Vorstellungsgespräche in der Arztpraxis richtig führen
Heiko FeketeGutes Personal für die eigene Arztpraxis wird händeringend gesucht. Für niedergelassene Ärztinnen und Ärzte ist es daher wichtig, sich bei Vorstellungsgesprächen gut zu präsentieren, um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Wie das gelingt, weiß Irene Maria Kern (Foto). Sie berät Führungskräfte im Gesundheitswesen und gibt im Interview mit ARZT & WIRTSCHAFT wertvolle Tipps für ein souveränes Auftreten in Bewerbungssituationen.
Frau Kern, wie bereiten sich Praxisinhaber am besten darauf vor, dass sie potenzielle neue Mitarbeiter zum Vorstellungs-gespräch einladen? Welche Fragen sind im Vorfeld entscheidend?
Natürlich ist es zunächst einmal wichtig zu wissen, wer als Verstärkung gesucht wird und welche fachlichen Qualifikationen erforderlich sind. Weil die Personalnot aber oft groß ist, vergessen Niedergelassene manchmal zu schauen, wie Bewerber ins Team passen. Dabei sind Fragen wichtig wie: Welche Haltung suchen wir eigentlich? Wie sollte die Person ticken, dass sie auch wirklich gut ins Team passt? Auch formale Punkte wie Arbeitszeiten und Vertretungsregelungen sollten schon in diesem Rahmen besprochen werden. Über all diese Aspekte machen sich ärztliche Führungskräfte meiner Erfahrung nach nicht genug Gedanken.
Auf welche Fragen kommt es dann im konkreten Vorstellungsgespräch an?
Praxisinhaber können hier zum Beispiel fragen: „Wie gehen Sie mit stressigen Situationen um?“ Damit erfahren sie zum einen, welche Strategien Bewerber an den Tag legen – und die bewerbenden Personen wissen auch gleich, dass die Praxis möglicherweise ein höheres Patientenaufkommen hat. Auch die Frage „Was ist Ihnen in einem Team besonders wichtig?“ finde ich sehr spannend, wenn viel Wert auf einen guten Zusammenhalt gelegt wird. Das sind für mich Beispiele für sogenannte Haltungsfragen. Dazu zählt auch die Frage „Woran merken Sie, dass ein Arbeitstag gut gelaufen ist?“. Daran lässt sich gut erkennen, wie die mögliche neue MFA ihren Arbeitsalltag reflektiert.
Wie reagieren Niedergelassene hier am besten auf unvorhergesehene oder gar patzige Antworten?
Hier rate ich dazu, nochmal genauer nachzufragen. Ein eleganter Weg wäre beispielsweise die Formulierung „Das überrascht mich, was Sie sagen. Können Sie das nochmal genauer erklären?“ Damit geben Praxischefs dem Kandidaten nochmal die Möglichkeit, die Antwort zu überdenken. Man darf nicht vergessen, dass auch die Nervosität oft eine Rolle spielt und damit der Einstieg in das Gespräch vielleicht nicht gut gelingt. Sollten sich problematische Antworten wie ein roter Faden durch das Gespräch ziehen, können Ärztinnen und Ärzte auch gegensteuern. Sie können sachlich darauf hinweisen, dass sie den weiteren Gesprächsverlauf kritisch beobachten, und müssen den Bewerbenden nicht um jeden Preis einstellen. Das eigene Bauchgefühl hilft da auch, um einen verlässlichen Eindruck zu bekommen.
Inwiefern?
Es ist wichtig, sich nicht nur rein faktenbasiert, sondern auch mithilfe des Bauchgefühls für eine Stellenbesetzung zu entscheiden. Der beste Lebenslauf nützt etwa nichts, wenn die Person im Vorstellungsgespräch desinteressiert wirkt und nicht richtig zuhört. Es geht hier nicht um Per-fektion, sondern um die Frage: Ist die Person ehrlich interessiert und motiviert, bei uns zu arbeiten? Hilfreich ist es auch, dem Bewerber oder der Bewerberin die Möglichkeit zu geben, das gesamte Team kennenzulernen – soweit es der Praxisablauf zulässt. Die Entscheidung über die Stellenbesetzung treffen Praxisinhaber am Ende natürlich alleinverantwortlich, aber sie können ihr Team durchaus nach ihrem Gefühl fragen.
Sie hatten vorhin die Nervosität angesprochen. Die betrifft vielleicht auch Ärzte selbst, weil diese Situation für sie nicht alltäglich ist. Wie können sie damit gut umgehen?
Dafür ist es in erster Linie wichtig, dass der Termin gut geplant ist. Nach Möglichkeit sollten Ärztinnen und Ärzte ein Zeitfenster für sich finden, in dem sie nicht unter Druck stehen. Natürlich können auch Notfälle in die Praxis kommen. Dann sollte man überlegen, ob man dies offen kommuniziert und den Termin im Ernstfall absagt. Aber abgesehen davon ist es wichtig, sich selbst genug Zeit einzuplanen und auch nicht von einem Termin in den nächsten zu hetzen. Stattdessen ist es gut, sich vorher nochmal hinzusetzen, vielleicht mit einem Kaffee oder Tee, und sich die Unterlagen zum Bewerber nochmal anzusehen. Das hilft, sich auf den Gesprächspartner oder die Gesprächspartnerin einzustimmen. Ich rate außerdem dazu, eventuell die Praxismanagerin oder eine empathische MFA mit guter Menschenkenntnis mit ins Gespräch zu nehmen. Und bevor es losgeht: Gerne den Raum noch einmal lüften, ein Wasser anbieten und erst einmal Fragen zum Aufwärmen stellen, wie zum Beispiel „Haben Sie gut hergefunden?“.
Irene Maria Kern
gelernte Krankenschwester und studierte Ökotrophologin.
arbeitete insgesamt 13 Jahre in Unternehmensberatungen, die sich auf das Gesundheitswesen spezialisiert haben.
inzwischen selbstständig tätig als Management-Coach und Beraterin für Führungskräfte im Gesundheitswesen (hier geht's zu ihrer Website).
Schwerpunkte ihrer Arbeit sind unter anderem Konfliktlösungen, Teamentwicklung sowie persönliches Sparring.
Wie sollte die Gesprächsführung danach idealerweise aussehen?
Da ist es gut, wenn sich Praxischefs zurücklehnen, eine entspannte Sitzhaltung einnehmen und sich dessen bewusst sind, dass Gesprächspausen erwünscht sind. Sie geben beiden Seiten die Möglichkeit, die Gedanken zu sortieren und darüber nachzudenken, was als nächstes gesagt werden soll. Durch knappe Zeitfenster in Behandlungen sind es Ärztinnen und Ärzte normalerweise gewohnt, möglichst viele Informationen in kurzer Zeit zu gewinnen. Das kann manchmal wie ein kleiner Schlagabtausch wirken, im Vorstellungsgespräch ist das ungünstig.
Da sollte lieber etwas Tempo rausgenommen werden, weil es eben eine angespanntere Situation ist und sich die Gesprächspartner von ihrer besten Seite zeigen möchten. Speziell bei der Suche nach angestellten Ärztinnen und Ärzten kann man sich auch über fachliche Schnittstellen, Weiterbildungen, gemeinsame Kontakte und besondere Interessen austauschen. Und die Frage nach Hobbys ist auch immer ein guter Weg, um noch mehr vom Menschen als Ganzes zu erfahren, weil es eben nicht ausschließlich um Fachkompetenzen geht.
Praxisteams bestehen inzwischen häufig auch aus spezialisierten Mitarbeitern, die mehr Verantwortung übernehmen (zum Beispiel Physician Assistants, VERAH/NäPA oder Praxismanager). Inwieweit verändert das die Anforderungen an ein Vorstellungsgespräch?
Das ist ein sehr wichtiger Punkt, denn diese Berufsbilder dienen auch dazu, niedergelassene Ärzte in ihrer Führungsaufgabe zu entlasten. Sie müssen allerdings auch lernen, loszulassen. Natürlich müssen Chefs in der Praxis den Überblick behalten, aber sie können auch vertrauensvoll Aufgaben abgeben und sich mehr auf die Arbeit mit Patienten fokussieren. Das ist jedoch ein Prozess: Manche Menschen haben Angst, die Kontrolle zu verlieren, wenn sie delegieren. Darum braucht es Klarheit in der Rollenverteilung, und die sollte im Gespräch offen kommuniziert werden. Ärztinnen und Ärzte sollten hier auch strategisch vorgehen und sich vorher überlegen: Wen brauche ich wofür, wie möchte ich meine Praxis in nächster Zeit ausrichten und was bedeutet das für meinen Aufgabenbereich?
Eine solche Strategie könnte auch einen potenziellen Praxisnachfolger beinhalten. Wie können Niedergelassene diese Angelegenheit im Vorstellungsgespräch thematisieren?
Sie können es vorsichtig ansprechen, wenn sie planen, ihre Praxis an einen geeigneten Nachfolger abzugeben. Damit können sie beim Gegenüber auch schon abklopfen, ob grundsätzlich Interesse daran besteht. Falls ja, dann ist es wichtig zu schauen: Passen die Wertvorstellungen zusammen? Wie soll die Praxis weitergeführt werden und wie kann eine Übergangsphase aussehen? Hier sollte auf jeden Fall eine Abstimmung erfolgen und geschaut werden, ob es sozusagen matcht. Das heißt nicht, dass es nicht auch Unterschiede geben darf und dass nicht auch unterschiedliche Vorstellungen vorhanden sein können. Aber grundsätzlich sollte die Bereitschaft vorhanden sein, diese gemeinsam auszuloten und abzugleichen. Wichtig ist es auch, nicht zu viel zu versprechen oder falsche Hoffnungen zu wecken.
Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf ein zweistufiges Vorstellungsgespräch: Erst per Video-Call zum ersten Kennenlernen und dann folgt gegebenenfalls die Einladung zum persönlichen Gespräch. Ist das für Arztpraxen auch ein gängiger Weg?
Auf jeden Fall. Das wird immer üblicher, dass das so gemacht wird. Das ist vor allem deswegen gut, weil kurze Wartezeiten und schnelle Reaktionen wichtig sind. Wenn eine Stelle ausgeschrieben ist, erwarten bewerbende Personen innerhalb kurzer Zeit eine Rückmeldung. Das ist einfach der Tatsache geschuldet, dass unsere Welt und somit auch die Arbeitswelt schnelllebiger geworden ist. Und es muss auch nicht zwingend ein Video-Call sein.
Es ist auch gut, vorab zu telefonieren. So haben Bewerber das Gefühl, dass sich die Praxis wirklich für sie interessiert. Und am Telefon können sich Praxisinhaber meiner Meinung nach bereits ein gutes Bild von potenziellen neuen Mitarbeitenden machen. Mir ist es hier auch wichtig zu betonen: Mit einer erfolgreichen Einstellung ist es noch nicht getan, danach müssen neue Mitarbeitende noch erfolgreich ins Team integriert werden. Das wird in Praxen leider häufig unterschätzt. Wer sich nach der Einstellung die Zeit für regelmäßige Mitarbeitergespräche nimmt, kann Konflikten innerhalb des Teams vorbeugen.