Feedbackgespräch in der Probezeit richtig nutzen
Heiko FeketeDie Probezeit ist ein fester Bestandteil einer Neuanstellung in der Arztpraxis. Für Praxisinhaberinnen und -inhaber ist es in dieser Zeit wichtig, Bilanz zu ziehen — mit einem gut vorbereiteten Feedbackgespräch, das nicht nur einmal stattfinden sollte und ein wichtiger Bestandteil des sogenannten Onboardings ist.
Der Fachkräftemangel macht auch vor Niedergelassenen nicht halt. Viele Praxischefs suchen derzeit händeringend nach MFA, Praxismanagerinnen und -managern oder ärztlicher Unterstützung. Ist eine neue Arbeitskraft gefunden, hoffen sie darauf, dass sie zum Team passt und sich mit ihren Fähigkeiten ideal in den Praxisalltag einbringt.
Es könnte allerdings auch das genaue Gegenteil der Fall sein. Die neue MFA hat beispielsweise andere Vorstellungen von der Praxiskultur, fühlt sich deshalb unwohl und liebäugelt damit, das Arbeitsverhältnis noch in der Probezeit zu beenden. Oder es treten fachliche Defizite auf, die an der Eignung zweifeln lassen. Um in diesen und vielen anderen Fällen gegenzusteuern, sind Feedbackgespräche in der Probezeit ein hilfreiches Mittel.
Welche Punkte in ein Feedbackgespräch gehören
Wie viele solcher Gespräche sinnvoll sind, hängt zum einen von der Dauer der Probezeit ab. Bei einer sechsmonatigen Probezeit sollten Praxisinhaber zwei Feedbackgespräche einplanen – für den ersten Termin eignet sich die Bezeichnung „Boxenstopp“: In diesem Gespräch gilt es herauszuarbeiten, ob die neue Kraft über die Probezeit hinaus im Team bleibt oder ob ein vorzeitiges Ende absehbar ist. Führungskraft und neue Mitarbeiter besprechen dabei folgende Punkte zur Einarbeitung:
Wie läuft die Integration ins Team?
Welche Erwartungen wurden erfüllt, welche nicht?
Bei welchen Kompetenzen besteht Verbesserungsbedarf?
Bekommt der Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin genug fachliche Unterstützung?
Entspricht die Arbeit und das Umfeld den bisherigen Erwartungen des Mitarbeiters?
Diese Fragen können auch individuell angepasst werden, falls es zum Beispiel Praxisbesonderheiten gibt, die in der Tätigkeit besonders zu berücksichtigen sind. Im Idealfall beantworten sich alle wichtigen Fragen, um einschätzen zu können, wie gut sich die neuen Mitarbeiter in den Praxisalltag einfinden.
Sollten noch offene Punkte zu klären sein, ist ein weiteres Gespräch sinnvoll, um einen neuen Zwischenstand zu erörtern. Bei erfolgreichem Ausgang (Führungskraft und Mitarbeiter einigen sich auf eine weitere Zusammenarbeit) erfolgt nach dem Boxenstopp das Übernahmegespräch – das kann bei kürzeren Probezeiten bereits das erste Feedbackgespräch ersetzen.
Im Übernahmegespräch fällt dann die endgültige Entscheidung, ob neue Angestellte über die Probezeit hinaus Teil des Teams bleiben oder nicht. Eine gute Vorbereitung ist hier, ebenso wie bei einem möglichen ersten Feedbackgespräch, das A und O. Unabhängig von der Entscheidung ist es wichtig, in einem objektiven und konstruktiven Ton zu kommunizieren. Ich-Botschaften signalisieren dabei die eigene Wahrnehmung, Wir-Botschaften eignen sich für gemeinsame Lösungsansätze.
Feedbackgespräche immer wohlwollend gestalten
Lob und Kritik halten sich bestenfalls die Waage, mögliche Kritikpunkte sollten keineswegs als Schuldzuweisung oder „von oben herab“ vorgetragen werden. Lobende Worte können außerdem missverstanden werden, wenn direkt danach Kritik folgt – dann kann das Lob seine Wirkung verfehlen und das Feedback abschwächen.
Ein gut vorbereitetes Übernahmegespräch hat außerdem den Vorteil, dass sich die betreffende Arztpraxis damit einen guten Namen machen kann – auch wenn Mitarbeiter nicht übernommen werden. Denn sie können ihre Eindrücke nach außen tragen. Behalten sie das Gespräch in guter Erinnerung, ist das unterm Strich ein Gewinn für das Team der Arztpraxis. Deshalb sollte bei Probezeitgesprächen der Fokus immer auch darauf liegen, ein möglichst positives Ende zu finden – das gilt analog auch für vergleichbare Mitarbeitergespräche.