Urteil

Der Datenschutz setzt Grenzen bei der Betriebsprüfung

Fordert ein Betriebsprüfer von einer Arztpraxis elektronisch gespeicherte Daten an, darf er sie nicht unbegrenzt und nur in geeigneten Räumen auswerten. Der Datenschutz setzt der Betriebsprüfung Grenzen. Darauf weist die Steuerberatung Ecovis anlässlich einer aktuellen Entscheidung des Bundesfinanzhofs hin.

Wie die meisten Freiberufler ermitteln Ärztinnen und Ärzte ihren Gewinn in der Regel als Überschuss der Einnahmen über die Betriebsausgaben. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung machen sie bestimmte Aufzeichnungen. Etwa über Ausgaben besonderer Art oder Lohnkonten bei der Beschäftigung von Arbeitnehmern. Erstellen Niedergelassene solche Unterlagen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems, darf die Finanzbehörde im Rahmen einer Betriebsprüfung grundsätzlich die digital gespeicherten Daten einsehen. Und sie darf das EDV-System für seine Untersuchung nutzen (siehe Kasten).

Die Datenüberlassung an den Fiskus hat allerdings gewisse Grenzen. Das stellte die Steuerberatung Ecovis nun unter Verweis auf ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 7. Juni 2021 klar (Aktenzeichen: VIII R 24/18).

Finanzprüfer verlangte Datenträger mit sensiblen Unterlagen

In dem Fall ging es um den Streitzeitraum 2012 bis 2014 und eine Rechtsanwaltsgesellschaft, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt. Das zuständige Finanzamt forderte von ihr zu Beginn einer Außenprüfung einen Datenträger nach den damaligen Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) an. Die Kanzlei verweigerte dies, weil die Prüfanordnung des Fiskus aus Datenschutzgründen zu weit ginge. Jene beschränkte sich zudem nicht darauf, dass die Datenprüfung in den Geschäftsräumen der Gesellschaft oder in den Diensträumen des Finanzamts erfolge, monierte sie.

Der Bundesfinanzhof stellte sich hinter die Rechtsanwaltsgesellschaft. Das oberste Gericht für Steuersachen entschied, dass die Aufforderung des Finanzamts, einen Datenträger nach GDPdU zur Verfügung zu stellen, rechtswidrig ist. Denn sie sei als unbegrenzter Zugriff auf alle elektronisch gespeicherten Unterlagen unabhängig von den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten des Steuerpflichtigen zu verstehen. Das Finanzamt hätte den beabsichtigten Datenzugriff im Umfang begrenzen müssen. Darüber hinaus sei eine solche Anordnung unverhältnismäßig, wenn bei einem Berufsgeheimnisträger nicht sichergestellt ist, dass Datenzugriff und -auswertung nur in dessen Geschäftsräumen oder im Finanzamt stattfinden.

Ärzte sollten auf ihre Schweigepflicht achten

Das aktuelle BFH-Urteil ist laut der Steuerberatung Ecovis auch für Praxisinhaber relevant. Denn sie unterliegen wie Rechtsanwälte einer beruflichen Verschwiegenheitspflicht. Daher sollten sie kritisch prüfen, wo das Finanzamt etwa patientenbezogene Daten auswerten will. „Ärzte können sich dagegen wehren, Daten digital auf einem Datenträger dem Finanzamt zu überlassen, wenn die Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung der geschützten Daten besteht“, sagt Ecovis-Datenschutzbeauftragte Larissa von Paulgerg.

So könnten die Daten bei einer Verwendung unterwegs in fremde Hände geraten, betont von Paulgerg. Etwa durch einen Diebstahl des Betriebsprüfer-Notebooks. Vorab sollte deshalb allen klar sein, dass Patientendaten ausschließlich in den Geschäftsräumen der Praxis, in Räumen des Steuerberaters oder im Finanzamt erhoben und verarbeitet werden dürfen.

Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Freiberufler müssen laut den Ecovis-Experten normalerweise nur für sie wichtige Unterlagen zum Verständnis und zur Überprüfung der für sie geltenden steuergesetzlichen Aufzeichnungspflichten aufbewahren. Auf diese dürfen die Finanzbehörden gemäß der Abgabenordnung zugreifen. Sind die Unterlagen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, haben sie im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, dieses einzusehen und zu nutzen.

Ein Finanzamt kann zudem verlangen, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet werden. Oder dass ihm die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger bereitgestellt werden.

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