5 Digitale Lösungen für weniger Wartezeiten

02.04.2025

© Katarzyna Bialasiewicz - iStock

Lange Wartezeiten in der Arztpraxis sorgen für unzufriedene Patienten. Digitale Lösungen können hier Abhilfe schaffen, denn bei der Terminierung ist die Organisation das A und O. Hier sind einige Ansätze.

1. Online-Terminbuchung

• Terminbuchungssoftware: ermöglicht es Patienten, Termine selbstständig online zu buchen und zu verwalten. Das heißt sie können auch abgesagt und verschoben werden, wenn nötig.

• Buchungssysteme auf der Praxiswebsite: sie bieten eine direkte Möglichkeit für Patienten den Termin auf der Seite zu buchen.

Gut zu wissen: machen Sie Voreinstellungen zu verschiedenen Terminarten. Das hat den Vorteil, dass sie berücksichtigen können, dass Termine unterschiedlich lange dauern. Zudem können Sie Termine gegebenenfalls bündeln, z.B. Ultraschalluntersuchungen oder Behandlungen bei denen bestimmte Vorbereitungen getroffen werden müssen.

2. Digitale Erinnerungen & Bestätigungen

• Automatische Terminbestätigung: wird der Termin gleich nach der Buchung per E-Mail oder SMS bestätigt, sorgt das für mehr Planungssicherheit.

• Terminerinnerungen: per SMS- oder E-Mail-Erinnerungen herauszuschicken, kann helfen zu vermeiden, dass Patienten Termine vergessen. Einige Terminbuchungssoftwares machen diese Erinnerungen automatisch.

3. Virtuelle Wartelisten & Terminvergabe per App

• Dynamische Wartelisten: wird ein Termin kurzfristig frei, weil jemand ihn abgesagt hat, werden andere Patienten darüber informiert und können den frei gewordenen Termin wahrnehmen.

• Praxis-Apps: sie ermöglichen eine bequeme Verwaltung von Terminen, z. B. über Patientenportale, senden Erinnerungen für Termine, aber auch für regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen oder Impfungen.

4. KI-gestützte Planung & Sprachassistenten

• Künstliche Intelligenz (KI): kann helfen, Termine effizienter zu vergeben und Engpässe zu vermeiden.

• Automatisierte Telefonassistenten: sie nehmen Anfragen entgegen - auch außerhalb der Sprechzeiten - nehmen alle relevanten Daten auf und sortieren die Anrufe. So wird der Empfang entlastet und Wartezeiten verringert.(zum Beispiel der KI-Telefonassistent by Docmedico.

5. Videosprechstunden & digitale Konsultationen

• Videosprechstunden: einige Termine können als Videosprechstunde stattfinden und sind damit eine Alternative zu Praxisbesuchen. Das entlastet die Praxisabläufe.

Datenschutz bei digitalen Lösungen

Digitale Helfer können bei der Reduzierung von Wartezeiten helfen. Es ist aber wichtig, dabei den Datenschutz im Blick zu behalten. Einige Voraussetzungen sollten erfüllt sein:

• Überprüfung der Datenschutzmaßnahmen des Dienstleisters

• Sicherheitsmaßnahmen bei Schnittstellen

• Einhaltung der Schweigepflicht

• Datenverarbeitung in Deutschland

• Vertragsschluss nach Anforderungen der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)

• Informationen zum externen Dienstleister in der praxiseigenen Datenschutzinformation

Digitale Anwendungen für Arztpraxen werden immer vielfältiger und können eine große Hilfe, vor allem für Wartezeiten sein. Somit profitieren sowohl Ärzte und ihr Praxisteam als auch Patienten davon. Bei der Nutzung solcher digitalen Services ist allerdings immer darauf zu achten, dass der Datenschutz eingehalten wird. Ein sicherer Umgang mit Patientendaten hat Vorrang. So stärken Sie das Vertrauen in digitale Lösungen in Ihrer Praxis.