Betriebsfeiern mit Versicherungsschutz und ohne Finanzamt

Gemeinsame Veranstaltungen tragen ohne Frage zu einem guten Arbeitsklima bei. Dabei fördern sie nicht nur die Verbundenheit zueinander und zum Arbeitsplatz, sondern auch die Motivation des Teams. Was Sie konkret mit Ihren Mitarbeitern unternehmen möchten, bleibt Ihnen überlassen. Offizielle Einschränkungen gibt es kaum: von Grillfesten bis hin zu Fahrradtouren ist alles möglich.

Die richtige Planung

Wichtig: Sie sollten einige Dinge bei der Organisation beachten, damit Ihre Angestellten auch bei solchen betrieblichen Festen durch die Unfallversicherung geschützt sind. Deshalb sollte der Betriebsausflug den oben genannten Zwecken dienen, wie z.B. der Förderung des positiven Betriebsklimas. Allerdings müssen Sie als Arbeitgeber oder ein Vertreter dann ebenfalls an dem Event teilnehmen. Zudem ist es erforderlich, dass die Teilnahme an dem Betriebsfest allen Beschäftigten offen steht. Ansonsten entfällt der Versicherungsschutz.

Ferner sollten Sie Ihre Mitarbeiter offiziell zum Betriebsfest einladen. Nennen Sie in der Einladung nicht nur den Anfang, sondern auch das Ende der Veranstaltung. Eine zeitliche Begrenzung festzulegen ist wichtig. Falls ein Angestellter nach der Veranstaltung noch etwas Anderes unternimmt, sind das Event und der Versicherungsschutz klar abgegrenzt. Ihre Mitarbeiter sind nicht nur während des Betriebsfest unfallversichert, sondern auch der direkte Hin– und Rückweg ist mit versichert.

Aber Vorsicht: Grundsätzlich sollten Sie übermäßigen Alkoholkonsum der Teilnehmer, insbesondere Ihrer Angestellten vermeiden. Denn hier besteht nicht nur die Gefahr, dass das Unfallrisiko steigt, sondern auch dass die Eintrittspflicht der Unfallversicherung entfallen könnte.

Versicherungsschutz: Was deckt er ab, was nicht?

In jedem Fall gilt, dass während des Betriebsfests alle Tätigkeiten, die mit dem Gesamtzweck des Events im Zusammenhang stehen, versichert sind. Das schließt beispielsweise das Grillen, das Essen, Spiele oder sportliche Betätigungen ein. Wie bereits erwähnt ist Alkohol mit Vorsicht zu genießen. Denn dieser kann den eigentlich weitreichenden Versicherungsschutz gefährden. Wenn sich zum Beispiel ein Unfall auf dem Heimweg auf Alkohol zurückführen lässt, erlischt der Unfallversicherungsschutz. Auch Gäste, die nicht zu Ihrem Unternehmen gehören wie Familienangehörige oder ehemalige Mitarbeiter fallen nicht unter den betrieblichen Unfallversicherungsschutz. Diese Regelung gilt auch dann, wenn die Gäste offiziell eingeladen wurden. Ausnahmen sind nur Mitarbeiter, die sich in Elternzeit befinden. Diese genießen den gleichen Versicherungsschutz wie andere Mitarbeiter.

Damit das Finanzamt nicht mit feiert

Um zu vermeiden, dass das Finanzamt sich selbst auf Ihre Feier einlädt, sollten Sie diese Punkte beachten:

• 110 Euro (brutto) pro Mitarbeiter sind steuerfrei.
• Die gesamten Kosten werden auf alle Gäste rechnerisch verteilt.
• Die Kosten von Partnern oder Kindern werden auf die Kosten des jeweiligen Mitarbeiters angerechnet. Vorsicht: das kann die Kosten die pro
• Person gedacht sind schnell nach oben treiben.
• Alle gesamten Kosten, die Ihnen für die Ausrichtung entstehen, müssen mit eingerechnet werden. Das heißt von Saalmiete über DJ bis hin zur Dekoration muss alles berücksichtigt werden.

Steuern: wer, was, wieviel?

Alle Kosten, die den Freibetrag in Höhe von 110 Euro für Mitarbeiter übersteigen, sind steuerpflichtig. Die anfallenden Steuern muss hier der Mitarbeiter entweder selbst, gemäß seinem Steuersatz tragen oder Sie als Unternehmer zahlen eine pauschale Steuer in Höhe von 25 Prozent.
Aufgepasst: Wenn Sie mehr als zwei Betriebsfeiern pro Jahr veranstalten, müssen alle darauffolgenden gänzlich versteuert werden. Das Positive: Sie können sich aussuchen, welche der Betriebsfeiern komplett versteuert werden sollen. Deshalb sollten Sie am Jahresende schauen, welche Feiern die günstigsten waren und diese dann ganz versteuern. Die teureren Feiern lassen Sie unter Berücksichtigung des 110 Euro Freibetrags laufen.

Geschenke für die Mitarbeiter

Sie möchten sich zusätzlich bei Ihren Mitarbeitern in Form von kleinen Geschenken bedanken? Kein Problem, seit 2015 gilt für Geschenke eine Freigrenze in Höhe von 60 Euro (brutto). Wichtig: Freigrenze ist nicht gleich Freibetrag.

Das bedeutet, wenn Sie Ihren Mitarbeitern, im Rahmen der Betriebsfeier Geschenke im Wert von 60 Euro machen, werden diese in den Gesamtfreibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter eingerechnet. Sollten Sie teurere Geschenke machen wollen, so müssen Sie diese getrennt und komplett versteuern.