In 10 Schritten die Materialkosten in Ihrer Praxis senken

1. Bestandsaufnahme: Finden Sie die Kostentreiber in der Praxis

Lästig, aber bedauerlicherweise alternativlos: Am Anfang steht die sorgfältige Analyse der Ausgaben. Für welche Praxismaterialien entstehen monatlich welche Kosten? Vor allem die Kostentreiber müssen analysiert werden. Lassen Sie bei dieser Gelegenheit auch gleich heraussuchen, bei welchen Lieferanten die verschiedenen Produkte bisher bezogen wurden.

 2. Costcutting: Die Krankenkassen finanzieren Ihre Praxiskosten

Im zweiten Schritt Ihres “Costcutting” prüfen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter, ob womöglich auch Verbrauchsmaterialien auf Kosten der Praxis bezogen werden, die eigentlich im Sprechstundenbedarf zu GKV-Lasten verordnet werden können. In vielen Arztpraxen rutscht da einiges durch. Falls Sie nicht sicher sind: Weitere Informationen für den Abgleich vermittelt die Sprechstundenbedarfsvereinbarung Ihrer KV.

3. Bedarfsanalyse: Welche Materialien werden in welcher Menge benötigt?

In Schritt 3 starten Sie eine Bedarfsanalyse. Welche Materialien werden in welcher Menge bezogen? Wird der Bedarf genau errechnet oder handelt es sich nur um grobe Schätzungen? Sind die Bestellmengen zu groß, vergammeln bei Ihnen teure Produkte, die nach Ablauf des Verfalldatums entsorgt werden. Ein Kostenblock, der sich gut vermeiden lässt.

4. Anbietervergleich: Die beste Qualität zum besten Preis

In Schritt 4 starten Sie mit Ihrem Anbietervergleich. Halten Sie in Treue an einem Hochpreislieferanten fest oder nutzen Ihre Mitarbeiter bereits alle Einsparmöglichkeiten am Markt? Regelmäßige Preisvergleiche sind zwar lästig, aber sehr effektiv, um Praxiskosten zu senken. Einmal im Jahr ist die Prüfung deshalb Pflicht. Das bedeutet nicht, dass Sie den Anbieter zwingend wechseln müssen. Aber vielleicht können Sie bei Ihrem alten Anbieter noch bessere Konditionen rausholen.

5. Einkaufsplan: Überlassen Sie nichts dem Zufall!

In Schritt 5 bereiten Sie den Praxiseinkauf vor. Eingekauft wird nicht dann, wenn gerade etwas fehlt, sondern vorausschauend für einen längeren Zeitraum nach strikter Bedarfsplanung. Schnellschüsse sind nämlich immer (zu) teuer.

6. Delegieren Sie die Aufgaben!

Delegieren Sie in Schritt 6 die Materialverwaltung an eine speziell mit dieser Aufgabe betraute Mitarbeiterin. Sie sollte alle Preisvorteile durch Bar-, Natural- und Mengenrabatte, Boni und Skonti ausschöpfen und so die Materialkosten im Blick haben.

7. Organisationsplan: Wer macht wann was?

In Schritt 7 erstellen Sie schriftlich einen Organisationsplan für die Materialverwaltung: Jeder weiß, wann er was zu tun hat. So wird vermieden, dass überraschend Engpässe entstehen. Die für den Einkauf zuständige Mitarbeiterin erstellt eine Materialkartei.

8. Motivation: Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter am Erfolg!

Besonders effektiv ist ein Sparkurs, wenn die Mitarbeiter auch etwas davon haben. Bedeutet er nur zusätzlichen Aufwand, sinkt die Motivation und damit auch die Effizienz. In Schritt 8 treffen Sie deshalb eine Zielvereinbarung mit Ihrem Praxisteam. Wenn es Ihren Mitarbeitern gelingt, die Materialkosten im definierten Zeitraum zu stabilisieren oder die Kosten zu reduzieren, gibt es einen Erfolgsbonus. Sie können die Mitarbeiter auch prozentual an dem eingesparten Geld beteiligen.

9. Verlaufskontrolle: Entwickeln Sie ein Controllingsystem

Agieren Sie wie die großen Kliniken und dokumentieren Sie in Schritt 9 die Materialkosten als Grundlage für Ihre künftigen Controllingmaßnahmen.

10. Marktmacht: Gründen Sie eine Einkaufsgemeinschaft!

Prüfen Sie in Schritt 10, ob es möglich ist, eine Einkaufsgemeinschaft mit Ihren Kollegen im Praxisumfeld zu gründen. Möglich ist auch ein duales Verfahren, bei dem Sie Materialien für den Routinebetrieb im Rahmen der Einkaufsgemeinschaft beziehen und Mengenvorteile realisieren, während Sie Ihre praxisspezifischen Materialien bei dem günstigsten Anbieter bestellen.