Basiswissen für Ärzte und MFA: Buchführung in der Arztpraxis
Elter ConstanzeDie Buchhaltung ist für viele Ärzte etwas, das man gern aufschiebt – etwas, womit man sich nur ungern befasst. Wir zeigen Ihnen in unserer neuen Serie, dass die Buchhaltung für die Arztpraxis den Schrecken verliert, wenn Sie gut strukturiert an die Sache herangehen. Wir erläutern Ihnen grundlegende Begriffe, erklären Ihnen, was hinter der Abkürzung GoBD steckt und nehmen Sie mit durch Ihre ganz persönliche Buchführung.
Umgangssprachlich werden die Begriffe Buchhaltung und Buchführung sehr oft synonym gebraucht. Rechtlich macht es aber durchaus einen Unterschied, ob es um die Buchhaltung oder um die Buchführung geht. Mit »Buchhaltung« ist im Wortsinne die Abteilung oder Organisation gemeint, die sich um die Buchführung kümmert. Wenn man es genau nimmt, dann geht es bei diesem Begriff also in erster Linie um die Tätigkeit als solche.
Was ist eigentlich Buchhaltung?
»Buchführung« ist der rechtliche Begriff, der vor allem im Zusammenhang mit der Buchführungspflicht verwendet wird. Grundsätzlich ergibt sich diese Verpflichtung zum einen aus dem Handelsrecht (HGB) und zum anderen aus dem Steuerrecht. So sind Kaufleute verpflichtet, Bücher zu führen und darin ihre Handelsgeschäfte und die Lage ihres Vermögens nach den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung ersichtlich zu machen. Aus dieser handelsrechtlichen Verpflichtung leitet sich in vielen Fällen eine Buchführungspflicht im steuerlichen Sinne ab. Damit ergibt sich ab einer bestimmten Größenordnung die Pflicht zu bilanzieren. Umgekehrt sind damit steuerrechtlich gewerbliche Unternehmer (sowie Land- und Forstwirte) unterhalb einer Umsatzgrenze von 600.000 Euro bzw. einem Gewinn von 60.000 Euro von der steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht ausgenommen.
Keine Buchführungspflicht für Freiberufler
Für Freiberufler wie Ärzte besteht grundsätzlich keine solche Buchführungspflicht. Ausnahme: Sie führen ihr Geschäft in der Rechtsform einer Kapital- oder Handelsgesellschaft, beispielsweise als GmbH – diese Rechtsformen sind automatisch gewerblich. In allen anderen Fällen dürfen Ärzte unabhängig von der Höhe ihres Umsatzes oder Gewinns immer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen. Die Konsequenz: Sie müssen »nur« eine einfache Buchführung machen.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung muss ein niedergelassener Arzt natürlich trotzdem beachten. Diese lassen sich mit den Prinzipien Wahrheit, Klarheit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit zusammenfassen. Das bedeutet, dass alles so gebucht werden muss, wie tatsächlich vorgefallen. Die Buchführung des Arztes muss übersichtlich, eindeutig, lesbar und vor Manipulationen geschützt sein.
Diese Grundsätze sollten Sie beachten:
- Jeder Geschäftsvorfall ist in einem Beleg zu erfassen.
- Die Belege sind fortlaufend, vollständig und zeitnah zu erfassen.
- Die Geschäftsvorfälle sind zu systematisieren.
Achten Sie außerdem auf folgende Grundregel: Keine Buchung ohne Beleg! Es muss nicht immer eine Rechnung sein, auch ein Kontoauszug oder notfalls ein Eigenbeleg gilt als Nachweis.
Lesen Sie im zweiten Teil unserer Serie: Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung