Warum ein Einschreiben nicht immer den rechtssicheren Zugang von Kündigungen sichert
Judith MeisterDie Digitalisierung verändert auch die Zustellpraxis der Postboten. Arbeitsgerichte stellen daher immer höhere Anforderungen an den Nachweis, dass ein Schreiben tatsächlich beim Empfänger angekommen ist. Arbeitgeber müssen darauf reagieren.
Eine Willenserklärung – und damit auch eine Kündigung – wird nach deutschem Recht erst dann wirksam, wenn sie dem Empfänger zugegangen ist. Die Frage, wie sich der Zugang eines Kündigungsschreibens rechtssicher nachweisen lässt, ist daher ein wahrer Klassiker des deutschen Arbeitsrechts.
Digitales Einwurf-Einschreiben der Deutschen Post reicht als Beweis nicht mehr aus
Eine aktuelle Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) macht es Arbeitgebern nun noch ein bisschen schwerer, sich von einem Mitarbeiter zu trennen Die Erfurter Richter haben entschieden, dass das digitale Einwurf-Einschreiben der Deutschen Post nicht mehr genügt, um einen Anscheinsbeweis für den Zugang eines Schreibens zu begründen (BAG, Az. 2 AZR 184/25): Allein die Tatsache, dass der Zusteller die Sendung vor dem Einwurf in den Briefkasten scannt und damit automatisch Datum, Uhrzeit und in der Regel die Zustellroute bzw. GPS-gestützte Positionsdaten des Geräts erfasst, beweist laut BAG nicht, dass der Brief tatsächlich im Briefkasten gelandet ist, da der Zusteller den Scan erstelle, bevor er die Sendung in den Briefkasten einlege.
Was ist ein Digitales Einwurf-Einschreiben?
Das Digitale Einwurf-Einschreiben ist ein klassisches Einschreiben Einwurf mit elektronischem Zustellnachweis. Der Zusteller dokumentiert, wann die Sendung in den Briefkasten oder das Postfach des Empfängers eingeworfen wurde. Der Absender kann den Zustellstatus online abrufen und den Nachweis digital einsehen. Eine persönliche Übergabe oder Unterschrift des Empfängers ist dafür nicht erforderlich. Für fristgebundene Schreiben sollten zusätzlich der Einlieferungsbeleg und der Zustellnachweis aufbewahrt werden.
Der Grund: Das moderne Verfahren unterscheide sich deutlich vom klassischen Einwurfeinschreiben, bei dem der Postbote unmittelbar vor dem Einwurf das sogenannte „Peel-off-Label“ von der Sendung abzog, es auf den Auslieferungsbeleg klebte und die Zustellung mit seiner Unterschrift und der Datumsangabe bestätigte.
Dieses Verfahren genügte regelmäßig noch, um einen Anscheinsbeweis herzustellen, dass die Kündigung wirksam zugestellt wurde. Nicht so die digitale Version.
Das Abscannen des Strichcodes berge zum Beispiel die Gefahr, dass der Zusteller noch weitere Sendungen in der Hand hält. Damit, so das BAG, bestehe die Gefahr, dass der Brief in den falschen Postkasten eingeworfen werde.
Auch differenziere der Zustellbeleg nicht danach, ob der Brief tatsächlich in den Briefkasten eingeworfen oder dem Empfänger persönlich übergeben worden sei, so das BAG.
Für Arbeitgeber bedeutet das, dass sie wichtige Dokumente, wie eine Kündigung, besser nicht per digitalem Einwurf-Einschreiben versenden sollten.
Wie sich der Zugang einer Kündigung weiterhin nachweisen lässt
Praxischefs, die unnötige Probleme bei einer Kündigung vermeiden wollen, sind daher gut beraten, bei zugangsbedürftigen Erklärungen schon die Übergabe des Schreibens penibel zu planen, um im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung den Zugang beweisen zu können.
Folgende Varianten gelten nach aktuellem Stand als rechtssicher:
Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung. Wer dem Mitarbeiter das Kündigungsschreiben persönlich übergibt und sich die Annahme des Dokuments schriftlich bestätigen lässt, ist auf der sicheren Seite. Idealerweise sollte die Übergabe zusätzlich von Zeugen beobachtet und dokumentiert werden.
Botenzustellung mit detaillierter Dokumentation. Auch eine Zustellung durch einen Rechtsanwalt, einen vertrauenswürdigen Mitarbeiter oder einen professionellen Kurierdienst kann genügen, um den Zugang einer Kündigung zu beweisen. Wichtig ist in dieser Konstellation, dass der Bote den Inhalt des Schreibens kennt, das Schreiben persönlich übergibt und sich den Erhalt bestätigen lässt. Ist das nicht möglich, kann der Bote den Brief auch in den Briefkasten einwerfen. Diesen Vorgang muss er allerdings schriftlich, idealerweise mit Foto dokumentieren.
Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher. Sie bietet einen besonders verlässlichen Beweis. In der Praxis gibt es aber oft das Problem, dass Gerichtsvollzieher keine offenen Termine für die oft zeitkritische Zustellung haben.