So gelingt die Mitarbeiterbefragung in der Praxis
Heiko FeketeRegelmäßiges Feedback von Mitarbeitern ist für die Teamentwicklung in der Praxis nicht nur enorm wichtig, sondern auch vorgeschrieben. Welche Punkte Sie bei der Durchführung berücksichtigen sollten.
Auf fast 40 Seiten fasst der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) zusammen, welche Anforderungen er an ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement für Vertragsärztinnen und -ärzte stellt. Die sogenannte Qualitätsmanagement-Richtlinie des G-BA beinhaltet dabei auch Vorgaben zu Mitarbeiterbefragungen. Demzufolge sind Praxen dazu angehalten, solche Befragungen regelmäßig durchzuführen – mit dem Ziel, durch Informationen aus der Mitarbeiterperspektive eventuell erforderliche Veränderungen anzustoßen.
Wie die Mitarbeiter befragt werden, ist schlussendlich Auslegungssache: Eine Befragung mittels eines schriftlichen Fragebogens ist besonders für größere Praxen und MVZ nützlich. In kleineren Praxen müssen die Befragungen nicht schriftlich durchgeführt werden, wie die KV Hessen schreibt. Stattdessen gebe es hier auch die Möglichkeit, ein regelmäßiges persönliches Gespräch zwischen Mitarbeitenden und Praxisinhabern zu etablieren, um so die Teamabläufe bei Bedarf anzupassen.
Fragen müssen anonym sein
Muster für einen Fragebogen stellen in der Regel die Länder-KVen bereit oder sie sind beispielsweise über das Qualitätsmanagement-Verfahren QEP (Qualität und Entwicklung in Praxen) der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) abrufbar. Wichtig ist insbesondere, dass die Umfrage anonym erfolgt, um den Datenschutz zu wahren. Deshalb ist bei kleineren Praxisteams abzuwägen, ob ein Fragebogen genug Anonymität gewährleistet. Der Fragebogen kann folgende Punkte enthalten:
Wie schätzen Angestellte ihr Aufgabengebiet ein?
Funktioniert die Zusammenarbeit in der Praxis?
Sind die organisatorischen Aufgaben für alle verbindlich festgelegt?
Wie steht es um die Arbeitsausstattung und den Arbeitsschutz?
Gibt es für Mitarbeitende die Möglichkeit, sich beruflich weiterzuentwickeln?
Der Fragebogen sollte zudem auch ein Feld für sonstige Verbesserungsvorschläge oder Anmerkungen freihalten. Um die Fragen zu bewerten, bietet sich laut den Musterformularen eine Skala von eins bis zehn, ein Schulnotensystem oder ein Spektrum zwischen „trifft voll und ganz zu“ und „trifft überhaupt nicht zu“ an. Neben der Mitarbeiterbefragung sieht die Richtlinie des G-BA weitere Methoden vor, um hohe Qualitätsstandards in Arztpraxen zu sichern.
Auch Fehler können zu mehr Qualität beitragen
Dazu zählt unter anderem ein ausgeklügeltes Fehlermanagement mithilfe eines Fehlermeldesystems. Für die ambulante Versorgung haben sich hier Plattformen wie „CIRSmedical“ oder „Jeder Fehler zählt“ etabliert. Sie fördern eine offenere Fehlerkultur im Praxisbetrieb und können durch einen transparenten Umgang das Vertrauen zwischen Ärztinnen und Ärzten sowie Patienten stärken. Ein strukturiertes Fehlermanagement ist eng an das Risikomanagement geknüpft, das sich auch mit Präventionsmaßnahmen zur nachhaltigen Fehlervermeidung befasst. Sind Fehler- und Risikomanagement bereits Teil des praxisinternen Qualitätsstandards, sollten Praxisinhaber ihre Mitarbeitenden hier auch regelmäßig um Rückmeldung bitten, um bei eventuellen Schwachstellen gegensteuern zu können.