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Personalmanagement: So gestalten Sie den Austritt von Mitarbeitern professionell

von A&W Online

Eine Spielfigur, die aus der Reihe tanzt
Foto: Andrii Yalanskyi - stock.adobe.com

Den Austritt von Mitarbeitenden professionell zu gestalten, bringt viele Vorteile. Ein wohlüberlegtes, strukturiertes Vorgehen hilft dabei, Reibungen zu minimieren und sich abzusichern.

Wütendes Hinausstapfen funktioniert nur im Film. Wer mit Stil auseinandergeht – im Guten oder zumindest sauber –, hat den Kopf frei für Neues. In Zeiten des Fachkräftemangels stärken Sie so zudem Ihren guten Ruf als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin. Ehemalige Mitarbeitende, die ihren Abschied als fair und wertschätzend erlebt haben, sprechen positiv über die Praxis und machen auf diese Weise Werbung – bei Patientinnen und Patienten und auch bei künftigen potenziellen Mitarbeitenden. Natürlich sind die Gründe für einen Abschied extrem vielfältig und so fällt dieser mal leichter, mal schwerer. Emotional macht es einen erheblichen Unterschied, ob Sie eine langjährige Mitarbeitende in den wohlverdienten Ruhestand verabschieden, ob eine Eigenkündigung vorliegt oder ob Sie jemanden fristlos entlassen müssen. Doch tatsächlich hilft in jedem dieser Fälle ein professionelles Offboarding.

Fairness gewinnt

Offboarding gilt als wesentlicher Teil des Personalmanagements. Es betrifft nicht nur die Person, die geht. Aufgaben müssen neu verteilt werden, Routinen und Know-how müssen von neu besetzten Mitarbeitenden erst erarbeitet werden. Abläufe können dadurch zeitweise ruckeln. Um Zeit, Kosten und Nerven zu schonen, ist eine detaillierte Übergabeliste essenziell. Noch besser ist die Einarbeitung anderer Kolleginnen oder Kollegen. Je mehr Aufgaben und Verantwortung die ausscheidende Person hatte, desto wichtiger ist eine umfassende Übergabe. Menschen an der Schwelle zum Ruhestand freuen sich häufig, ihr gesammeltes Wissen weitergeben zu können. Bei anderen hängt das Engagement maßgeblich vom Empfinden ab: Werde ich fair und wertschätzend behandelt, obwohl ich gehe? Besprechen Sie deshalb gemeinsam, wann Sie dem Team die Nachricht mitteilen wollen und wer diese Aufgabe übernimmt. Bleiben Sie auch ansonsten im Gespräch. Das hilft nicht zuletzt, späteren rechtlichen He­rausforderungen vorzubeugen.

Konstruktive Trennungskultur

Eine bewusst gestaltete Trennung erfordert eine offene, sachliche Kommunikation. Zeigen Sie Wertschätzung für die erbrachten Leistungen. Nur in den seltensten Fällen war wirklich alles schlecht. Schildern Sie jedoch auch transparent Ihre Perspektive. Erbitten Sie dann Feedback. Ein Austrittsgespräch bietet die perfekte Möglichkeit, ungeschminkte Kritik aus Mitarbeitersicht zu erhalten. So kommen auch strukturelle Probleme eher zur Sprache – eine Chance, den Praxisablauf weiter zu optimieren. Wer an dieser Stelle zuhört, wirkt zudem auf ein versöhnliches Ende hin, selbst wenn zuvor Emotionen hohe Wellen geschlagen haben sollten.

Die letzten gemeinsamen Schritte:

  • Technisches Offboarding: den Zugriff auf Daten, Programme und Dokumente entziehen. Nicht benötigte personenbezogene Daten löschen (gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten). Passwörter, die von mehreren Angestellten benutzt werden, ändern. Porträt von der Praxis-Website entfernen.
  • Arbeitsmittel wie das Diensthandy und Schlüssel müssen übergeben werden.
  • Ein netter Ausstand mit Kuchen, einer Grußkarte und freundlichen Worten ist ein wichtiges Signal, auch an das restliche Team. Dieser Brauch hilft, weitere Fluktuation zu vermeiden. Denn so unterstreichen Sie Ihre Wertschätzung für jeden bei Ihnen tätigen Menschen.
Professionell bis zum Schluss
  • Ablauf bis zum Austrittstag klären, auch Überstunden und Resturlaub.
  • Wofür muss eine Übergabe erfolgen?
  • Input für ein aussagekräftiges Arbeitszeugnis erbitten, z.B. eine chronologische Liste aller Tätigkeiten. Das Zeugnis zeitnah erstellen.
  • Steuerberater über das Ausscheiden der Mitarbeitenden informieren.
  • Den Austritt im Team kommunizieren, mit Fingerspitzengefühl.
  • Bei der Ressourcenplanung die Übergabe einkalkulieren. Nicht überlasten, sonst leidet der Wissenstransfer.
  • Einen schönen Abschied planen. Das hilft, die Stimmung und Moral im Team zu erhalten.
  • Dank aussprechen, Erfolg wünschen.

Autorin: Deborah Weinbuch

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