Aufbewahrungsfristen in der Arztpraxis: Diese Dokumente dürfen 2026 weg
Marzena SickingArztpraxen und MVZ stehen regelmäßig vor der Aufgabe, Aktenbestände auszudünnen, ohne gegen gesetzliche Vorgaben zu verstoßen. Viele Unterlagen müssen lange aufbewahrt werden – andere dürfen bereits nach kurzer Zeit vernichtet werden. Die folgende Übersicht fasst alle relevanten Fristen Stand 2026 zusammen und zeigt, welche Dokumente in der Arztpraxis entsorgt werden dürfen.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Buchhaltungsunterlagen: mit Ende des Kalenderjahres ihrer Erstellung
Patientenunterlagen: mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Behandlung abgeschlossen wurde
Personalunterlagen: nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters
Aufbewahrungsfristen (2026)
Aufbewahrungsfrist 30 Jahre:
Gesetzliche Pflicht nach Strahlenschutz‑ und Transfusionsrecht:
Unterlagen zu radioaktiven Stoffen und ionisierender Strahlung
Aufzeichnungen zur Strahlentherapie
Dokumentation zu Blutprodukten
Vernichtbar 2026: Unterlagen aus 1995 oder früher
Aufbewahrungsfrist 10 Jahre
Wichtigste Frist im Praxisalltag:
Patientenakten, Befunde, Arztbriefe
OP‑Dokumentation, Anästhesieprotokolle
KV‑Abrechnungsunterlagen
Laborbefunde, EKG/EEG‑Streifen
DMP‑Dokumentation
Verordnungen (Heil‑/Hilfsmittel, häusliche Krankenpflege)
Jahresabschlüsse, Buchungsbelege
Röntgenbilder:
Erwachsene: 10 Jahre
Minderjährige: Aufbewahrung bis zum 28. Lebensjahr
Vernichtbar 2026: Patientenunterlagen, deren Behandlung 2015 abgeschlossen wurde; Buchhaltungsunterlagen aus 2014
Aufbewahrungsfrist 6 Jahre
Schriftverkehr der Praxis
Bestellungen, Aufträge
Geschäftsbriefe, Reisekosten
Darlehensunterlagen
Vernichtbar 2026: Unterlagen aus 2019
Aufbewahrungsfrist 5 Jahre
Allgemeine Personalunterlagen
Unterlagen der Krebsfrüherkennung (Teil B)
Koloskopie‑Dokumentation (Teil B)
Qualitätsnachweise (z. B. Ringversuche)
Strahlenschutz-Unterweisungen und Prüfungen
Vernichtbar 2026: Unterlagen aus 2020
Aufbewahrungsfrist 4 Jahre
Sicherungsdatenträger der KV‑Abrechnung
Leistungsunterlagen sollten ebenfalls mindestens vier Jahre aufbewahrt werden, da Prüfungsausschüsse Daten erst nach vier Jahren löschen müssen.
Vernichtbar 2026: Unterlagen aus 2021
Aufbewahrungsfrist 3 Jahre
Betäubungsmittel‑Dokumente (BTM‑Bücher, Durchschriften)
Vernichtbar 2026: Unterlagen aus 2022
Aufbewahrungsfrist 2 Jahre
Arbeitszeitnachweise bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit
Unterlagen zu werdenden/stillenden Müttern
Feuerlöscher‑Prüfberichte
Röntgen‑Abnahmeprotokolle
Rechnungen von Handwerkern oder Dienstleistern
Vernichtbar 2026: Unterlagen aus 2023
Aufbewahrungsfrist 1 Jahr
AU‑Bescheinigungen (Teil C, soweit nicht Teil der Patientenakte)
Abrechnungsscheine im Ersatzverfahren
Überweisungs- und Vertreterscheine (bei EDV-Abrechnung), sofern nicht patientenaktenrelevant
Vernichtbar 2026: Unterlagen aus 2024
Aufbewahrungsfrist 4 Quartale
Krebsfrüherkennung (Teil A)
Vernichtbar 2026: Unterlagen aus 2025
Wichtig: Löschung nach der DSGVO
Auch wenn eine Aufbewahrungsfrist endet, dürfen medizinische Unterlagen erst gelöscht werden, wenn:
der Zweck vollständig entfällt
keine gesetzlichen Pflichten mehr bestehen
keine potenziellen Haftungsansprüche mehr zu erwarten sind
Praxen sollten ein schriftliches Löschkonzept vorhalten und nach dem Grundsatz der Datenminimierung arbeiten.
Praxisempfehlung 2026
Unterlagen erst vernichten, wenn alle rechtlichen Vorgaben erfüllt sind
vor dem Schreddern stets Rücksprache mit Steuerberater oder Jurist
KV‑Fristen und mögliche Prüfverfahren unbedingt berücksichtigen
Bitte beachten: Aufbewahrungsfristen können sich durch Gesetzesänderungen oder besondere Umstände im Einzelfall verlängern. Bevor Unterlagen vernichtet oder Daten gelöscht werden, sollten Sie die Entsorgung deshalb immer von ihrem Steuerberater, Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragten freigeben lassen. Dieser Beitrag dient nur der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts‑ oder Steuerberatung.