. Er hat also ein Interesse daran, Beweise länger zu sichern. Dieses Interesse besteht so lange, wie er mit möglichen Ansprüchen rechnen muss. So verjähren Schadensersatzansprüche, die auf der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit beruhen, in 30 Jahren von der Begehung der Handlung an. Daher kann ein Arzt ein berechtigtes Interesse daran haben, Patientenakte 30 Jahre aufzubewahren.

Die Ärztekammer Nordrhein gibt nun Hinweise, wie Ärztinnen und Ärzte angesichts dieser gesetzlichen Pflichten mit beschädigten Patientenakten umgehen können. Wer die Patientenakte in Papierform nur noch zur Beweissicherung führt, ansonsten aber eine digitale Patientenakte und -dokumentation vorhält, könne die zerstörten Unterlagen datenschutzkonform entsorgen. Die Ärztekammer empfiehlt einen entsprechenden Nachweis etwa durch Fotos. Eine digitale Dokumentation ist gesetzlich zulässig (§ 630 f Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch). Auch im Vertragsarztrecht ist eine elektronische Dokumentation gesetzlich vorgesehen (§ 57 Abs. 2 S. 2 BMV-Ä).

Zustand der Patientenakten gut dokumentieren

Gibt es dagegen keine digitale Version, empfiehlt die Ärztekammer Nordrhein Ärztinnen und Ärzten, sorgfältig zu prüfen, ob die Patientenunterlagen, die durch das Ereignis in Mitleidenschaft gezogen worden sind, nicht doch noch weiter aufbewahrt werden können. Denn mit der Vernichtung könnten in einem möglichen Arzthaftungsprozess Rechtsnachteile verbunden sein. Sind die Akten tatsächlich nicht mehr verwendbar, empfiehlt die Ärztekammer eine Dokumentation über den Zustand der Dokumente etwa durch Fotos, Niederschriften oder die Einbeziehung von Zeugen. Zudem sollte die Berufshaftpflichtversicherung über die Umstände informiert werden.

Die Unterlagen sollten in jedem Fall an ein Fachunternehmen übergeben werden, so die Ärztekammer. Dieses könne bereits im Vorfeld einschätzen, ob die Papierdokumentation doch noch gerettet werden kann. Eine Entsorgung ist immer die Ultima Ratio. Die Vernichtung muss dann unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen und der Bestimmungen zur Schweigepflicht erfolgen.

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Author's imageIlias TsimpoulisManaging Director bei Doctolib

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