Aufbewahrungsfristen für Ärzte: Welche Dokumente können weg?

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Kommt aufs Dokument an. Für Buchungsbelege beginnt sie mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie erstellt wurden. Im Fall von Patientenunterlagen setzt die Frist entweder am Ende des Kalenderjahres ein, in dem die Behandlung endete oder nach der letzten Untersuchung.

Welche Unterlagen sollte man nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht noch behalten?

Auf jeden Fall die, die in einem nicht abgeschlossenem Verfahren eine Rolle spielen. Und: Mögliche zivilrechtliche Ansprüche des Patienten gegen den Arzt verjähren teilweise erst nach 30 Jahren – also im Zweifelsfall deutlich später, als die jeweilige Aufbewahrungsfrist gilt. Sinnvoll ist daher, die Dokumentation so lange aufzuheben, bis definitiv keine Schadensersatzansprüche mehr zu einer konkreten ärztlichen Behandlung entstehen können. Bei Personalunterlagen beginnt die Frist nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern zu laufen.

Mit der Einhaltung der folgenden Fristen sind Sie rechtlich aber immer auf der sicheren Seite.

Aufbewahrungsfrist 30 Jahre:

Unterlagen zur Behandlung mit radioaktiven Stoffen / ionisierender Strahlung; Blutprodukte; Röntgentherapie/Strahlenbehandlung  (Aufzeichnungen, Berechnungen nach letzter Behandlung).

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre:

Steuerliche Aufzeichnungen wie Jahresabschlüsse mit Buchungsbelegen; KV-Abrechnungen; Belege und Rechnungen; Lohnkonten, Gehaltslisten und -quittungen; Miet- und Pachtverträge; ambulantes Operieren (Aufzeichnungen und Doku); Arztakten; Arztbriefe (eigene und fremde); ärztliche Aufzeichnungen und Untersuchungsbefunde; ärztliche Behandlungsunterlagen; Aufzeichnungen (des Arztes in seiner Kartei); Befunde; Berichte (Überweiser und Hausarzt); Berufsunfähigkeits-Gutachten und Befundmitteilungen.

Auch Disease Management Programme (Unterlagen); EEG-Streifen; EKG-Streifen nach Abschluss der Behandlung; Gutachten über Patienten (für Kassen, Versicherungen, Berufsgenossenschaften); häusliche Krankenpflege (Verordnung von); Heilmittelverordnungen (Verordnung von); Jugendarbeitsschutzuntersuchung (Untersuchungsbogen).

Karteikarten; stationäre Krankenhausberichte nach Abschluss der Behandlung; Kassenanfragen (Durchschriften); Krankenhausbehandlung (Verordnung, Einweisung Teil C); Krankenhausberichte; Kinderfrüherkennungsuntersuchungen (ärztliche Aufzeichnungen); Laborbuch; Laborbefunde; Langzeit EKG (Computerauswertung, keine Tapes); Lungenfunktionsdiagnostik (Diagramme); Notfallschein, Teile B und C *; Patientenkartei (nach der letzten Behandlung); Psychotherapie (Mitteilung der Krankenkasse); Röntgendiagnostik (Röntgenaufnahmen von Patienten über 18 Jahre). Die Aufbewahrungsfrist beginnt ab dem 18. Lebensjahr bei Patienten, sodass alle Röntgenbilder von Kindern und Jugendlichen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres aufbewahrt werden müssen); Sono (Aufzeichnungen, Fotos, Prints, Datenträger); Strahlendiagnostik, Röntgendiagnostik (Aufzeichnungen, Filme nach der letzten Untersuchung, auch mittels radioaktiven / ionisierenden Strahlen); Vertreterschein, Teile B und C *; Zytologie (Präparate, Befunde, statistische Zusammenfassungen).

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre:

Sonstige steuerliche Aufzeichnungen wie Praxis-Schriftwechsel, Unterlagen über Bestellungen und erteilte Aufträge, Geschäftsbriefe und Reisekostenabrechnungen sowie Darlehensunterlagen.

Aufbewahrungsfrist 5 Jahre:

Allgemeine Personalunterlagen, Gesundheitsuntersuchung (Teil B des Berichtsvordrucks nach Untersuchung); Jugendgesundheitsuntersuchung (Berichtsvordrucke, Dokumentation); Koloskopie (Teil B des Berichtsvordrucks); Kontrollkarten über interne Qualitätssicherung und Zertifikate über erfolgreiche Teilnahme an Ringversuchen – auch für Labor; Krebsfrüherkennung Frauen / Männer (Berichtsvordruck Teil B); Strahlenschutzprüfung (Unterlagen); Strahlenschutz (Unterlagen Mitarbeiterbelehrung).

Aufbewahrungsfrist 4 Jahre:

Sicherungsdatenträger (Abrechnung KV).

Aufbewahrungsfrist 3 Jahre:

Betäubungsmittel (wie BTM-Rezeptdurchschrift, BTM-Kartei­karten und BTM-Bücher).

Aufbewahrungsfrist 2 Jahre:

Arbeitszeitnachweise (bei überschrittener täglicher Arbeitszeit); Dokumentation über beschäftigte werdende oder stillende Mütter; Prüfberichte Feuerlöscher; Röntgenabnahmeprotokolle; private Aufträge und Rechnungen für beispielsweise Handwerker, Architekten oder auch Reinigungsfirmen.

Aufbewahrungsfrist 1 Jahr:

AU-Bescheinigungen (Durchschrift gelber Dreifachsatz, Teil C); Abrechnungsscheine (bei Diskettenabrechnung); Ersatzverfahren; Abrechnungsscheine; Notfallschein, Teil A (EDV abrechnende Ärzte); Überweisungsschein (EDV abrechnende Ärzte, auch Ersatzverfahren, auch Muster 7 Überweisung vor Aufnahme einer Psychotherapie); Vertreterschein, Teil A (EDV abrechnende Ärzte).

Aufbewahrungsfrist 4 Quartale:

Krebsfrüherkennung (Vordruck, Teil A).

Prüfungsausschüsse können Fristen aushebeln

Prüfungsausschüsse und ihre Geschäftsstellen sind erst nach vier Jahren verpflichtet, ihre gespeicherten Daten (z. B. Art der Behandlung, Tag der Behandlung, abgerechnete Gebührenpositionen, Diagnosen usw.) zu löschen. Ratsam ist es, Unterlagen ebenfalls mindestens vier Jahre (nach Ablauf des Jahres, in dem die Leistungen erbracht bzw. verordnet wurden) aufzubewahren. Auch dann, wenn kürzere Aufbewahrungsfristen genannt sein sollten. Soweit binnen vier Jahren ein Prüfverfahren eingeleitet wurde, ist die weitere Aufbewahrung bis zum endgültigen Abschluss – ggf. vor dem Beschwerdeausschuss oder Sozialgericht – ratsam.

 * Nur aufzuheben, wenn dieser Schein die alleinige Dokumentation ist und nachfolgend keine anderen Aufbewahrungsfristen genannt sind.

Immer beim Steuerberater nachfragen

Bitte beachten Sie: Die oben genannten Fälle dienen als Beispiele und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Auch können Gesetzesänderungen oder Versicherungsfälle eine längere Aufbewahrung von Dokumenten notwendig machen. Bevor Sie Daten endgültig löschen oder Dokumente schreddern, sollten Sie die Unterlagen gemeinsam mit Ihrem Anwalt bzw. Steuerberater durchgehen.