In Kooperation mit Docmedico
Warum viele Digitalisierungsprojekte in Arztpraxen scheitern – und wie es besser geht
Die ambulante Versorgung ist längst digitaler als noch vor wenigen Jahren. Das zeigt auch das PraxisBarometer der KBV. Nutzung und Akzeptanz einzelner Anwendungen steigen, etwa bei eRezept, eAU oder elektronischer Kommunikation. Gleichzeitig berichten Praxen weiterhin von erheblichen Störungen, Medienbrüchen und Hürden an den Sektorengrenzen. Genau hier liegt das Kernproblem. Viele Digitalisierungsprojekte werden eingeführt, aber nicht konsequent als Praxisprozess gestaltet.
Welche Gründe führen am häufigsten zum Scheitern von Digitalisierungsprojekten in Arztpraxen?
Die wichtigsten Gründe sind meist:
Eine fehlende Strategie
Insellösungen
Mangelnde Integration der Systeme
Fehlende Schulung der Mitarbeitenden
Unklare Prozesse
Keine Erfolgsmessung
Instabile Technik
Entscheidend ist, dass ein digitales Werkzeug noch kein digitaler Prozess ist. WHO und OECD betonen seit Jahren, dass digitale Transformation in der Versorgung nur dann trägt, wenn Interoperabilität, Governance, Endnutzer-Einbindung und saubere Arbeitsabläufe mitgedacht werden.
Warum ist fehlende Strategie in der Digitalisierung für Arztpraxen so teuer?
Viele Praxen digitalisieren opportunistisch. Erst Online-Termine, dann ein Recall-Tool, dann ein Kommunikationsdienst. Was oft fehlt, ist die Vorarbeit. Welcher Ablauf soll besser werden? Woran misst die Praxis den Nutzen?
Die Digitalisierungsstrategie des Bundesgesundheitsministeriums setzt einen Schwerpunkt. Nicht die Technik steht im Mittelpunkt, sondern bessere Abläufe in Versorgung und Verwaltung. Für Praxen ist das die entscheidende Perspektive. Denn wer ohne klares Prozessziel digitalisiert, beschafft schnell neue Funktionen, aber nicht automatisch mehr Effizienz oder Entlastung.
Welche Folgen hat misslungene Digitalisierung im Praxisalltag?
Typische Auswirkungen sind:
Zeitverlust durch Doppelerfassung und Nacharbeit
Frust im Team durch instabile Abläufe
Ineffizienz an Schnittstellen zwischen Anmeldung, Sprechzimmer und Abrechnung
Fehleranfälligkeit bei Datenübertragungen und Zuständigkeiten
Akzeptanzverlust gegenüber weiteren Projekten
Welche Probleme brauchen welche Lösungen?
Problem | Typisches Symptom | Praxistauglich Lösung |
Fehlende Strategie | Viele Einzelmaßnahmen ohne sichtbaren Nutzen | 12-Monats-Zielbild mit 3 bis 5 priorisierten Vorhaben definieren |
Insellösungen | Doppelte Eingaben, Medienbrüche | Nur Lösungen mit sauberer PVS- und Prozessintegration auswählen |
Mangelnde Integration | Manuelle Überträge zwischen Systemen | Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und Standards vor Go-live festlegen |
Fehlende Schulung | Team arbeitet uneinheitlich oder umgeht das Tool | Kurze rollenbezogene Schulungen einführen |
Unklare Prozesse | Digitalisierte Unordnung | Erst vereinfachen, dann digitalisieren |
Keine Erfolgsmessung | Nutzen bleibt subjektiv | 3 bis 5 Kennzahlen festlegen |
Instabile Technik | Frust, Ausfälle, Rückfall auf Papier | Einführung nur mit Puffer, Eskalationswegen und realistischem Supportkonzept |
Wie gelingt die Einführung von digitaler Unterstützung in Arztpraxen Schritt für Schritt?
Ein Kernproblem auswählen
Zum Beispiel Terminmanagement.
Ist-Prozess dokumentieren
Wer macht heute was, wann und mit welchem Aufwand?
Zielgröße festlegen
Etwa 20 Prozent weniger Termintelefonate in drei Monaten.
Integration prüfen
Passt die Lösung in PVS, TI und bestehende Verantwortlichkeiten?
Pilot klein starten
Erst ein Anwendungsfall, eine Arztgruppe oder ein Standort.
Team früh einbinden
Besonders MFA sollten den Zielprozess mitgestalten.
Kurz schulen und direkt anwenden
Nicht einmalig, sondern mit kurzen Lernschleifen.
Vier bis sechs Wochen messen
Was spart Zeit, was erzeugt Zusatzaufwand?
Erst danach ausrollen
Nicht vor stabilem Betrieb skalieren.
So wird aus Digitalisierung ein steuerbares Organisationsprojekt statt einer bloßen Technikanschaffung.
Warum ist die Team-Einbindung so entscheidend?
In vielen Praxen entscheidet nicht die Ärzteseite allein über den Erfolg eines Projekts, sondern der Alltag der MFA. Dort zeigt sich zuerst, ob eine Anwendung wirklich entlastet oder nur zusätzlichen Aufwand erzeugt.
Das ist zentral: Zwar erleben laut Bitkom 83 Prozent der Menschen ihre Ärzt:innen als grundsätzlich digitalisierungsoffen, zugleich fühlt sich fast die Hälfte vom Tempo oder der Komplexität überfordert. Für Praxen heißt das: Technikakzeptanz reicht nicht. Es braucht verständliche Prozesse und Teams, die sie sicher tragen.
Wie lässt sich der Nutzen der Digitalisierung in Arztpraxen realistisch messen?
Sinnvolle Messgrößen sind:
Zahl der Terminanrufe pro Tag
Bearbeitungszeit je Vorgang
Zahl manueller Rückfragen
No-Show-Quote
Zeit bis zur Befundübermittlung
Anteil digital abgewickelter Standardprozesse
Zahl technischer Ausfälle pro Woche
Teamzufriedenheit mit dem Ablauf
Die Logik dahinter ist einfach: Was nicht gemessen wird, bleibt im Gefühl. Und Digitalprojekte, die nur „modern wirken“, aber keine klaren Effekte erzeugen, binden Ressourcen, die Praxen an anderer Stelle dringend brauchen.
Was bedeutet das für Ärzte und MVZ?
Digitalisierung in Praxen ist kein reines IT-Projekt. Sie braucht Führung, klare Prozesse und gezielte Umsetzungsschritte. Niedergelassene Ärzt:innen sollten deshalb bei den größten Reibungspunkten starten, die Integration sorgfältig prüfen und das Team von Anfang an einbeziehen. Der Nutzen sollte anhand messbarer Ziele verfolgt werden.
Für MVZ gilt zusätzlich: Je größer die Organisation, desto wichtiger werden Standards, Governance und standortübergreifende Verantwortlichkeiten. Sonst entstehen dieselben Insellösungen, nur in größerem Maßstab.
FAQ: Häufige Fragen aus dem Praxisalltag
Muss jede Praxis jetzt möglichst schnell alles digitalisieren?
Nein. Sinnvoll ist nicht maximale, sondern gezielte Digitalisierung. Erfolgreich sind vor allem Projekte, die ein konkretes Problem lösen und sauber in bestehende Abläufe eingebettet werden.
Woran erkennt man früh, dass ein Projekt zur Digitalisierung zu scheitern droht?
Warnzeichen sind unklare Ziele, manuelle Doppelarbeiten, fehlende Zuständigkeiten, Widerstand im Team und zusätzliche Telefon- oder Korrekturschleifen nach dem Start.
Welche Projekte zur Digitalisierung eignen sich als erster Schritt?
Meist eignen sich standardisierbare Prozesse mit hohem Volumen: Terminmanagement, digitale Formulare, Recall, strukturierte Patientenkommunikation oder Befundübermittlung.
Wie wichtig ist Interoperabilität bei der Digitalisierung wirklich?
Sehr wichtig. Ohne interoperable Abläufe entstehen Medienbrüche, Fehler und Nacharbeit. Genau deshalb betonen Bitkom, BMG und gematik die Rolle gemeinsamer Standards und prozessorientierter Digitalisierung.
Reicht eine einmalige Schulung zu Digitalisierung in Arztpraxen?
In der Regel nicht. Besser sind kurze, wiederholte Schulungen im echten Ablauf, ergänzt um klare Standards und Nachsteuerung nach dem Go-live.
Dominique Marcinowski
Docmedico