Projekte umsetzen: Mit klarem Plan zum Erfolg
Heiko FeketeDas erste Halbjahr ist oft von Aufbruch und Veränderung gekennzeichnet, auch in Arztpraxen. Ein neues Vorhaben ist dabei ein Prozess, der eine sorgfältige Vorbereitung und den richtigen Umgang mit Eigenmotivation erfordert. Diese Tipps helfen Ärztinnen und Ärzten dabei.
Gute Vorsätze sind nicht immer allein auf den Jahresbeginn beschränkt. Sie beziehen sich oft auch auf den beruflichen Erfolg oder eine Veränderung in diesem Bereich und sind daher als Prozess zu betrachten. Übertragen auf das Praxisumfeld heißt das: Niedergelassene streben vielleicht zum ersten Halbjahr nach einem größeren Projekt oder Vorhaben, um frischen Wind in ihre Praxis zu bringen. Denkbare Pläne sind beispielsweise ein Praxisumbau oder eine Ausweitung des digitalen Angebots.
Um einen solchen Plan in die Tat umzusetzen, ist vor allem ein strukturiertes Projektmanagement entscheidend. Als Werkzeug für Unternehmen umfasst es alle Prozesse, die notwendig sind, um ein Projekt von der Planung bis zur Umsetzung zu steuern. Mithilfe eines Projektmanagements lassen sich Ressourcen festlegen, Ziele und Zeitpläne festlegen sowie das Budget überwachen. Am Ende soll durch die durchdachte Planung ein Projekt möglichst erfolgreich und effizient abgeschlossen werden. Dabei spielen auch soziale Kompetenzen wie Teamführung und Kommunikation eine zentrale Rolle. Diese grundlegenden Vorgehensweisen im Projektmanagement lassen sich auch auf Praxisvorhaben anwenden, um die gewünschten Ziele zu erreichen.
Projektmanagement: Umfang und Personaleinsatz berücksichtigen
Das Project Management Institute (PMI), ein international tätiger Verband für Projektmanagement mit einem Ableger auch in Deutschland, hat mehrere Teilbereiche für das Gelingen eines Projekts definiert. So stellt gleich zu Beginn das Umfangsmanagement sicher, dass ein Projekt den festgelegten Rahmenbedingungen folgt – es bildet somit zusammen mit dem Zeitmanagement die Basis für das weitere Vorgehen. Aufgaben in diesem Bereich umfassen:
Projektinitiierung: Klärung der Projektziele und des Umfangs.
Leistungsverifizierung: Überprüfung, ob die erbrachten Leistungen den Anforderungen entsprechen.
Leistungsüberwachung: Kontinuierliche Kontrolle des Projektfortschritts.
Das Umfangsmanagement soll zudem sicherstellen, dass Abweichungen vom Projektplan identifiziert und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Daran anknüpfend sorgt das Zeitmanagement dafür, dass Fristen eingehalten werden. Zu den wesentlichen Schritten im Zeitmanagement zählt daher das Aufstellen eines Zeit- und Terminplans. Damit lassen sich Fristen zielgerichtet definieren und die Dauer einzelner Vorgänge besser abschätzen. Das Kostenmanagement sichert die Einhaltung der Budgetgrenzen, während das Personalmanagement Zuständigkeiten klärt und Aufgaben vorausschauend organisiert und zuweist.
Je nach Projekt in der Arztpraxis kann auch das Beschaffungsmanagement eine wichtige Rolle spielen. Hier kommt es darauf an, Angebote einzuholen, Verträge abzuschließen und so die rechtzeitige Verfügbarkeit benötigter Ressourcen zu gewährleisten. Dieser Teilbereich wäre beispielsweise beim Praxisumbau relevant, wenn Niedergelassene mehrere Firmen und Dienstleister koordinieren müssen, um die Umbaumaßnahmen reibungslos über die Bühne zu kriegen. Auch kommt es hier besonders darauf an, Termine einzuhalten (Zeitmanagement), um Planungssicherheit für die Praxisabläufe zu erhalten. Denn ein Umbau könnte auch zu vorübergehenden Beeinträchtigungen für Patienten führen – hier sind Mitarbeitende gefragt, diese im Blick zu behalten und Patienten im gegebenen Fall rechtzeitig zu informieren (Personalmanagement).
Motivationstyp ist bei Projekten entscheidend
Neben der Planung mittels der genannten Muster sind auch Eigenmotivation und Selbstreflexion wichtige Bestandteile eines größeren Vorhabens. Schließlich kommt es bei Projekten immer wieder zu Phasen, in denen es nicht wie gewünscht läuft und das Fortführen der Aufgabe sehr mühsam erscheint. Praxisinhaber sollten sich daher im Vorfeld einerseits überlegen, aus welcher Motivation heraus sie das Vorhaben in die Tat umsetzen möchten:
Intrinsische Motivation definiert sich als Motivation, die aus einer Aufgabe selbst entspringt – etwa, weil diese als bedeutsam wahrgenommen wird und Freiraum bei den Entscheidungen bietet. Intrinsisch motivierte Personen sind Studien zufolge oft zufriedener und verfolgen ihr Ziel hartnäckiger als extrinsisch motivierte Personen. Außerdem empfinden sie mehr Freude bei erreichten Zielen und können mit Misserfolgen besser umgehen.
Extrinsische Motivation speist sich aus den Ergebnissen eines Verhaltens (zum Beispiel einem hochwertigen Ergebnis) und zusätzlichen Konsequenzen von außen. Dazu zählen typischerweise Anreize wie Geld oder Strafen. Auch Lob und Anerkennung von außen sind klassische extrinsische Anreize.
Idealerweise sollten sich beide Motivationsformen die Waage halten. Eine Balance zwischen intrinsischer und extrinsischer Motivation kann den Fokus auf das Ziel lenken und einer möglichen demotivierenden Wirkung vorbeugen.
Spezielle Tests dienen zur Selbsteinschätzung
Zusätzlich ist ein Selbsttest nützlich, um Stärken und Schwächen im eigenen Handeln zu erörtern. Die renommierte Business-Trainerin Cordula Nussbaum bietet dazu auf ihrer Internetseite einen Selbstcheck an, um mehr über den eigenen Zeitmanagement-Typ herauszufinden. Zwölf Fragen geben einen ersten Überblick, ob etwa Ordnung das Wichtigste für die Selbstorganisation ist – oder ob es ein gewisses „produktives Chaos“ braucht. Der Selbstcheck gibt außerdem Tipps für eine bessere Vorgehensweise beim Selbstmanagement. Für den besonders organisierten Zeitmanagement-Typ gilt beispielsweise: Das Leben ist nicht immer planbar, großzügige Puffer für das Unplanbare sowie eine Balance zwischen Planung und Spontanietät im Miteinander können dabei helfen, Planungsstress zu reduzieren. Sie dienen auch dazu, sich nicht zu sehr zu verkopfen.
Ähnlich ist der Selbstcheck aufgebaut, der mehr über den eigenen Taktungstyp und das individuelle Stresslevel verrät. Die Typologie greift hier auf das Tierreich zurück: Der Typ „Katze“ steht exemplarisch für das Bedürfnis nach einer guten Balance zwischen Action/Produktivität und Erholung. Er läuft allerdings Gefahr, durch zu viele Ruhephasen sich zu unterfordern. Deshalb ist in diesem Fall der entscheidende Rat, Herausforderungen mehr Raum im Leben zu geben, aber mit Augenmaß. Umgekehrt lebt der Typ „Wiesel“ von unbändiger Energie trotz vieler Deadlines und To-do-Listen, übernimmt sich aber gerne in seiner Workload und sollte daher auf ausreichend Erholung für Körper und Geist achten. Beide Tests können niedergelassene Ärztinnen und Ärzte auch dazu anspornen, neben einem bevorstehenden Projekt mehr auf sich selbst Acht zu geben und das eigene Energielevel nicht zu sehr zu strapazieren.