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Freie Sprechstunde richtig planen: Terminsystem als Basis für Privatsprechstunde

von André Bernert

Stethoskop auf Dokument
Foto: Darko Stojanovic/Pixabay

André Bernert ist Geschäftsführer der Medical Management Partner und seit 2001 Arzt- und Zahnarztpraxis-Experte. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die freie Sprechstunde richtig planen und die Basis für eine erfolgreiche Privatsprechstunde schaffen.

Fast ein halbes Jahr ist seit Einführung der freien Sprechstunde vergangen. War sie anfänglich fast täglich in der Presse, ist es nun medial ruhig um sie geworden. Hat sich alles eingespielt? Nicht wirklich. Einerseits fragen sich viele Praxisinhaber, welche Auswirkungen die freie Sprechstunde auf das Budget haben wird und auf der anderen Seite die Mitarbeiterinnen, wie sie mit der Patientenflut umgehen sollen. Beides ist unbefriedigend.

Auswirkungen auf das Budget sind ungewiss

Ärzte könnten auf den Gedanken kommen, möglichst viele Patienten in die freie Sprechstunde zu schleusen. Schließlich wären diese dann extrabudgetär. Unabhängig davon, dass der Gesetzesgeber sich etwas anderes von einer freien Sprechstunde vorstellt, könnte es Auswirkungen auf das Budget nach sich ziehen, die heute noch nicht genau absehbar sind. Normalerweise teilen die Kassenärztlichen Vereinigungen das jeweilige Quartals-Budget gemäß dem des Vorjahresquartals zu. Bliebe dieses so, dann gäbe es direkte Auswirkungen.

Eventuelle finanzielle Einbußen würden aber durch die extrabudgetäre Abrechnung der Patienten in der freien Sprechstunde wieder ausgeglichen werden. Vorausgesetzt der Gesetzgeber behält diese Regelung auch in Zukunft bei. Wirklich sichergehen können Praxisinhaber nicht. Fest steht allerdings, dass derzeit nur maximal 17,5 % der Arztgruppenfälle extrabudgetär vergütet werden. Auch das gilt es im Hinterkopf zu behalten.

So planen Sie die freie Sprechstunde richtig

Beispiel_Wochenplan inkl. Freie Sprechstunde

Beispiel Wochenplan inkl. Freie Sprechstunde

Eine freie Sprechstunde lässt sich nicht planen. Schließlich weiß keiner genau, ob fünf, zehn oder zwanzig Patienten kommen. Dieses erschwert die Kommunikation für die Mitarbeiterinnen am Empfang und erhöht das Stresslevel. Doch es gibt einen Trick. Je größer das Zeitfenster ist, desto mehr Patienten kommen in die Praxis. Das sollten Sie verhindern. Halten Sie die Zeitfenster klein. Der Clou liegt darin, dass Patienten bei längeren Sprechstunden eher die Chance wittern, behandelt zu werden. Ist das Zeitfenster jedoch kurz, überlegen sie es sich zweimal, ob sie überhaupt in die Praxis kommen. Folglich haben Sie und Ihr Team weniger Stress und ausreichend Zeit für die Versorgung der vorhandenen Patienten.

Mit einem zweiten Trick können Sie übrigens verhindern, dass die freie Sprechstunde die regulären Termine beeinträchtigt. Legen Sie sie vor die Mittagspause und/oder vor den Feierabend. Auf diese Weise können Sie in jedem Fall Ihren Stammpatienten Termintreue garantieren.

Basis für Privatsprechstunden schaffen

Die richtige Integration der freien Sprechstunde ist ein wichtiger Schritt zu einem echten Terminsystem. Eine ähnliche Vorgehensweise ist übrigens auch für eine Akutsprechstunde möglich, dessen Implementierung allerdings noch ein paar Besonderheiten aufweist. Bei ihr geht es nicht nur um geplante Zeiten, sondern auch um die Clusterung von Symptomen. Praxen mit einem echten Terminsystem haben definitiv weniger Stress, bessere Kommunikation und effizientere Abläufe. Vor allem aber ist es die Basis für eine Privat- oder Spezialsprechstunde. Erfolgreich umgesetzt, haben Sie pro Patient genau so viel Zeit, wie Sie für ihn benötigen und einen höheren Praxisgewinn, ganz ohne Mehrarbeit und ohne Stress.

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André Bernert

André Bernert hat sich auf die Bewertung und Beratung von Ärzten, Zahnärzten und Tierärzten spezialisiert. Als Gründer von MMP hat André Bernert zahlreiche Instrumente entwickelt, die Praxen erfolgreicher machen und Praxisinhaber ent-stressen.

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Author's imageIlias TsimpoulisManaging Director bei Doctolib
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