Geld sparen

Finanzamt: Berufliche Reisen von der Steuer absetzen

Ärzte sind privat und vor allem beruflich sehr häufig unterwegs. Fortbildungen und Kongresse gehören als typische Dienstreisen zum Medizineralltag. Verschenken Sie kein Geld, wenn Sie eine Reise unternehmen. Wir erklären, wie Sie Fahrtkosten, Übernachtung und weitere Spesen in der Steuererklärung geltend machen können.

Reisen bildet. Reisen kostet aber auch. Zum Glück können Schulungen und Dienstreisen als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Um dem Fiskus nichts zu schenken, muss der Praxischef allerdings selbst auf die Vollständigkeit der erforderlichen Belege achten. Ausgaben, die er nicht deklariert, kann niemand erahnen. Auch müssen Aufwendungen wie z.B. Reisekosten genau nachgewiesen werden, wenn man sie absetzen will.

 Die Abzugsfähigkeit der Reisekosten

Liegen alle Belege vor, kann der Arzt sich mit der steuerlichen Abzugsfähigkeit seiner Reisekosten (bzw. denen seiner Arbeitnehmer) beschäftigen. Dies muss er auch, da für unterschiedliche Reisekosten unterschiedliche Regelungen gelten: es gilt Pauschalen und Höchstbeträge, Unterschiede zwischen Kosten eines Selbstständigen und eines Arbeitnehmers sowie zwischen Inlands- und Auslandsreisen zu beachten.

Ein Formular für die Reisekostenabrechnung zu verwenden, erleichtert das Prozedere. Solche Formulare sind als Vordrucke in Schreibwarenhandlungen erhältlich oder können aus dem Internet heruntergeladen werden.

Belege nicht vergessen

Das Formular muss alle fiskalisch relevanten Informationen beinhalten. Der Arzt füllt dann nur noch für jede Dienstreise ein separates Exemplar aus und fügt die betreffenden Belege hinzu. Mit einem solchen Formular hat er eine gute Übersicht, welche Ausgaben er steuerlich geltend machen kann. Das Formular dient auch als Anleitung, welche Belege und Angaben für das absetzen der Dienstreisen benötigt werden. Vollständig ausgefüllt, übersteht die Reisekostenabrechnung jede Betriebsprüfung.

Kosten anteilig geltend machen

Ausgaben für beruflich bedingte Reisen können als Betriebsausgaben oder Werbungskosten berücksichtigt werden. Jedoch war es lange Zeit Voraussetzung, dass die Reise ausschließlich betrieblich oder beruflich veranlasst war, damit die Reisekosten abzugsfähig blieben. Vermutete das Finanzamt, dass private Gründe ausschlaggebend für die Reise waren, verwehrte es den Abzug der Aufwendungen. Das widerspricht jedoch einem aktuellen Beschluss des Sechsten Senats des Bundesfinanzhofs (Az.: VI R 94/01): Danach können Ärzte auch gemischt privat-berufliche Ausgaben anteilig beim Finanzamt geltend machen. Setzen Sie Ihr Recht durch und legen Sie gegen einen ablehnenden Bescheid Widerspruch ein.

Der Reiseort und der Zweck der Reise müssen immer mit Beleg in der Steuererklärung nachgewiesen werden. Die Teilnahmebescheinigung oder das Zeugnis einer Fortbildungsveranstaltung gehören also nicht nur schön gerahmt an die Wand der Praxis, sondern als Kopie zu den Steuerunterlagen.

Zweck und Ort der Reise müssen nachgewiesen werden

Merke: Die Reisezeit beginnt bereits zu dem Zeitpunkt, an dem man die Reise antritt, und nicht etwa erst mit dem Messebesuch. Vergessen Sie also nicht, auch schon die Fahrt zum Hotel am Vortag der Veranstaltung zu verbuchen. Übernachtungskosten im Inland müssen ebenfalls stets mit einem nachvollziehbaren Beleg nachgewiesen werden. Bei einer Geschäftsreise können die Kosten in der tatsächlich entstandenen Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Die Kosten für das Frühstück sind bereits grundsätzlich mit 4,50 Euro in der Verpflegungspauschale abgegolten. Weist eine Hotelrechnung nur einen Gesamtbetrag aus, geht der Fiskus davon aus, dass dieser Betrag auch die Kosten für das Frühstück beinhaltet, und kürzt bei einer solchen, nicht aufgeschlüsselten Hotelrechnung die Summe entsprechend um 4,50 Euro. Für Geschäftsreisen ins Ausland beträgt der fiktive Frühstückspreis 20 Prozent des vollen Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen im betreffenden Land. Da im Ausland der Preis für das Frühstück in der Hotelrechnung üblicherweise nicht enthalten ist, genügt dem Fiskus ein entsprechender handschriftlicher Vermerk auf der betreffenden Rechnung, und er sieht vom Abzug der Pauschale ab.

Reisen mit dem betrieblichen Fahrzeug

Benutzt ein Arzt ein betriebliches Fahrzeug, sind die Aufwendungen bereits in den laufenden Betriebsausgaben (Treibstoff, Versicherung, Steuer, Abschreibung, etc.) enthalten. Verwendet er ein privates Fahrzeug, kann er zum einen entweder die tatsächlich angefallenen Kosten für die gefahrenen Kilometer anteilig geltend machen oder zum anderen, und das ist weit einfacher, jeden zurückgelegten Kilometer mit einer steuerlichen Pauschale ansetzen. Für Letzteres benötigt er dann nur die Anzahl der zurückgelegten Fahrkilometer (nicht Entfernungskilometer), die entweder anhand einer Reisekostenabrechnung oder in anderen Aufzeichnungen (wie Fahrtenbuch, Terminkalender, Anfahrtsskizze zur Einladung oder Teilnahmebescheinigung) festgehalten werden.

Zu den zurückgelegten Fahrkilometern zählen neben der Hin- und Rückfahrt auch Fahrten am Reiseziel. Die Höhe der Pauschale richtet sich nach dem benutzten Fahrzeug und beträgt für einen Pkw 0,30 Euro pro Kilometer. Für jeden Mitreisenden erhöht sich die Pauschale für den Pkw um 0,02 Euro (siehe A&W-Tabelle).

Nebenkosten der Geschäftsreise

Bei einer Geschäfts- oder Dienstreise sind die unterschiedlichsten Nebenkosten zu bezahlen: Telefon- oder Faxkosten, Telegramme, Parkgebühren in der Hotelgarage oder auf dem Messegelände, Straßen-, Tunnel- oder Brückenmaut, Taxikosten oder Fahrscheine für Bus und Bahn, aber auch Umbuchungs- und Stornokosten zum Beispiel bei einem Flug oder einer Schiffspassage – bis hin zu Unfallkosten und Schadenersatzleistungen, wenn Reisende auf dem Weg zum oder vom Veranstaltungsort in einen Unfall verwickelt werden (gilt auch für Arbeitnehmer). Alle diese Kosten müssen mit Belegen nachgewiesen werden.

Was viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht wissen: Geltend gemacht werden können auch der Verlust oder die Beschädigung des für die beruflich veranlasste Reise notwendigen Gepäckes. Bei einem Totalverlust wird der fiktive steuerliche Buchwert als steuermindernde Ausgabe anerkannt – Versicherungserstattungen oder Schadenersatzzahlungen von anderer Seite werden natürlich gegengerechnet.

Betroffene müssen den Verlust dafür allerdings auch zwingend an offizieller Stelle melden. Der Nachweis solcher außergewöhnlichen Kosten, etwa bei Unfall oder Diebstahl, erfordert stets die Vorlage der entsprechenden Rechnungsbelege sowie des Schriftverkehrs mit dem Schädiger, der Versicherung oder der Polizei.

Eigenbelege können helfen

Gab es auf einer Dienstreise für die Gepäckaufbewahrung, -beförderung und -versicherung, Parkuhren, Trinkgelder oder Ähnliches keinen Beleg, kann ein so genannter Eigenbeleg die Ausgaben des Selbstständigen glaubhaft machen.

Die anfallenden Reisenebenkosten sind in der nachgewiesenen Höhe absetzbar. Dies gilt für die Geschäftsreise des Arztes ebenso wie für die Erstattung der Ausgaben von Praxismitarbeitern auf einer Dienstreise. Wobei immer zu beachten ist: Erstattet wird nur gegen Beleg!

Die Teilnahmegebühren für eine Fortbildungsveranstaltung können nur dann vollständig als Kosten deklariert werden, wenn es sich um reine Seminarkosten handelt. Weist die Rechnung neben der Seminargebühr noch eine separat deklarierte Gebühr für Verpflegung aus, können diese Kosten nicht als Seminargebühr geltend gemacht werden. Benennt die Rechnung etwa für die Seminargebühr 450 Euro zuzüglich einer Tagungspauschale für Verpflegung über 50 Euro, kann nur die Seminargebühr in Höhe von 450 Euro in der Reisekostenabrechnung angesetzt werden. Die Mehraufwendungen für Verpflegung sind bereits mit der Verpflegungspauschale abgegolten.

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Der korrekte Eigenbeleg

Wenn folgende Angaben enthalten sind, kann Ihnen das Finanzamt die Anrechnung kaum verweigern:

  • Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
  • Zweck und Art der Ausgabe, wie etwa Trinkgeld siehe Restaurantbeleg, Tintenpatrone, Papier
  • Betrag: Gesamtpreis, gegebenenfalls Einzelpreis pro Stück, ergänzt durch Belege für die Höhe des Preises, zum Beispiel Preisliste, Prospekt
  • Grund für den Eigenbeleg: etwa Verlust, Diebstahl, nicht quittiertes Trinkgeld, Benutzung eines Automaten, der keinen Beleg erstellt
  • Datum der Zahlung
  • aktuelles Datum, Unterschrift
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