KIM: Sicherer mailen mit mehreren Adressen
Bianca NuberFast alle Praxen nutzen KIM, den sicheren E-Mail-Dienst für das Gesundheitswesen. Die Pflege und Bearbeitung der KIM-Postfächer gehört oft zu Ihren Aufgaben als MFA. Doch wussten Sie eigentlich, dass neben der Haupt-Adresse auch weitere KIM-Adressen möglich sind?
Im Praxisalltag nutzen Sie die sichere Kommunikationsplattform derzeit vor allem für den Versand von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen an die Krankenkassen. Doch KIM kann noch mehr: Über die „Kommunikation im Medizinwesen“ können Ärzte und Psychotherapeuten datenschutzkonform E-Arztbriefe an Kolleginnen und Kollegen versenden und – sofern das Praxisverwaltungssystem (PVS) dies unterstützt – auch einfache E-Nachrichten verschicken. Auch die digitale Ersatzbescheinigung für Patienten läuft über KIM.
Mehrere KIM-Adressen für große Praxen
Die meisten Praxen haben eine zentrale KIM-Adresse, die mit dem Praxisausweis (SMC-B) verknüpft ist. In der Regel bearbeiten Sie als MFA die eingehenden Mails und verteilen diese weiter. In großen Gemeinschaftspraxen oder Medizinischen Versorgungszentren kann das sehr zeitaufwendig werden.
Die Lösung: Zu jeder praxisbezogenen KIM-Adresse können bis zu 999 weitere Adressen eingerichtet werden. Die eingehende Post wird dann automatisch dem jeweiligen Postfach zugeordnet – beispielsweise dem der Gynäkologin oder dem des Hausarztes. Wichtig: Alle Mitarbeitenden der Praxis haben Zugriff auf diese Postfächer und können bei Bedarf die Post sichten.
Individuelle Arzt-Adressen: Vorteile und Nachteile
Ärzte und Psychotherapeuten können sich auch eine individuelle KIM-Adresse einrichten lassen. Diese ist über den Heilberufsausweis (HBA) verschlüsselt und nur für den jeweiligen Arzt bzw. der Ärztin zugänglich.
Der Nachteil für MFA: Die Mails können nur geöffnet werden, wenn der HBA des Arztes oder der Ärztin im Kartenterminal steckt. Sind sie im Urlaub oder anderweitig abwesend, können Sie die Posteingänge nicht sichten. Wichtige Patientenunterlagen bleiben möglicherweise liegen und können auch vom Vertretungsarzt nicht genutzt werden.
Zudem erscheinen individuelle Adressen im Verzeichnisdienst der Telematikinfrastruktur (TI) nicht unter der Praxisadresse, sondern nur unter dem Namen des Arztes oder Psychotherapeuten.
Sicherheit geht vor
Da Cyberangriffe täglich zunehmen, ist eine sichere und datenschutzkonforme Kommunikation mit anderen Playern außerhalb der Praxis immanent wichtig. Bei KIM wird jede Nachricht vor dem Versand mit einer digitalen Transportsignatur versehen und verschlüsselt.
Beim Empfänger läuft der Prozess dann umgekehrt ab: Mit einem privaten Schlüssel werden die Daten entschlüsselt und die Transportsignatur automatisch geprüft. Nur wenn diese Prüfung erfolgreich ist, werden die Daten zur Weiterverarbeitung freigegeben. Danach können Sie die Nachricht lesen und Befunde mit einem Klick direkt in der Patientenakte ablegen.
Andere KIM-Adressen finden
Im zentralen Verzeichnisdienst der gematik stehen aktuell rund 300.000 KIM-Adressen – von Praxen, Krankenhäusern, Apotheken, Pflegeheimen, Krankenkassen und Kassenärztlichen Vereinigungen. Sie können dort nach Postleitzahl, Straße, Praxisname oder Arztname suchen.
Wie gut die Suchfunktion funktioniert, hängt vom jeweiligen PVS ab. Alternativ steht für Ärzte die Kollegensuche zur Verfügung – eine Arzt- und Psychotherapeutensuche im Sicheren Netz der KVen (SNK). Achtung: Hier können Sie nur nach praxisbezogenen KIM-Adressen suchen, nicht nach individuellen Arzt-Adressen.
Praxis-Tipp: Legen Sie ein eigenes Adressbuch mit häufig benötigten KIM-Adressen im PVS an – das spart Zeit beim Versand von Arztbriefen. Allerdings bieten nicht alle PVS-Anbieter diese Funktion.
Die eigene KIM-Adresse bekannt machen
Damit andere Praxen Sie schneller finden, sollte die KIM-Adresse Ihrer Praxis überall dort erscheinen, wo auch die herkömmliche E-Mail-Adresse steht:
Auf dem Briefkopf
Auf Visitenkarten
Auf der Praxis-Webseite
Auf Arztbriefen und Befunden
Gut zu wissen: Die Grundstruktur jeder KIM-Adresse lautet XVZ@anbieter.kim.telematik. Der Teil vor dem @ kann individuell gewählt werden. Ein klarer, eindeutiger Name erleichtert die Suche.
Beispiele für gut erkennbare Adressen:
praxisname.ort@anbieter.kim.telematik
MVZ-A-Gyn@anbieter.kim.telematik
MVZ-A-Ortho@anbieter.kim.telematik
Adressdaten regelmäßig prüfen
Überprüfen Sie gelegentlich die Daten Ihrer Praxis im Verzeichnisdienst. Bei Fehlern oder Änderungswünschen wendet Sie sich an die zuständige Stelle:
Praxisbezogene KIM-Adressen: Kassenärztliche Vereinigung (KV)
Individuelle Arzt-Adressen: Ärzte- oder Psychotherapeutenkammer
Der Grund für die unterschiedlichen Zuständigkeiten: Praxisbezogene Adressen laufen über den Praxisausweis (SMC-B), für den die KVen die Daten bereitstellen. Individuelle Adressen sind an den Heilberufsausweis geknüpft, für den die Kammern zuständig sind.