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So behalten MFA den Überblick im Praxisalltag

Checkliste: Effizientes Terminmanagement und Patientenorganisation in der Arztpraxis

Marzena Sicking

Eine professionelle Terminvergabe reduziert Wartezeiten, optimiert Arbeitsabläufe und erhöht die Patientenzufriedenheit messbar. Die folgende Checkliste unterstützt das Praxisteam dabei, alle relevanten Aspekte der Patientenorganisation strukturiert und rechtssicher umzusetzen.

Inhaltsverzeichnis

1. Vorbereitung der Terminvergabe

  • Aktualität des Terminplans prüfen: Tägliche Kontrolle des elektronischen oder analogen Terminplans auf Korrektheit und Aktualität.

  • Verfügbarkeit von Ärzten und Räumen sicherstellen: Berücksichtigung von Urlaubszeiten, Fortbildungen, geplanten Abwesenheiten und Raumbelegungen.

  • Sprechstundenarten und Zeitfenster definieren: Unterscheidung zwischen Akut-, Routine-, Spezial- und Notfallterminen. Pufferzeiten für Notfälle einplanen.

2. Terminvergabe

  • Patientendaten korrekt erfassen: Vollständige und aktuelle Aufnahme aller relevanten Daten (Name, Geburtsdatum, Kontakt, Versicherungsstatus).

  • Anliegen und Dringlichkeit abfragen: Grund des Termins erfragen, Dringlichkeit beurteilen und entsprechend priorisieren.

  • Terminkategorien zuordnen: Terminart (z.B. Erstvorstellung, Kontrolltermin, Blutabnahme) im System hinterlegen.

  • Bestätigung und Erinnerung: Terminbestätigung sofort ausgeben (z.B. Ausdruck, E-Mail, SMS) und ggf. Erinnerung aktivieren.

3. Organisation am Praxistag

  • Patientenannahme strukturieren: Patienten nach Terminplan aufnehmen, Wartezeiten kommunizieren und ggf. Sitzplatz anbieten.

  • Dokumente und Unterlagen prüfen: Versicherungskarte, Überweisung, Vorbefunde, Einwilligungen etc. vollständig und aktuell?

  • Reihenfolge und Priorisierung: Notfälle und besondere Fälle (z.B. immobile Patienten, Kinder) nach Dringlichkeit einschieben.

  • Kommunikation im Team: Enger Austausch mit Ärzten und Kollegen über besondere Anforderungen des Tages.

4. Nachbereitung und Dokumentation

  • Terminausfälle dokumentieren: Nichterscheinen und kurzfristige Absagen im System vermerken, ggf. Ausfallhonorar dokumentieren.

  • Nachrücker-Management: Wartelistenpatienten bei Ausfällen kontaktieren und Termine nachbesetzen.

  • Feedback aufnehmen: Rückmeldungen zu Wartezeiten und Organisation notieren und im Team besprechen.

5. Qualitätssicherung und Optimierung

  • Regelmäßige Auswertung: Analyse von Wartezeiten, Terminausfällen und Patientenfeedback (mind. quartalsweise).

  • Prozessanpassung: Terminmanagement an Praxisschwerpunkte und Patientenstruktur anpassen.

  • Schulung und Fortbildung: Teilnahme an regelmäßigen Fortbildungen zu Terminmanagement und Patientenkommunikation.

Auf diese Punkte sollten MFA unbedingt noch achten:

  • Die Einhaltung des Datenschutzes (DSGVO) ist bei allen Schritten zwingend zu beachten.

  • Nutzen Sie digitale Tools (z. B. Online-Terminbuchung, Recall-Systeme), um Abläufe weiter zu optimieren.

  • Dokumentieren Sie alle relevanten Vorgänge nachvollziehbar im Praxisverwaltungssystem.

Quelle:

Medizinio, Medi-Karriere, Doccheck,Studysmarter, dental-wirtschaft.de