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Praxismanagement

Winterpause: Denken Sie an eine Urlaubsvertretung

von André Gieße

Praxis geschlossen, Ankündigung, Tafel, Hinweis

Skifahren, Städtereise oder einfach nur relaxen? Bevor Sie Ihre Arztpraxis für einen Urlaub schließen, sollten Sie sich um eine Urlaubsvertretung kümmern. Diese Regeln müssen niedergelassene Ärztinnen und Ärzte dabei beachten.

Bis Weihnachten sind es nur noch wenige Wochen: Bevor Vertragsärztinnen und -ärzte sich in eine Winterpause verabschieden können, müssen sie jedoch sowohl für ihre Sprechstunden als auch Bereitschaftsdienste eine Urlaubsvertretung organisieren. Diese soll die medizinische Versorgung der Patienten während dieser Zeit gewährleisten und muss alles können, was der oder die Abwesende auch kann. Nach dem Motto „Ich bin dann mal weg“ auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst zu verweisen, geht nicht. Die Kassenärztlichen Vereinigungen (KV) empfehlen, sich an die Regeln zu halten, um Ärger zu vermeiden.

Wer darf wen vertreten?

Es gibt zwei mögliche Formen der Urlaubsvertretung für die Arztpraxis: die kollegiale und die persönliche. Eine persönliche Vertretung findet in den Räumen des abwesenden Praxisinhabers statt und erfolgt in dessen Namen. Wer in der Urlaubszeit dessen Aufgaben direkt vor Ort übernimmt, darf nur Leistungen durchführen und abrechnen, für die der Kollege qualifiziert ist. Die Abrechnung der durch den Vertreter behandelten Patienten erfolgt laut den KVen auf dem Originalschein (Muster 5) unter der BSNR und LANR des Praxisinhabers. Dieser haftet für die Erfüllung der vertragsärztlichen Pflichten und ist für die getätigten Verordnungen des Vertreters verantwortlich.

Bei der kollegialen Vertretung benennt der Vertragsarzt nach vorheriger Abstimmung einen anderen Niedergelassenen aus der näheren Umgebung und schließt die eigene Praxis für die Urlaubszeit. Der Kollege übernimmt die Behandlung der Fremdpatienten in seinen Räumen. Nach Angaben der KVen muss er dies unter seiner eigenen BSNR und LANR abrechnen und für die von ihm in Vertretung behandelten Patienten einen Vertretungsschein anlegen (Muster 19, Scheinuntergruppe 42). Aushilfen durch Ärzte anderer Fachrichtungen und Krankenhausambulanzen seien nicht erlaubt, auch nicht der Verweis auf alle umliegenden Ärzte oder auf den Bereitschaftsdienst.

Die Zahl der Vertretungen ist nicht begrenzt. Sie sind durch Aushang, Information auf der Homepage beziehungsweise Telefonansage mit Anschrift, Sprechzeiten und Telefonnummer genau zu benennen, damit die Patienten nicht sich selbst überlassen sind. Niedergelassene in einer Gemeinschaftspraxis, die die gleiche Qualifikation besitzen und dem gleichen Versorgungsbereich angehören, können sich übrigens gegenseitig vertreten – egal, wer Chef oder Chefin ist und wer angestellt. Wer sich etwa von jemandem vertreten lassen möchte, der oder die im letzten Abschnitt der Weiterbildung ist, kann sich bei seiner KV erkundigen, ob das möglich ist.

Was gilt während der Abwesenheit?

Vertragsärztinnen und -ärzte können sich innerhalb von zwölf Monaten bis zu drei Monate vertreten lassen. Soll der Urlaub länger als eine Woche dauern, sind sie verpflichtet, das ihrer KV mitzuteilen. Die Abwesenheitsmeldung kann formlos erfolgen. Einige KVen bieten dafür auch ein Formular an. Niedergelassene müssen meist nur den Namen ihres Vertreters angeben. Wichtig ist, dass dieser auch Bescheid weiß und alles Wichtige zwischen beiden abgesprochen ist, damit es nicht zur Überlastung oder Überraschungen kommt.

Wird mehrmals Urlaub gemacht, werden die Zeiten addiert. Bei einer Vertretung bis vier Stunden an einem Tag zählt diese als ein halber Tag und eine Vertretung mehr als vier Stunden am Tag zählt als ganzer Tag. Eine regelmäßige Vertretung, etwa ein Tag pro Woche oder alle zwei Wochen ein Tag, ist anzeigepflichtig – und zwar bereits ab der ersten Vertretung. Auch wenn Niedergelassene nur einen Brückentag frei nehmen oder ein verlängertes Wochenende vereisen, müssen sie laut der KBV eine Vertretung organisieren. Sie brauchen demnach in einem solchen Fall nicht ihre KV informieren, aber ihre Patienten „in geeigneter Weise“. Vertretungen – auch kurzzeitige – seien jeweils intern zu dokumentieren.

Mögliche Telefonansage während Ihrer Urlaubszeit
Die KV Nordrhein schlägt diesen Mustertext für eine Ansage auf dem Anrufbeantworter der Praxis vor, um Patienten über die Erreichbarkeit und Vertretung während der Urlaubszeit zu informieren:

„Guten Tag, Sie sind verbunden mit der (Fachrichtung) Praxis (Name) in (Ort). Wir sind zurzeit in Urlaub und ab (Datum) wieder für Sie da. Bis dahin wenden Sie sich bitte an unsere Vertretung (Name, Adresse, Telefonnummer). In lebensbedrohlichen Fällen rufen Sie bitte den Rettungsdienst unter der Nummer 112 an. Vielen Dank für Ihren Anruf.“

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Author's imageIlias TsimpoulisManaging Director bei Doctolib
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