Instagram, Facebook & Co.: Wenn MFAs die Praxis-Kanäle übernehmen
Marzena SickingImmer häufiger übernehmen Medizinische Fachangestellte die Betreuung der Praxis-Social-Media-Kanäle und zwar zusätzlich zum regulären Job. Was nach einem spannenden Extra klingt, bringt einige Herausforderungen mit sich: rechtliche Fallstricke, Zeitmanagement und die Frage, wie man diese Aufgabe überhaupt professionell angeht.
„Könntest du dich nicht um unsere Facebook-Seite kümmern?“ Viele, vor allem junge MFA kennen diese Frage. Praxisinhaber erkennen zunehmend, dass Social Media wichtig ist, haben aber selbst weder Zeit noch Interesse, sich darum zu kümmern. Die Lösung: Die MFA, am besten eine „digital native“, soll es bitteschön machen. Schließlich nutzt sie Instagram doch auch privat recht erfolgreich, dann kann sie das auch für die Praxis übernehmen. Nebenbei und ohne zusätzliche Vergütung, versteht sich.
Diese Logik greift jedoch viel zu kurz. Privat zu posten ist etwas völlig anderes als das professionelle Social-Media-Management für eine Arztpraxis. Hier gelten mitunter strenge rechtliche Vorgaben, und Fehler können ernsthafte Konsequenzen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben. Wer diese Aufgabe übernimmt, sollte wissen, worauf sie sich einlässt und welche Rahmenbedingungen gelten.
Die Realität sieht allerdings meistens so aus: Die Aufgabe wird von der MFA nebenbei erledigt, zwischen Patientenempfang, Telefonaten und Abrechnung. Keine Zeit für Einarbeitung, keine klaren Vorgaben, keine zusätzliche Vergütung. Das ist weder fair noch professionell. Social Media für eine Arztpraxis braucht Struktur, Wissen und Zeit.
Was Social-Media-Management wirklich bedeutet
Viele Praxisinhaber, aber auch MFA unterschätzen den tatsächlich anfallenden Aufwand. Ein Instagram-Post ist in fünf Minuten erstellt, so klingt es in der Theorie. In der Praxis sieht es anders aus: Man muss ein Thema finden, den Text formulieren, ein Foto machen oder auswählen, Inhalt und Bild rechtlich prüfen, das Ganze zur richtigen Zeit posten, die Kommentare beantworten und anschließend noch die Statistiken auswerten. Professionelles Social-Media-Management bedeutet vor allem regelmäßige und durchdachte Kommunikation.
Für MFAs kommt die Herausforderung hinzu, dass diese Arbeit meist zusätzlich zum normalen Job erledigt werden soll. Während der Sprechstunde bleibt aber sicher keine Zeit für sorgfältige Posts. Also muss es vorher oder nachher passieren und plötzlich werden aus „mal eben nebenbei“ mehrere (Über)Stunden pro Woche.
Hinzu kommt die Verantwortung. Was online geht, repräsentiert die gesamte Praxis. Ein unglücklich formulierter Post, ein rechtlicher Fehler oder eine unpassende Reaktion auf Kommentare: all das fällt auf die Praxis zurück. Diese Verantwortung sollte nicht unterschätzt und auch nicht leichtfertig übernommen werden.
Rechtssicherheit als Grundlage
Bevor die erste Story online geht, muss also das rechtliche Fundament stehen. Wer auch immer sich um die Sozialen Kanäle der Praxis kümmert, muss wissen: Die ärztliche Schweigepflicht gilt absolut und ohne Ausnahme, also auch in sozialen Medien. Für MFAs, die mit Social Media beauftragt werden, bedeutet das: intensive Auseinandersetzung mit Datenschutz, Schweigepflicht und Berufsrecht.
Konkret heißt das: Keine Patienteninformationen posten, auch nicht anonymisiert. Keine Fotos aus der Sprechstunde, wenn auch nur die geringste Gefahr besteht, dass Patienten zu sehen oder zu erkennen sind. Keine Posts über „den Fall von heute“, auch wenn es noch so spannend war. Die Grenze ist klar, und sie ist nicht verhandelbar.
Auch Bilderrechte sind relevant. Nicht jedes Foto aus dem Internet darf einfach verwendet werden. Stock-Fotos brauchen oft gebührenpflichtige Lizenzen, fremde Fotos sind urheberrechtlich geschützt. Wer auf Nummer sicher gehen will, macht die Fotos immer lieber selbst oder nutzt nur lizenzfreie Plattformen wie Unsplash oder Pexels – und prüft besser auch dort erst mal die Nutzungsbedingungen.
Die DSGVO setzt dem Ganzen weitere Rahmenbedingungen. Social-Media-Kanäle brauchen ein Impressum und eine Datenschutzerklärung. Wer für die Praxis postet, sollte wissen, was dort stehen muss. Im Zweifel hilft ein Datenschutzbeauftragter oder spezialisierter Anwalt – die Kosten sind geringer als mögliche Bußgelder.
Checkliste für MFAs mit Social-Media-Verantwortung
Vor dem Start klären:
Welches Budget steht zur Verfügung? (Tools, Bildmaterial, evtl. Weiterbildung)
Wie viel Arbeitszeit ist offiziell dafür eingeplant?
Gibt es eine Zusatzvergütung oder Stundenausgleich?
Wer hat das letzte Wort bei Posts? (Freigabeprozess)
Was passiert bei Urlaub oder Krankheit?
Rechtlich absichern:
Schulung zu Datenschutz und Schweigepflicht
Schriftliche Richtlinien, was gepostet werden darf und was nicht
Klärung der Haftungsfrage bei Fehlern
Impressum und Datenschutzerklärung auf allen Kanälen
Praktisch vorbereiten:
Redaktionsplan erstellen (was wird wann gepostet?)
Bilderpool aufbauen (rechtssichere Fotos)
Textvorlagen für wiederkehrende Inhalte
Einarbeitung in die genutzten Plattformen
Die richtige Vorbereitung für Social Media
Wer Social Media für die Praxis übernimmt, braucht mehr als den eigenen privaten Account als Referenz. Sinnvoll ist eine gezielte Weiterbildung. Viele IHKs, Volkshochschulen oder Online-Plattformen bieten Kurse speziell zu Social Media im Gesundheitswesen an. Diese Investition lohnt sich: sie schützt vor Fehlern und gibt Sicherheit.
Es macht im Grunde auch keinen Sinn, wild loszuposten. Auch wenn das Internet manchmal wild wirkt: Wer Erfolg haben will, muss strukturiert vorgehen. Ein Redaktionsplan erleichtert hier die Arbeit. Statt spontan zu überlegen „Was könnte ich heute posten?“, wird im Voraus geplant. Montags ein Gesundheitstipp, mittwochs Team-Vorstellung, freitags Information zu Öffnungszeiten oder besonderen Anlässen. Dieser Plan kann monatlich oder quartalsweise erstellt werden und spart im Alltag enorm Zeit. Außerdem gewöhnen sich die Follower so an egelmäßige Formate und kommen gezielt wieder.
Ein Vorrat an Bildern erleichtert die Arbeit ebenfalls. An einem praxisfreien Nachmittag Fotos von den Räumen, dem Team, Details wie der Anmeldung oder dem Wartezimmer machen – natürlich ohne Patienten. Diese Bilder stehen dann zur Verfügung, wenn sie gebraucht werden.
Zeitmanagement und Grenzen
Die größte Herausforderung für MFA mit Social-Media-Aufgaben ist oft die Zeit. Zwischen Patientenbetreuung, Telefon und Verwaltung bleibt wenig Raum für qualitativ hochwertige Social-Media-Arbeit. Deshalb ist es wichtig, diese Aufgabe offiziell in den Arbeitsalltag zu integrieren. Konkret bedeutet das: Feste Zeitfenster einplanen. Beispielsweise jeden Dienstag von 7:30 bis 8:00 Uhr oder freitags nach Sprechstundenschluss. In dieser Zeit werden Posts vorbereitet, Kommentare beantwortet und die nächste Woche geplant. Wer diese Zeit nicht bekommt, sollte das Gespräch mit der Praxisleitung suchen.
Wichtig ist auch die Abgrenzung: Social Media ist Arbeitszeit, nicht Freizeit. Wer abends auf dem Sofa noch Posts für die Praxis vorbereitet, arbeitet und sollte das entsprechend geltend machen können. Entweder durch Zeitausgleich oder Vergütung.
Außerdem gilt es mit dem Vorgesetzten noch ein Thema zu klären: Die Erwartungen an die Ergebnisse müssen realistisch sein. Eine MFA kann nicht nebenbei eine perfekte Social-Media-Präsenz mit täglichen Posts, Stories und aufwendigen Videos erstellen. Besser sind zwei gut gemachte Posts pro Woche als täglicher halbherziger Content. Qualität vor Quantität, das gilt besonders, wenn Zeit knapp ist.
Inhalte entwickeln, die funktionieren
Was soll überhaupt gepostet werden? Diese Frage beschäftigt viele MFAs am Anfang. Die gute Nachricht: Es braucht keine spektakulären Inhalte. Authentizität und Nützlichkeit sind wichtiger als Hochglanz. Saisonale Gesundheitstipps funktionieren immer. Im Frühling Zeckenschutz, im Sommer Sonnenschutz, im Herbst Grippeimpfung, im Winter Erkältungsprävention. Team-Vorstellungen machen die Praxis menschlicher. Wichtig: Alle im Team müssen zustimmen, niemand darf gezwungen werden. Organisatorische Informationen sind nützlich und unkompliziert: Urlaubszeiten, geänderte Öffnungszeiten, Vertretungen, neue Leistungen. Einblicke in den Praxisalltag – natürlich ohne Patienten – können interessant sein.
Umgang mit Kommentaren und Nachrichten
Aber Vorsicht: Social Media ist keine Einbahnstraße. Patienten kommentieren, stellen Fragen, schicken Direktnachrichten. Für MFAs bedeutet das eine neue Art der Kommunikation mit eigenen Regeln und auch die beinhalten rechtliche Fallstricke. Deshalb gilt auch für Praxen der Grundsatz: Medizinische Fragen gehören nicht in Social Media. Wer fragt „Ich habe seit drei Tagen Husten, was soll ich tun?“, bekommt die Antwort: „Bitte rufen Sie uns an oder kommen Sie in die Sprechstunde. Über Social Media können wir keine medizinische Beratung leisten.“ Diese Grenze muss konsequent sein. Bei organisatorischen Fragen – Terminanfragen, Öffnungszeiten – kann direkt geantwortet werden. Allerdings sollten keine sensiblen Daten über Direktnachrichten ausgetauscht werden.
Früher oder später kommt auch der Moment, wo man öffentlich kritisiert wird. Negative Kommentare oder Bewertungen im Internet sind unangenehm, aber unvermeidlich, wenn man sich in diesen Kanälen profiliert. Die Regel: Sachlich bleiben, nicht rechtfertigen, ins Private holen. „Es tut uns leid, dass Sie unzufrieden waren. Bitte kontaktieren Sie uns direkt, damit wir das klären können.“ Niemals in öffentliche Diskussionen einsteigen oder gar streiten.
Erfolgskontrolle und Anpassung
Und woher weiß man, ob Social Media funktioniert? Die Plattformen bieten Statistiken: Reichweite, Interaktionen, Follower-Entwicklung. Diese Zahlen sollten regelmäßig angeschaut werden, nicht um perfekte Performance zu erreichen, sondern um zu verstehen, was ankommt. Wenn Team-Vorstellungen viele Likes bekommen, spricht das für mehr davon. Wenn Gesundheitstipps geteilt werden, sind sie offenbar hilfreich. Wenn bestimmte Posts ignoriert werden, kann man sie künftig weglassen. Diese Erkenntnisse helfen, effizienter zu werden.
Wichtig ist auch der Austausch mit der Praxisleitung. Regelmäßige Feedback-Gespräche klären: Passt die Ausrichtung? Gibt es Themen, die stärker kommuniziert werden sollen? Gab es Rückmeldungen von Patienten? Diese Abstimmung verhindert, dass MFA und Praxisleitung aneinander vorbeiarbeiten.
Wenn es zu viel wird
Nicht jede MFA möchte Social Media machen, andere stellen nach einer gewissen Zeit vielleicht fest, dass es nichts für sie ist. Wer sich mit dieser Aufgabe unwohl fühlt, sollte das offen ansprechen. Es ist besser, die Aufgabe abzulehnen oder abzugeben, als sie halbherzig oder unter Stress zu erledigen. Denn auch wenn die Aufgabe anfangs spannend war, kann sie zur Belastung werden. Ständige Erreichbarkeit, Druck, regelmäßig Content zu liefern, negative Kommentare – das kostet Kraft. Grenzen zu setzen ist wichtig: Social Media außerhalb der Arbeitszeit ist tabu, und wenn die Zeit im Arbeitsalltag nicht reicht, muss das kommuniziert werden.