Praxissoftware: ein System für den gesamten Arbeitsalltag
In vielen Praxen laufen Terminverwaltung, Dokumentation und Abrechnung über jeweils eigene Programme. Weil diese selten miteinander vernetzt sind, bleibt der administrative Aufwand hoch und bindet Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Eine integrierte Praxissoftware führt diese Bereiche in einer einzigen Anwendung zusammen. Was leistet ein solches System konkret und in welchen Bereichen entlastet es den Praxisbetrieb?
Zwischen Organisation und Patientenanliegen
Ein erheblicher Teil der Arbeit in einer Praxis entfällt auf Aufgaben, die mit der eigentlichen Behandlung wenig zu tun haben. Allein das Telefon bindet in einer durchschnittlichen Arztpraxis in Deutschland etwa 45 Arbeitsstunden im Monat.1 Hinzu kommen die Pflege der Patientenakten, die Vergabe und Verschiebung von Terminen sowie die Bearbeitung von Rezept- und Überweisungsanfragen. In Zeiten knapper personeller Ressourcen wiegt dieser Aufwand schwer.
Zugleich verändert sich, was Patient:innen von einer Praxis erwarten. Viele möchten Termine online vereinbaren, statt dafür zum Hörer zu greifen.2 Ebenso wächst der Wunsch, auch außerhalb der Sprechzeiten einen Termin verschieben oder absagen zu können. Solche Erwartungen zu erfüllen, fällt schwerer, wenn die nötigen Funktionen auf mehrere Einzelprogramme verteilt sind, die ihre Daten nicht untereinander weitergeben. Eine einzelne Praxissoftware, die all das in einer Oberfläche vereint, kann hier Abhilfe schaffen.
Alle Abläufe in einer Praxissoftware bündeln
Lösungen, die den gesamten Praxisbetrieb in einem System abbilden, gewinnen im Gesundheitswesen zunehmend an Bedeutung. Zu ihnen zählt die Praxissoftware von Doctolib, die in Zusammenarbeit mit Ärzteteams entstanden ist. Genutzt wird sie heute von rund 150.000 Gesundheitsfachkräften in Deutschland.3 Was die Praxissoftware im Einzelnen leistet, lässt sich an mehreren Aufgabenfeldern festmachen.
Bei der Organisation bündelt die Software Aufgaben, die sonst den Empfang beschäftigen. Über einen Online-Terminkalender mit integrierter Warteliste buchen Patient:innen ihre Termine eigenständig. Ergänzend nimmt der KI-Telefonassistent eingehende Anrufe entgegen, erkennt Patient:innen automatisch durch einen Abgleich mit der Akte und trägt Termine direkt in den Kalender ein. Hinzu kommen automatisierte Erinnerungen, die Patient:innen rechtzeitig auf ihren Termin hinweisen. Schriftliche Anfragen wiederum bearbeitet das Team direkt im System, wobei die Praxis selbst festlegt, welche Anliegen sich auf diesem Weg klären lassen.
Für das Behandlungsgespräch bietet die Praxissoftware einen KI-Sprechstundenassistenten, der die Dokumentation im Hintergrund übernimmt, Gesprochenes in schriftliche Einträge umwandelt und strukturiert in der Patientenakte zusammenfasst. Der Aufwand für die Aktenpflege lässt sich damit um bis zu 70 % verringern.3 Befunde, Verordnungen und frühere Behandlungsschritte werden darüber hinaus in einer digitalen Patientenakte gesammelt, sodass alle Informationen an einem Ort zur Verfügung stehen.
Auch bei der Abrechnung unterstützt die Praxissoftware das Team. Der KI-Abrechnungsassistent schlägt während der Behandlung passende Abrechnungsziffern vor und hilft dabei, den Behandlungsschein korrekt zusammenzustellen. Die Quartalsabrechnung lässt sich anschließend mit einem Klick erstellen und eine integrierte Fehlerprüfung kontrolliert die Angaben vor dem Einreichen.
Online sichtbar werden, wo Patient:innen suchen
Was den Praxisalltag intern ordnet, wirkt zugleich nach außen. Termine, die über die Praxissoftware verwaltet werden, lassen sich für Patient:innen online freigeben, sodass diese einen freien Termin selbst finden und direkt buchen können. Für die Praxis entsteht so ein zusätzlicher Weg, Menschen zu erreichen, die online nach einem Termin suchen. Die Praxis wird dadurch leichter gefunden, auch von neuen Patient:innen.
Für das Praxismarketing ist dabei vor allem ein eigenes Praxisprofil bei Doctolib hilfreich, das einer Praxis als digitales Schaufenster dient. Darüber besteht die Möglichkeit, wichtige Informationen zur Praxis zu hinterlegen, etwa zu den angebotenen Leistungen, den verfügbaren Terminarten oder den Sprechzeiten. Da bei Doctolib bereits rund 30 Millionen Menschen in Deutschland registriert sind, kann eine Praxis über ihr Profil eine Vielzahl potenzieller Patient:innen erreichen.3
Was eine integrierte Praxissoftware ausmacht
Neben dem Funktionsumfang kommt es im Praxisbetrieb darauf an, wie zuverlässig und sicher ein System läuft. Die Praxissoftware von Doctolib ist cloudbasiert, wodurch die Wartung vor Ort entfällt und Aktualisierungen und Sicherungen automatisch im Hintergrund erfolgen. Für den Umgang mit sensiblen Daten ist sie nach ISO 27001 und ISO 27701 zertifiziert sowie vom TÜV geprüft. Alle Praxis- und Behandlungsdaten werden innerhalb der EU gespeichert und fließen nicht in das Training der KI ein.
Ob sich der Wechsel zu einem integrierten System lohnt, hängt von den Abläufen und Anforderungen jeder einzelnen Praxis ab. Für Teams, die ihren Verwaltungsaufwand verringern und zugleich nach außen besser erreichbar sein möchten, kann eine Praxissoftware wie die von Doctolib eine sinnvolle Lösung sein.
Quellen:1 Doctolib, Pressemitteilung vom 22.05.2024, about.doctolib.de
2Doctolib Digital Health Report 2023.
3 Doctolib, info.doctolib.de/praxissoftware (abgerufen Oktober 2026).