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Wie Sie dank Qualitätsmanagement Zeit, Geld und Nerven sparen

von Wolfgang Apel

Qualitätsmanagement
Foto: Looker_Studio - stock.adobe.com

Fünf Punkte aus dem Qualitätsmanagement umzusetzen, reicht aus, um Prozesse zu optimieren und die Arbeit in Ihrer Praxis für alle zu erleichtern.  Wie Sie das schaffen, verrät Ihnen Betriebswirt und Praxisberater Wolfgang Apel in diesem Beitrag.

Sicherlich gibt es bei Ihnen in der Praxis auch den dicken Ordner mit der Aufschrift „QM“. Genutzt wird dieser nur selten, da er für lästige Bürokratie steht, die viel Zeit kostet und alle von dem abhält, worum es eigentlich geht: Sich um Patienten kümmern. Das ändert jedoch nichts daran, dass Qualitätsmanagement in Arztpraxen verpflichtend ist. Viel wichtiger jedoch: Sie verpassen die Chance, Prozesse zu optimieren und die Arbeit in Ihrer Praxis für alle zu erleichtern.

1. Klare Dokumentation: Umsatz erhöhen und Streitigkeiten vorbeugen

Natürlich ist Ihnen klar, dass alle Behandlungen und Beratungen Ihrer Patienten genau dokumentiert werden müssen. Im Alltag fällt diese Dokumentation sehr individuell aus, da jeder nur das aufschreibt, was er für wichtig hält. Jedoch basiert auf dieser Dokumentation Ihre Abrechnung: Um alle Leistungen vollumfänglich abrechnen zu können, sollte wirklich alles, was im Behandlungszimmer besprochen und durchgeführt wurde, schriftlich festhalten werden.

Zudem schützt eine vollständige Dokumentation Sie vor Forderungen und Streitigkeiten: Übernimmt die Versicherung eine durchgeführte Behandlung nicht, wird es immer Patienten geben, die sich mit der Rechnung an Sie wenden. Dann ist es ideal, wenn Sie dank Ihrer Dokumentation belegen können, dass Sie den Patienten auf diese Möglichkeit hingewiesen haben.

2. Regelmäßige Teambesprechungen: Prozesse optimieren und Personal binden

Laut Qualitätsmanagement sind Sie zu regelmäßigen Team-Meetings verpflichtet – mein Rat ist, dass diese wöchentlich, oder maximal alle zwei Wochen stattfinden. Es ist besser, sich jede Woche für 30 Minuten zu treffen, als einmal im Monat eine lange Besprechung abzuhalten.

Nutzen Sie die Team-Meetings, um über die anstehende sowie die vergangene Woche zu sprechen. Beispielsweise können Fehler, die passiert sind, im Team analysiert werden. Dabei geht es nicht darum, den betroffenen Mitarbeiter bloßzustellen, sondern gemeinsam aus dem Vorfall zu lernen und die Prozesse in der Praxis zu optimieren.

Auch für das zwischenmenschliche Miteinander sind die regelmäßigen Treffen ideal. Um das Arbeitsklima nicht zu gefährden, sollten persönliche Konflikte zeitnah besprochen und aus der Welt geschafft werden. Denn Unstimmigkeiten im Team sind häufig der Grund, wieso qualifizierte Mitarbeiter eine Arztpraxis verlassen.

3. Strukturiertes Onboarding: Fehler vermeiden und Zeit sparen

Wieso sollten Sie etwas aufschreiben, wenn Sie es neuen Mitarbeitern auch einfach sagen können? Ganz einfach: Mündlich Besprochenes, gerade wenn es anfangs sehr viele Informationen sind, kann schnell in Vergessenheit geraten. Wenn Sie sichergehen wollen, dass alle neuen Angestellten über die Prozesse in Ihrer Praxis informiert sind, erstellen Sie am besten ein umfassendes Onboarding-Dokument. Diese beinhaltet zum Beispiel:

  • Was müssen neue Mitarbeiter wissen und wer bringt es ihnen bei?
  • Wer ist ihr Ansprechpartner?
  • Bis wann wird welches Wissen vorausgesetzt?

Gehen Sie dabei ins Detail! Zur Veranschaulichung können Fotos oder auch Erklärvideos ergänzt werden. Das ist zwar einmal viel Arbeit, doch erleichtert das Einarbeiten neuer Mitarbeiter in Zukunft für das ganze Team.

4. Anonyme Mitarbeiterbefragungen: Optimierungsbedarf erkennen und Probleme lösen

Laut Qualitätsmanagement ist eine Praxis zu regelmäßigen Mitarbeiterbefragungen verpflichtet und diese sollten möglichst anonym sein. So fällt es Ihren Mitarbeitern leichter, ehrlich zu sein und Themen anzusprechen, die ihnen nicht leichtfallen, wie zum Beispiel:

  • Wo sehen Ihre Mitarbeiter Optimierungsbedarf?
  • Wobei fühlen sie sich unwohl und was ärgert sie?
  • Wie zufrieden sind sie mit ihrer Arbeit und den Rahmenbedingungen?

Regelmäßig durchgeführt werden Mitarbeiterbefragungen für Sie zu einem Frühwarnsystem und machen Sie auf Themen aufmerksam, bevor sie zu einem großen Problem werden. Wichtig: Anonyme Befragungen lösen nicht die persönlichen Mitarbeitergespräche ab! Diese tragen maßgeblich zur Personalbindung bei.

5. Anonyme Patientenbefragungen: Zufriedenheit steigern und Privatpatienten gewinnen

Neben den Mitarbeiterbefragungen sind auch Patientenbefragungen Teil des Qualitätsmanagements. Vergessen Sie hierbei den alten Zettelkasten und setzen Sie auf Online-Tools. Beispielsweise scannt der Patient, während er im Wartezimmer sitzt, einen QR-Code und füllt dann den Fragebogen aus. Mit den gewonnenen Ergebnissen und der durch die Anonymität gegebenen Ehrlichkeit bringen die Befragungen wirklich relevante Ergebnisse.

Sie finden leicht heraus, was besser gemacht werden kann und welche unterschiedlichen Erwartungen die Patientengruppen haben. Durch die neugewonnenen Erkenntnisse erhöhen Sie ganz gezielt die Patientenzufriedenheit. Das hilft Ihnen dann z.B. auch bei der Frage, wie Sie den Privatpatientenanteil in der Praxis erhöhen können.

Qualitätsmanagement: Mehr als eine lästige Pflicht

Bei der richtigen Umsetzung ist das Qualitätsmanagement keine lästige Pflicht, sondern sowohl Sicherheitsnetz als auch Erfolgsturbo für Ihre Praxis: Durch verbesserte Dokumentation, regelmäßige Team-Meetings, strukturierte Onboardings sowie anonyme Mitarbeiter- und Patientenbefragungen vermeiden Sie nicht nur Fehler und schlechte Stimmung in der Praxis, sondern werden frühzeitig auf kritische Themen aufmerksam und können handeln, bevor sie zum Problem werden.

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Wolfgang Apel

Praxisberater bei MediKom Consulting GmbH

Wolfgang Apel ist Betriebswirt und seit 17 Jahren als Praxisberater tätig. Er veröffentlicht regelmäßig den Podcast „Unternehmen Arztpraxis“. Gemeinsam mit dem Team der MediKom Consulting GmbH unterstützt er Arztpraxen aller Fachrichtungen, die mehr erreichen wollen: Mehr Lebensqualität, mehr Wirtschaftlichkeit und mehr Zufriedenheit.

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