Formularlabor Westfalen-Lippe: Kampf gegen den Papierdschungel

Bürokratie darf nicht einfach geschehen, sie muss gestaltet werden. Das fordern die Mitglieder des Formularlabors aus Westfalen-Lippe (FLWL). Sie haben es sich zur Aufgabe gemacht, die Formulare des ambulanten Gesundheitswesens zu vereinfachen und jahrzehntelangen bürokratischen Wildwuchs auszumisten. Denn oft sind Abfragen auf den Formularen veraltet. Oder es finden sich Kästchen und Linien, deren Zweck niemand mehr nachvollziehen kann. Und das, obwohl beim Formularlabor Vertreter aller relevanten Akteure mit an Bord sind: niedergelassene Haus- und Fachärzte, Ärzte des Medizinischen Dienstes Westfalen-Lippe, Mitarbeiter der KVWL sowie der BARMER. Bei Bedarf laden sie weitere Experten ein: beispielsweise Fachärzte anderer Fachrichtungen, Therapeuten, Juristen, IT-Fachleute oder weitere Kassenvertreter. Mittels Videokonferenzen sind nun auch größere Sitzungen möglich, auch mit Mitarbeitern weiterer Bundesgremien. Die Diskussionen sind lebhaft. Mal wird herzlich gelacht, mal treibt die Suche nach dem Sinn den Teilnehmern Verzweiflungsfalten auf die Stirn (*siehe Kasten am Ende des Beitrags).

Die Gelegenheit nicht verschlafen

Bereits seit 2011 setzt sich das FLWL für mehr Klarheit im Papierdschungel ein. Doch nun mit der Digitalisierung drängt das Thema mehr denn je. Smarte digitale Prozessabläufe könnten die Arbeit für alle vereinfachen: für Ärztinnen und Ärzte, Psychotherapeuten und -therapeutinnen, für die Kassen. Ideal wäre ein eigener digitaler Formularmaster, erklärt Sonja Laag, Leiterin Versorgungsprogramme BARMER. „Nur ein solcher Formularmaster kann für Stringenz und Struktur sorgen.“

Digitalisierungsfahrplan, bitte!

„Digitalisierte Prozesse sind nur dann sinnvoll, wenn sie den Alltag in den Praxen tatsächlich erleichtern“, betont Antje Althaus, Referentin für Verwaltungstransparenz bei der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen-Lippe (KVWL), die gemeinsam mit Sonja Laag das FLWL leitet. „Dazu müssen diese Prozesse sorgsam durchdacht und möglichst schlank gehalten werden.“

Man könnte meinen, im Zuge eines so umfassenden Umbruchs wie durch das E-Health-Gesetz gäbe es auch klare Vorgaben für den Transfer von Formularen in die digitale Welt. Tatsächlich werden einige eFormulare wie das zur Häuslichen Krankenpflege beispielsweise durch das Digitale-Versorgung-und-Pflege-Moderni­sierungs-Gesetz (DVPMG) geregelt. Einen übergeordneten Digitalisierungsfahrplan für sämtliche Formulare in den Arztpraxen gibt es jedoch bisher nicht. Deshalb möchte das Formularlabor demnächst entsprechende Lösungsansätze auf Bundesebene vorlegen. Bisher stand die Entrümpelung analoger Formulare im Fokus des FLWL. Fortan gehören weitere Schwerpunkte dazu, nämlich

• die begleitende Überprüfung neuer eFormulare, wie die eÜberweisung oder die eAU,
• und das Erarbeiten von Vorschlägen für neue digitale Formulare.

Der Dialog wird stetig besser

Auf Bundesebene werden Formulare zwischen den Selbstverwaltungspartnern verhandelt und schließlich in der bundeseinheitlichen Mustervordruckmappe aufgenommen. Immerhin: „Der Dialog zwischen der praktischen Basis und der Bundesebene wird kontinuierlich besser“, freut sich Antje Althaus. „So können bei der Entstehung neuer Formulare oder bei Änderungen an bestehenden Formularen frühzeitig praxisnahe Lösungen in die Gestaltung und Prozessabläufe mitaufgenommen werden.“ Dank Praxis-Panel-Interviews oder durch spezifische Fragestellungen an das FLWL werden unnötige Abfragen oder Doppelungen verhindert.

300.000 Stunden Entlastung

Einige entbürokratisierte Formularentwürfe des FLWL konnten in den vergangenen Jahren bereits Impulse für Veränderungen auf Bundesebene geben. Dazu gehören der Wegfall des Auszahlungsscheins (Muster 17), die Überarbeitung der Muster 4 (Krankentransport) sowie Muster 12 (Häusliche Krankenpflege). Das Formular „Chronikerbescheinigung“ (Muster 55) konnte durch die Vorarbeit des Formularlabors deutlich verschlankt werden – zugunsten der Haus- und Fachärzte, die dieses Formular über sechs Millionen Mal pro Jahr ausstellen. Bundesweit wurde so eine Entlastung von knapp 300.000 Nettoarbeitsstunden erzielt.

Schritt halten mit der Welt

Der Weg zum Erfolg verlangt von Althaus, Laag und ihren Mitstreitern vor allem eines: Ausdauer. Das zeigt sich am Beispiel des neuen Musters 13 (Heilmittelverordnung), das im Januar 2021 Einzug in die Arztpraxen hielt. „Bereits in 2015 haben wir erste Entwürfe zur Vereinheitlichung der drei unterschiedlichen Heilmittelverordnungen vorgelegt und jetzt gibt es nur noch einen Vordruck“, erklärt Sonja Laag.

Der Traum von schnellen, flexiblen Formularen prallt oft auf Richtlinien, die den Prozess langwierig und aufwendig machen. „Formulare sind Transportmittel der täglichen Kommunikation“, stellt Sonja Laag klar. „Wenn Praktiker aller Seiten diese im Dialog gemeinsam erarbeiten, können Missverständnisse verhindert werden.“ Abkürzungen in Formularen müssen auf Verständlichkeit hin überprüft, Kästchenabfragen auf Logik hin kontrolliert und Redundanzen entfernt werden. Diese Arbeit braucht gerade jetzt enorme Schubkraft, denn der Moment der Veränderung ist gekommen, wie Antje Althaus bekräftigt: „Gerade in einer immer schneller werdenden digitalen Welt ist dies ein wichtiger Baustein, um auch immer komplexer werdende Sachverhalte transparent und schlank in den Arztpraxen etablieren zu können.“

Autorin: Deborah Weinbuch