Überstunden: Mehrarbeit im Team gut kommunizieren
Ina ReinschMüssen Praxis- oder Klinikmitarbeiter immer wieder spontan Überstunden machen, kann das zu Stress und emotionaler Überlastung führen und die Leistungsfähigkeit beeinträchtigen. Praxisinhaber sollten anstehende Mehrarbeit daher frühzeitig kommunizieren. Eine neue Studie zeigt: Planbarkeit ist das A und O.
Nicht nur in der Winterzeit arbeiten Praxis- und Klinikmitarbeiter am Anschlag, in vielen Fällen herrscht bei ihnen das ganze Jahr Hochbetrieb. Das heißt: improvisieren und mehr arbeiten. Doch wie halten Chefs ihr Team trotz Dauerstress und krankheitsbedingter Ausfälle bei Laune?
Frühe Planung hilft beim Umgang mit Stress
Wie Mitarbeitende auf Mehrarbeit oder eine deutlich erhöhte Arbeitsbelastung reagieren, hängt stark davon ab, wie vorhersehbar diese für sie ist. Das zeigt eine 2024 im Fachjournal „Personnel Psychology“ veröffentlichte Studie von Forschenden aus den USA mit dem Titel „I didn‘t see that coming!“. In ihr wurden die Auswirkungen unerwarteter Mehrbelastungen unter anderem auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden untersucht. Es zeigte sich, dass eine hohe Diskrepanz zwischen der erwarteten und der tatsächlichen Belastung Stress und Sorgen auslöst. Umgekehrt bedeutet das: Wer Stress kommen sieht, kann ihn anders bewerten und besser damit umgehen.
Mitarbeitende haben meist eine bestimmte Erwartung, wie ihr Tag verlaufen wird. Stimmen ihre Erwartungen mit dem tatsächlichen Geschehen überein, dann erscheint die Situation am Arbeitsplatz nicht bedrohlich. Anders hingegen bei nicht erwarteten Arbeitsbelastungen. Mitarbeitende werden mit einer Situation konfrontiert, auf die sie nicht vorbereitet sind, sie erleben dies als Kontrollverlust und als beunruhigend. Das verursacht Angst und führt zu Rückzug bei der Arbeit und zu emotionaler Erschöpfung. Ein Negativbeispiel wäre etwa die Mitteilung an eine MFA eine halbe Stunde vor ihrem offiziellen Dienstschluss, dass sie heute eine Stunde länger arbeiten muss. Das kann zu erheblichem Stress führen, etwa weil Kinder aus der Kita abgeholt werden müssen. Daher ist es für Praxisinhaberinnen und -inhaber als Arbeitgeber wichtig, Überstunden und hohe Taktung für das Personal im Praxis- und Klinikalltag möglichst planbar zu gestalten.
Urlaubsvertretung rechtzeitig organisieren
Gut realisieren lässt sich das beispielsweise beim Thema Urlaubsvertretung. Hier ist im Vorfeld bekannt, welche Mitarbeiterin wann Urlaub hat und vertreten werden muss – ein Thema für das Teammeeting. Auch ein erhöhtes Patientenaufkommen mit einer Überziehung der Arbeitszeiten zeichnet sich zumindest in Arztpraxen und MVZ meist schon im Vorfeld anhand der Terminvergabe ab. Hier sollten Ärztinnen und Ärzte möglichst früh kommunizieren, was sie von ihren Mitarbeitern erwarten und wer wann länger bleiben soll. Auch offene Stellen im Team lassen sich meist nicht von heute auf morgen besetzen. Doch Chefs sollten nicht stillschweigend davon ausgehen, dass die Probleme bekannt sind und Mehrarbeit einfach geleistet wird, sondern offen über die angespannte Situation und die anstehende Mehrarbeit sprechen.
Planbarkeit ist wichtig
Das hat den Vorteil, dass die Mitarbeitenden sich auf die erhöhte Arbeitsbelastung einstellen können. Sie haben so die Möglichkeit, sich privat besser zu organisieren und einzuplanen, vielleicht nicht an jedem Tag pünktlich aus der Praxis zu kommen, um das Kind aus dem Kindergarten abzuholen, einzukaufen oder Freunde zu treffen. Diese Planbarkeit ist ein wichtiger Beitrag zur Zufriedenheit und zum Erhalt der Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden.
Ina Reinsch
86899 Landsberg am Lech